Как продавцу на маркетплейсе списать в Честном знаке утерянные маркированные товары

Из-за чрезвычайной ситуации селлер может полностью или частично утратить продукцию, которая хранилась на складе площадки. У некоторых маркетплейсов в договоре оферты появился пункт о форс-мажоре — он позволяет не выплачивать обязательную компенсацию. Однако если речь идет о маркированных товарах, все участники оборота обязаны оформить вывод из оборота в Честном знаке. Рассказали, как продавцам правильно оформить списание товаров, утерянных или поврежденных в результате ЧС.

Анна Жукова Эксперт по законодательству Контур.Маркировки и Контур.Маркета

Снизьте риски штрафов, возвратов, блокировки Честным знаком при работе с маркировкой

Подобрать решение

Когда возникает необходимость списания без продажи

Необходимость списать маркированный товар возникает, когда он физически выбывает из оборота, но не в результате розничной продажи, которая фиксируется онлайн-кассой. С дат, предусмотренных в правилах маркировки, вывод из оборота обязаны оформить все компании: они должны документально подтвердить в Честном знаке, что продукция больше не находится на балансе организации. Если этого не сделать, система будет считать, что товар все еще находится в обороте, а это может привести к серьезным штрафам за не передачу сведений в ГИС МТ, несвоевременную передачу или передачу неполных, недостоверных сведений о маркированной продукции.

Вот некоторые причины, не связанные с реализацией, по которым может списываться товар:

• истечение срока годности — просроченный товар нельзя продавать;
• использование для собственных нужд — когда товар приобретают для использования внутри компании в целях, не связанных с получением прибыли;
• фасовка — доступна только для некоторых товарных групп, подразумевает разделение упаковки товара для продажи на развес, в розлив или поштучно;
• утрата — когда товар потерян физически, например, потерян или похищен;
• уничтожение — например, по решению владельца или в результате стихийного бедствия;
• конфискация — когда товар изъят по решению государственных органов;
• производственные цели — если продукцию используют в процессе производства, например, сахар для изготовления десерта в кафе;
• безвозмездная передача — при благотворительности.

Существуют и иные причины для списания товара без продажи. Но при чрезвычайной ситуации наиболее подходящими считаются «Утрата», «Уничтожение» и «Утилизация». Рассмотрим порядок действий, если селлер для оформления фактов хозяйственной деятельности выбрал причину «Утрата».

Что делать сразу после обнаружения утраты

Чтобы списать товар по причине «Утрата», нужно подтвердить ее документально. Вот какие действия селлеру нужно предпринять:

Шаг 1. Проведите инвентаризацию товаров: зафиксируйте, какая часть полностью уничтожена, какая имеет частичные повреждения, а какую продукцию отправили целой на другой склад.

Шаг 2. Соберите все документы на продукцию и данные о движении товаров, зафиксируйте доказательства, что вы хранили их на складах площадки. Это нужно, чтобы подтвердить стоимость товара и его наличие на складе, когда случилась ЧС. А также чтобы проверить отчет маркетплейса.

Шаг 3. Запросите отчет по остаткам у маркетплейса и сравните со своим данными.

Шаг 4. Запросите и получите у маркетплейса акт об утрате.

Шаг 5. На основе всех данных определите, какие товары действительно были уничтожены или утеряны, а какие перевезены на другой склад. Уничтоженные или утерянные можно будет списать.

Шаг 6. Для списания поврежденного товара создайте комиссию и выпустите акт с подтверждением порчи имущества.

Шаг 7. Соберите документы для списания и оформите его в бухгалтерии.

Шаг 8. Передайте сведения о выводе товаров из оборота в Честный знак: для этого понадобится список кодов Data Matrix, которые будете выводить из оборота, и документ, подтверждающий списание.

