Кассовый разрыв: как избежать и как исправить

Деньги у компании есть, дела идут хорошо. Но вот проблема: в какой-то момент выясняется, что деньги придут позже, чем нужны. Зарплата сотрудникам нужна сегодня, а оплату клиенты перечислят только завтра. Или вы должны оплатить закупку материалов, а платить нечем, потому что у контрагента случилась какая-то накладка. Вот он, кассовый разрыв.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — временная нехватка денег на регулярные запланированные траты:

• оплату аренды и коммунальных услуг;

• зарплату сотрудникам и страховые взносы;

• закупку материалов, обслуживание техники;

• рекламу, доставку, оплату работ подрядчиков;

• выплаты кредитов, и так далее.

Говоря простыми словами, кассовый разрыв — это ситуация, когда что-то пошло не так, и в моменте не хватает денег даже на постоянные обязательные расходы.

Часто у предпринимателя после крупной закупки не остаётся денег на обязательные расходы — а продажи товара, которая принесёт прибыль, ещё ждать и ждать. Непросто приходится поставщикам: крупные покупатели работают с отсрочкой платежа, они не готовы рассчитываться просто по факту поставки. А значит, будущие оплаты замораживаются и превращаются в дебиторскую задолженность — деньги, которые как бы есть, а как бы нет. Приходится искать дополнительные источники финансирования.

С этим сталкивается и молодой бизнес, и уже состоявшийся. Даже если прибыль стабильно больше расходов, но регулярно возникают кассовые разрывы, это становится болью предпринимателя. Важно проанализировать, почему возникает кассовый разрыв.

Причины возникновения кассового разрыва: что могло пойти не так

Причина 1. Вы тратите деньги до того, как получили их

Допустим, у вас на счету зарезервирована сумма на аренду, — её нужно оплатить завтра. Дебитор ответил, что оплатит поставку сегодня, поэтому вы смело тратите резерв на другие нужды… Но оплата не приходит в тот срок, когда вы её ждёте.

Что делать? Дождитесь документального подтверждения оплаты и появления подписанных актов. А потом уже тратьте полученное.

Причина 2. Контрагенты знают, что вам можно заплатить и попозже

Клиенты перечисляют то, что должны, вам в последнюю очередь, — начинают оплаты с более жестких контрактов.

Что делать? Включить в договоры штраф за просрочку платежей, отслеживать такую дебиторскую задолженность и работать с ней, не стесняясь напоминать партнёрам о долге, и даже давить на контрагентов.

Дебиторская задолженность — то, что вам должны заплатить контрагенты, но ещё не заплатили. Чем больше рассрочек и отсрочек вы предоставляете, тем выше «дебиторка».

Причина 3. Сместились сроки выполнения заказа

Когда на работу уходит больше времени, чем было запланировано, оплата за неё приходит тоже позже — а аренда и зарплата ежемесячные.

Что делать? Брать оплату за короткие этапы выполнения работ. Договариваться о сроках каждого этапа и фиксировать договорённости в договоре. Строго следовать графику, иначе расходы на зарплаты и офис «съедят» прибыль.

Причина 4. Постоянные расходы незаметно выросли

Увеличилась стоимость доставки воды в офис, подросла стоимость рекламы, в коммуналке добавилось отопление… Что-то изменилось в структуре расходов, но суммы на них вы заложили прежние.

Что делать? Вести таблицу запланированных расходов и назначить ответственных за её ведение. На пике сезона сверяться с бюджетом лучше почаще, — скажем, раз в неделю. Если расходов больше плана, проверять количество чистой прибыли, её рост или спад. При покупке рекламы держаться в рамках бюджета и оценивать расходы на привлечение одного клиента. Может, реклама себя не окупает?

Причина 5. Были незапланированные расходы

Что-то пошло не так — сломался грузовик, сотрудник ушел на больничный, на складе испортился товар, выросли цены на материалы, поднялась арендная плата…

Что делать? Заложите запас денег на форс-мажор, контролируйте закупки и запасы.

Причина 6. При планировании бюджета что-то не учли

Возможно, неверно заложили сумму расходов и доходов или не составили график платежей. Неправильно спрогнозировали сезонность бизнеса при закупках или неверно представляли себе спрос на купленное — а зарплаты и аренду платить нужно независимо от уровня доходов в этом месяце.

Что делать? Планируйте бюджет с учетом сезонности и ведите платёжный календарь. Привлеките консультантов для анализа бизнеса и поиска решений. И платите себе только после того как рассчитаетесь по обязательствам.

