Как заполнить сведения о зарплате и деятельности работников госучреждений в ЕФС‑1

Госучреждения обязаны отчитываться о зарплате и деятельности своих работников. Эту информацию подают с СФР — в составе отчета ЕФС-1. Рассказываем, кто должен отчитаться, когда сдавать и как заполнить сведения о зарплате госработников. 

По какой форме надо отчитываться о зарплате в госучреждениях

Сведения о зарплате и трудовой деятельности бюджетников теперь сдают в Социальный фонд России. Для этого в форму ЕФС-1 ввели подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281). Полностью подраздел 1.3 называется «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений».

Кто сдает сведения о зарплате бюджетников

Подраздел 1.3 отчета ЕФС-1 заполняют государственные и муниципальные учреждения, которые занимаются определенной деятельностью. Сдавайте сведения о зарплате в СФР, если подаете в Росстат такие отчетные формы:

• ЗП-образование (ОКУД 0606048) — для сферы образования;
• ЗП-наука (ОКУД 606047) — для сферы науки;
• ЗП-здрав (ОКУД 606045) — для сферы здравоохранения;
• ЗП-соц (ОКУД 606049) — для сферы социальных услуг;
• ЗП-культура (ОКУД 606046) — для сферы культуры, искусства, кинематографа.

Полный список видов деятельности, по которым нужно подавать сведения о зарплате бюджетников в СФР, найдете в приказе Минтруда от 28.12.2023 № 900н.

Когда отчитываться в СФР

Это ежемесячная форма. Подраздел 1.3 сдают до 25 числа следующего месяца после отчетного. В первый раз госучреждения отчитывались за январь 2023 года. 

В таблице — сроки сдачи подраздела 1.3 с учетом переносов из-за выходных.

Какие сведения показывают в подразделе 1.3

По сведениям из подраздела 1.3 контролирующие органы ведут мониторинг системы оплаты труда в госсекторе. В отчете отражают такую информацию:

1. Сумма зарплаты сотрудника госучреждения — как в денежной, так и в натуральной форме.
2. Условия труда, которые и являются основанием для выплаты зарплаты.

В части зарплаты показывают:

• тарифную ставку / оклад;
• компенсационные доплаты и надбавки, здесь же учитывают доплату за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;
• стимулирующие доплаты и надбавки;
• премии, иные поощрительные выплаты;
• социальные выплаты.

Как заполнить подраздел 1.3

Порядок заполнения этого подраздела утвержден Приказом СФР № 2281, а формат и правила проверки электронной формы отчета — Приказом СФР от 23.11.2023 N 2315. Вместе с подразделом 1.3 нужно заполнить и отправить подраздел 1 раздела 1 и титульный лист (п. 12 Порядка № 2281). Теперь переходим к заполнению отчета о зарплате бюджетников.

Вводная часть подраздела 1.3

Сначала надо заполнить поля, которые находятся перед основной таблицей со сведениями по зарплате и условиям труда. 

Отчетный период

Здесь нужно указать месяц и год, за который отчитываетесь. Код отчетного месяца:

• 01 — январь;
• 02 — февраль;
• 03 — март;
• 04 — апрель;
• 05 — май;
• 06 — июнь;
• 07 — июль;
• 08 — август;
• 09 — сентябрь;
• 10 — октябрь;
• 11 — ноябрь;
• 12 — декабрь.

Затем пишем текущий год — 2023, 2024 и так далее.

Тип сведений

Поставьте знак «Х» напротив нужного типа отчетной формы:

• исходная — если сдаете первичный отчет;
• корректирующая — если надо изменить исходные сведения, которые ранее отправили и учли на индивидуальном лицевом счете работника; 
• отменяющая — если надо отменить информацию, которую ранее учли на ИЛС сотрудника. 

Корректирующие и отменяющие сведения можно подать, только если уже отправили исходный отчет и данные о работнике учли на ИЛС.

Корректируемый (отменяемый) период

Если корректируете или отменяете исходные сведения, определите месяц и год, за который вносите изменения. Но учтите, что можно подать корректировку за периоды не раньше 2023 года.

КТО организации

Это код типа организации — укажите вашу кодировку по Классификатору, он прилагается к порядку заполнения подраздела 1.3 (Порядок № 245п). Например:

• 1.01 — библиотека;
• 1.02 — музей;
• 1.03 — театр;
• 3.1.1 — детские сады и другие ДОУ;
• 3.1.2 — общеобразовательные организации;
• 3.1.4 — вузы;
• 4.1.01 — больницы. 

Классификатор КТО сформировали на основе перечней типов учреждений, которые используют для статистической отчетности (Приказ Росстата от 30.07.2021 № 457).

Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)

Это 14-значный код для организаций — территориально обособленных структурных подразделений. Идентификатор ТОСП укажите только цифрами — без букв, пробелов и переносов. Если ваша организация не относится к обособкам, поле не заполняйте. 

ОID организации

Это поле только для медицинских учреждений, остальные его не заполняют. Здесь нужно прописать номер OID — уникальный идентификатор в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО).