Поможем автоматизировать работу с маркировкой на маркетплейсах

С помощью Контур.Маркировки сможете быстро проверить коды в документах, вывести товары из оборота, сформировать исходящий УПД из акта приемки

Оставить заявку

Как провести инвентаризацию товаров

Руководитель должен выпустить приказ о проведении инвентаризации. Затем надо сформировать список товаров, переданных на склады маркетплейса. Разделите их на группы:

• уничтоженные,
• поврежденные,
• перемещенные/сохранившиеся,
• местонахождение неизвестно.

Выгрузите из личного кабинета площадки все документы по этим товарам: об остатках, продажах, возвратах и перемещениях. Важно подтвердить наличие продукции на складе в момент форс-мажора. Понадобятся следующие документы:

• акты приема‑передачи,
• УПД,
• транспортные накладные,
• договоры с поставщиками,
• отчеты о реализации с расшифровками.

Сделайте скриншоты из личного кабинета площадки, какие остатки в нем указаны. Надо, чтобы было видно дату и время.

Какие документы нужно запросить у маркетплейса после ЧC

Отправьте запрос через личный кабинет площадки и по электронной почте. В нем укажите, какие документы требуются:

• официальное уведомление о происшествии,
• поартикульный перечень товаров на складе,
• акт инвентаризации остатков,
• акт об утрате, уничтожении или повреждении товара,
• перечень утраченных товаров с артикулами и количеством,
• сведения о перемещении сохранившегося товара,
• скорректированные отчеты,
• решение о компенсации либо мотивированный отказ.

У Wildberries в июле 2026 года в договоре-оферте появился пункт 11.3.4.1, который снимает с площадки обязательство компенсировать ущерб в случае обстоятельств непреодолимой силы. К ним относят, в частности, налет БПЛА. И все же отправить запрос на решение о компенсации стоит.

Сравните документы от маркетплейса с теми документами, что собрали: все ли артикулы указаны, совпадает ли количество единиц товара и данные о поставках. Если расхождения есть, отправьте площадке замечания, документы, подтверждающие вашу правоту, и просьбу прислать исправленный отчет.

Как оформить списание товара: чек-лист

Создайте комиссию по списанию товара. В нее обычно входят представители администрации, бухгалтерии и материально-ответственные лица. Списать можно только утерянные или уничтоженные товары. А вот по поврежденным комиссия должна определить дальнейшие действия: отремонтировать, распродать со скидкой или утилизировать.

Зафиксируйте факт утраты. Его нужно оформить актом о списании товаров (ТОРГ-16). На него следует ссылаться при заполнении заявки в Честном знаке.

Выпустите и соберите необходимые документы для списания:

• приказ о списании,
• реестр товаров, переданных маркетплейсу,
• сличительную ведомость,
• акт о результатах инвентаризации,
• акт о списании подтвержденных потерь,
• расчет фактической себестоимости,
• выгрузки из личного кабинета маркетплейса, скриншоты.

Передайте сведения о выводе товара из оборота в Честный знак в течение трех рабочих дней после оформления документа, подтверждающего списание из-за случившейся чрезвычайной ситуации. В случае с утерей используется документ «Вывод из оборота», а не «Списание». Документ «Списание» применяют, когда необходимо списать код маркировки, но не выводить тем самым из оборота товар. При утрате же сам товар физически отсутствует, поэтому из оборота выводятся и код, и товар.

Как передать сведения в Честный знак:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете на сайте честныйзнак.рф с помощью УКЭП.
2. Выберите товарную группу.
3. В разделе «Документы» нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите пункт «Вывод из оборота».

4. Заполните форму документа:

   • Причина вывода — из выпадающего списка выберите «Утрата».
   • Дата вывода — выбор даты доступен в календаре.
   • Реквизиты первичного документа: тип документа, наименование документа — при типе документа «Прочее», укажите его номер и дату.
   • При необходимости заполните место вывода из оборота.
5. Добавьте коды маркировки утерянных товаров вручную или с помощью Excel-файла со списком всех кодов.
6. Нажмите «Подписать и отправить».