Как пополнить оборотные средства и избежать кассовых разрывов, не увеличивая долг? Электронный факторинг позволит получить деньги раньше, заплатив комиссию фактору.

Оставить заявку

Последствия кассового разрыва: расходы растут, обороты падают

Первое же, с чем столкнётся предприниматель — он обнаружит, что кассовый разрыв увеличивает расходы. Появляются штрафы и пени по кредитам, налогам и обязательным взносам. За задержку оплаты контрагенты укажут на пункт со штрафными санкциями в договоре или попросят скидку. Утратившие лояльность сотрудники начнут работать вполсилы. Могут начать приходить штрафы от Трудовой инспекции. Всё это косвенно влияет на то, насколько успешно идут дела.

Еще одна важная проблема, к которой могут привести кассовые разрывы — репутационные риски. Однократная задержка зарплаты не очень критична, регулярные — вредят имиджу компании на рынке труда. Если оплата за поставку сырья задерживается — контрагенты начинают включать в контракт штрафы за просрочку платежа.

Существенное влияние кассового разрыва – снижение производственных мощностей. Не оплатили вовремя доставку расходных материалов, уволились сотрудники из-за задержки зарплат, замедлилось производство, потому что нет денег на ремонт сломавшегося оборудования… И компания начинает производить меньше товаров и услуг, чем могла бы, упуская прибыль. Ежемесячные расходы при этом постоянны. Чем больше кассовых разрывов — тем больше кассовых разрывов.

Формула расчёта кассового разрыва

Когда кассовые разрывы регулярно возникают при прибыльном в целом бизнесе, — значит, что деньги у компании где-то есть. Нужно их просто найти. Для этого нужно сделать расчёт кассового разрыва за определенный период.

Формула расчёта кассового разрыва проста: «сколько было, плюс сколько пришло, минус сколько ушло». Остаток средств в кассе на начало периода (день, неделя, месяц) сложите со всеми поступлениями за период и вычтите все расходы в этом периоде. Если результат отрицательный — это кассовый разрыв.

Если «день оплат» раз в месяц — считайте разрывы за месяц. Если каждый день могут поступать или расходоваться деньги, то за день.

Если сделать таблицу с запланированными поступлениями и списаниями, вы увидите заранее, в какой день у вас может произойти кассовый разрыв. Даже однократный кассовый разрыв — уже причина подумать, почему он возник, может ли это повториться, и как это предотвратить.

Что делать, если кассовый разрыв всё же случился

Минимизировать последствия

Поговорите с теми, кому вы должны, — сотрудниками или контрагентами. Лучше честно сказать, что деньги будут позже запланированного из-за кассового разрыва, обозначить новые сроки. Если не получается оплатить долг быстро, платите частями.

Обратиться к тем, кто вам должен

Проведите переговоры с клиентами. Возможно, получится пересмотреть сроки оплат. Если есть контрагенты, которые просрочили оплаты, — займитесь сбором долгов.

Сократить расходы, где можно

Все необязательные выплаты, которые можно перенести — перенесите.

Найти срочное финансирование

Ниже расскажем про четыре возможных источника финансирования.

Финансовый агент заплатит раньше покупателя

Получите деньги без отсрочки на следующий день после поставки.

Факторинг для поставщика

Где взять деньги, чтобы покрыть кассовый разрыв

1. В качестве разовой меры можно использовать собственные средства владельца бизнеса.

2. Воспользуйтесь овердрафтом. В некоторых банках вы можете уйти в минус в рамках определенного лимита, а затем покрыть долг за счёт поступлений на счёт компании.

3. Кредитная линия позволит получить быстрое кредитование по запросу на нужную вам сумму в рамках одобренного лимита.

4. Необязательно залезать в кредиты с их повышенными процентами за срочность. Если есть дебиторы, от которых вы ждете оплату за поставки с отсрочкой, — воспользуйтесь факторингом и получите деньги раньше срока.

Если регулярно возникает ситуация, что деньги вы как бы заработали, но на счетах их пока нет — используйте электронный факторинг как постоянный инструмент. Вы будете получать оплату за поставки сразу, а не через время, а комиссия за это «отобьётся» за счёт ускорения оборотов бизнеса. В отличие от кредита факторинг не отображается на балансе компании как долг и не снижает ликвидность: деньги от фактора расцениваются как доход компании.