Сведения об условиях занятости и заработной плате

Эта таблица — основная часть подраздела 1.3. Напоминаем, что отчитаться надо по каждому, кто работает в вашей организации по трудовому договору.

Приведем инструкцию заполнения по каждой графе таблицы.

Графа 1 — № п/п

Если в отчете нужно показать несколько периодов работы бюджетника в отчетном месяце, каждой строке присваивается номер. Ведется сквозная нумерация: пишите номера в порядке возрастания. Не пропускайте и не дублируйте номера строк.

Графы 2 и 3 — Период работы в отчетном месяце

Заполните так:

• гр. 2 — дата начала работы в отчетном месяце;
• гр. 3 — дата окончания работы в этом месяце.

Даты запишите в формате «ДД.ММ.ГГ». К примеру, сотрудник отработал весь октябрь 2024 года. В графе 2 укажите 01.10.2024, в графе 3 — 31.10.2024.

Графа 4 — Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности

Укажите значение «1», если работник в отчетном периоде относился (начал относиться) к одной из следующих категорий:

• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
• лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка;
• лица, находившиеся в отпусках по уходу за ребенком (кроме тех, кто работает на условиях неполного или полного рабочего времени с получением пособия по уходу);
• работники, обучающиеся в образовательных организациях, и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты;
• поступающие в образовательные организации, находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
• работники, призванные по мобилизации, и добровольцы на весь период прохождения военной службы или оказания добровольного содействия Вооруженным Силам РФ.

Если работник в отчетном периоде не относился к вышеуказанным категориям, то в данной графе указывается ноль (0).

Если работник в отчетном периоде (не с начала периода) начал или перестал относиться к одной из вышеуказанных категорий, то разделите сведения о выплатах на несколько строк с указанием в графах 2 и 3 периодов «до» начала отнесения к указанным категориям, периодов отнесения и периодов «после» окончания отнесения к категориям.

Графа 5 — Наименование структурного подразделения; OID

Напишите название подразделения, в котором работает сотрудник. Если у вас — медицинская организация, через точку с запятой укажите уникальный OID структурного подразделения в соответствии с ФРМО. Учреждения из других сфер код OID не заполняют.

Графа 6 — Код наименования должности (профессии)

Коды для заполнения этой графы приведены в Классификаторе к Порядку № 2281. Если должности работника по штатному расписанию нет в Классификаторе, укажите обобщенный код, который больше всего подходит по наименованию должности.

Графа 7 — Код категории персонала

Это трехзначный код из соответствующего раздела Классификатора. Коды аналогичны тем, что используются для заполнения статформ ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-здрав, ЗП-соц, ЗП-культура (Приказ Росстата № 457). Если для должности работника присвоено два кода или больше, укажите код, который больше соответствует максимальному уровню разукрупнения. К примеру, должности научного сотрудника по ЗП-здрав присвоили два кода:

• 301 — научные работники;
• 311 — из них научные сотрудники.

То есть для научного сотрудника надо указать кодировку 311.

Графа 8 — Звание (степень)

Укажите звание или степень работника. Если их несколько, напишите через точку с запятой:

• ученую степень: «КН» — кандидат наук или «ДН» — доктор наук;
• ученое звание — код из раздела «Справочник ученых званий» Классификатора;
• почетное звание — по коду из раздела «Справочник почетных званий» Классификатора.

А если у сотрудника нет ученых степеней и званий, поставьте в этой графе 0.

Графы 9 и 10 — Специальные (отраслевые) условия занятости

Этот подраздел таблицы заполняют только для медработников. В графе 9 укажите код условия занятости работников, а в графе 10 — его значение.

В таблице показали порядок заполнения граф 9 и 10 для различных условий занятости.

Графы 11 и 12 — Информация о договоре

Определите:

1. В графе 11 — вид трудового договора. Если это основная работа, поставьте 1, если внутреннее совместительство — 2. А если работник является внешним совместителем и его основное место работы — у другого работодателя, укажите 3.
2. В графе 12 — срок трудового договора. Если заключили договор на неопределенный срок, укажите 1. Если срочный договор — 2.

Если в отчетном месяце поменялся вид или существенные условия трудового договора, заполните строку таблицы по каждому из них (ст. 57 ТК РФ). К примеру, с 1 по 20 ноября сотрудник был внешним совместителем. А с 21 ноября его взяли в штат и заключили с ним трудовой договор. Тогда в подразделе 1.3 надо заполнить две строки и указать:

• с 01.11.23 по 20.11.2323 — вид трудового договора 3;
• с 21.11.23 по 30.11.23 — вид трудового договора 1.   

Графы 13 и 14 — Профессиональная квалификационная группа и квалификационный уровень

Покажите:

• в графе 13 — код профессиональной квалификационной группы для должности (профессии);
• в графе 14 — квалификационный уровень, который соответствует этой группе.

Графы заполняются на основании Классификатора — раздела «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней».

Графа 15 — Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности

Здесь нужно указать класс или подкласс условий труда на рабочем месте, который установили после проведения спецоценки (СОУТ). Укажите коды в соответствии с разделом «Коды специальной оценки условий труда» Классификатора. А если не проводили СОУТ и сведений о классе условий труда нет, в графе 15 проставьте 0.

Графа 16 — Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации

Напишите код категории, которую присвоили работнику после аттестации:

• 1 — вторая квалификационная категория;
• 2 — первая категория;
• 3 — высшая категория.

Если у работника нет квалификационной категории, укажите 0.

Графа 17 — Число занятых штатных единиц

Здесь нужно определить число штатных единиц, которые занимает работник по трудовому договору. Должность или профессия — та, что указали в графе 6.

Число штатных единиц указывают с тремя знаками после запятой:

1. 1,000 — это полная ставка, максимальный показатель. Его указывают для тех, кто работает на условиях полной занятости, в т. ч. при сокращенной продолжительности рабочего времени.
2. 0,750 / 0,500 / 0,250 / 0,125 — это доля ставки. Соответствует неполной занятости и неполному рабочему времени.

Если число штатных единиц для одного работника в течение месяца изменилось, заполните разные строки таблицы. А в графах 2 и 3 укажите период работы по каждой ставке. К примеру, с 1 по 10 декабря сотрудник отработал на 0,25 ставки, а с 11 декабря его рабочее время увеличили до полной ставки. Значит, в таблице нужно заполнить вторую строку и указать 1,000 ставки с 11 по 31 декабря. 

А если работник трудится на разных ставках по основному месту работы и по совместительству, тоже надо заполнить две отдельные строки — по каждому трудовому договору. Например, учитель начальных классов на 1,000 ставки по внутреннему совместительству занимает должность педагога-организатора на 0,25 ставки.

Графа 18 — Система оплаты труда

Проставьте код системы оплаты труда сотруднику на основании трудового договора:

• 1 — сдельная;
• 2 — повременная: работнику установили оклад / должностной оклад / месячную ставку;
• 3 — повременная: работнику установили часовую ставку;
• 4 — иная.

Графа 19 — Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором 

Речь идет о неизменной части зарплаты. В графу 19 нужно вписать нормативную выплату по системе оплаты труда — оклад, сдельную расценку за единицу выработки, часовую ставку по тарифу и проч.

Графы 20 и 21 — Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце

Пропишите:

• в графе 20 — норму рабочих часов в отчетном месяце на основании режима рабочего времени;
• в графе 21 — фактически отработанные часы в этом месяце.

Графы 22 и 23 — Количество специальных часов работы

В графу 22 проставьте код специальных часов работы, а в графу 23 — количество таких часов.

В таблице — коды специальных часов работы для гр. 22 и их расшифровка.

Если у сотрудника не было специальных рабочих часов в отчетном месяце, проставьте в гр. 22 и 23 нулевые значения.

Графы 24, 25 и 26 — Сведения о заработной плате

Укажите:

• в графе 24 — код выплаты по соответствующему разделу Классификатора;
• в графе 25 — фактическую сумму выплат по коду из гр. 24;
• в графе 26 — итоговые суммы выплат работнику.

Коды выплат в графе 24 должны соответствовать системе оплаты труда из графы 18.

В графе 25 покажите сумму, которую фактически начислили работнику в отчетном месяце — как за этот месяц, так и за прошлые. К примеру, начислили в ноябре премию за 3 квартал или же доначислили зарплату по приказу о повышении оклада, который подписали задним числом. Сумму впишите с двумя знаками после запятой. 

Отрицательные значения в этой графе недопустимы. Если из-за перерасчета возникает отрицательный показатель, нужно скорректировать данные за тот отчетный месяц, в котором изначально начислили выплату. 

Нулевая сумма в гр. 25 возможна, когда в отчетном месяце не было начислений. К примеру, если работница весь месяц была в декрете.

В графе 26 определите общую сумму выплат по условиям работы. Если в отчетном месяце — две комбинации по условиям работы, то есть две строки, рассчитайте итоги по каждой строке. Итоговые значения проставьте с двумя знаками после запятой.

Какие особенности учитывать при заполнении ЕФС-1 с подразделом 1.3

Подраздел 1.3 всегда сдают вместе с разделом 1 и титульным листом. На титульном листе указывают ОКФС — код формы собственности по Общероссийскому классификатору. Для госучреждений это:

• 12 — федеральная собственность; 
• 13 — собственность субъектов РФ;
• 14 — муниципальная собственность.

Кроме того, на титульнике необходимо указать семизначный код органов госвласти ОКОГУ и восьмизначный код предприятий и организаций ОКПО. Если отчитывается ТОСП, на титульном листе указывают ОКПО головной организации. 

Еще одна важная особенность — при заполнении подраздела 1.3 не допускаются одинаковые комбинации условий работы в рамках одного трудового договора. То есть не может быть двух строк с одинаковыми значениями по графам 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 16, 18. Хотя бы в одной из этих граф значение должно отличаться.

А если в одном отчетном месяце для работника заполнили несколько строк с основной работой (код 1 в графе «Вид» информации о договоре), начало и конец периодов работы по этим строкам не должны пересекаться. А суммарный период по этим договорам не может быть больше, чем продолжительность отчетного месяца.