ЭХД для участника налогового мониторинга: как и где хранить документы

Налоговый мониторинг – это цифровое взаимодействие с налоговым органом. При таком взаимодействии компании передают в налоговую инспекцию документы в электронном виде. Перед участниками нового вида контроля стоит важная задача – обеспечить своевременное и достаточное предоставление всей необходимой информации для расшифровки показателей отчетности. И значительной частью этой информации являются первичные учетные документы.

Светлана Огневская Эксперт по документообороту с ФНС и налоговому мониторингу

Налоговый мониторинг с Контуром

Раскроем показатели отчетности в витрине данных и обеспечим интеграцию с АИС «Налог-3

Получить консультацию

Что является электронным документом?

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется через сканирование в электронный документ, либо конвертируется файл электронного документа в формат печатной формы. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

Таким образом, под определение электронного первичного документа попадает два его представления:

• Электронный документ

• Копия первичного документа (скан-образ или сконвертированный в другой формат электронный документ)

Разница в том, что скан-копия бумажного оригинала или печатная форма электронного документа не являются подлинниками. Подлинники бумажных документов нельзя уничтожать, даже если их отсканировали и сохранили в электронном виде.

Также необходимо учитывать, что согласно требованиям к первичному учетному документу, прописанные в ФЗ № 402-ФЗ, обязательным реквизитом первичного учетного документа является подпись. В случае с электронным документом: это электронная подпись (ЭП).

Зачем необходим электронный архив участникам налогового мониторинга?

В рамках проведения налогового контроля в виде налогового мониторинга инспектор в онлайн-режиме может ознакомится к подтверждающими документами по операциям налогового учета. Другими словами, информационная система организации, к которой предоставлен доступ, должна содержать реквизиты документа и непосредственно сам документ в электронном виде. Это возможно методом размещения документа в в информационной системе (например, на витрине), либо через предоставление ссылки на документ, который размещен в электронном архиве.

Если же первичных электронных документов и копий документов (сканов) по операциям размещено на витрине небольшое количество, то инспектору приходится оперировать требованиями на предоставление документов. Такие требования бывают значительно объемные, и выполнить их нужно в сжатые сроки. Если же электронное хранилище документов (ЭХД) наполняется постоянно и достаточно, то внезапного сбора и сканирования большого объема документов не происходит.

Наличие электронного архива не является обязательным условием для проведения налогового мониторинга, ведь документы можно предоставить как и при стандартном контроле в ответ на требование. Но наличие архива позволяет решить задачу по сбору требуемых документов максимально эффективно.

Если же говорить о преимуществах электронного архива для целей бизнеса, то к ним можно отнести:

• Централизованное хранение всей документации

• Удобство поиска документа и работы с ним, оперативность и экономия времени при запросах от контролирующих органов

• Сохранность данных — копии не повреждаются и не теряются, что часто происходит при использовании бумажных версий

• Возможность контроля наличия первичных документов по операциям налогового учета, соответственно снижение рисков по ошибкам формирования отчетности (элемент СВК).

Экспертная консультация по налоговому мониторингу

Консультация от эксперта по подключению и внедрению сервиса

Получить консультацию

Где хранить электронные документы для целей налогового мониторинга?

Хранение электронных документов в организации может быть организовано различными способами.

1. Учетная/ERP — система

Одним из инструментов электронного архива является сама учетная система организации, которая позволяет закрепить «под скрепку» необходимый документ (скан-образ) к определенной операции при внесении информации в систему.

Плюсы: не требуется внедрять новую систему хранения электронных документов, возможность своевременного и хронологического добавления документации, сразу устанавливается связь между операцией и документом

Минусы: документы в учетной системе относятся только к определенным операциям, и соответственно, доступны только для пользователей этой системы. Может быть дефицит ресурса для большого объема документов. Необходимость интеграции с другими хранилищами или системами.

2. Система электронного документооборота (сервис ЭДО)

ЭДО в России развивается стремительно, особенно этому поспособствовали ковидные времена. В некоторых случаях ЭДО стал обязательным, для многих документов утверждены электронные форматы (например, договор, кадровые и транспортные документы, МЧД и др).

Поэтому сервисы электронного документоооборота становятся «накопителями» электронных документов, и в будущем их роль будет только возрастать. Все больше бумажных документов переведут в электронный вид. Для налогового мониторинга это большое подспорье, так как чем больше документов в электронном виде изначально, тем меньше ресурсов тратится на наполнение архива.

Сервис ЭДО (например, Контур.Диадок) уже сам по себе является архивом для электронных документов, и в большинстве случаев уже интегрирован с учетной системой организации.

Плюсы: удобство и оперативность в наполнении архива (автоматизация), хранение документации на защищенных серверах оператора ЭДО, легкий поиск

Минусы: хранилище только электронных документов, сканы бумажных документов необходимо хранить где-то дополнительно. Ограниченный перечень видов электронных документов, а также необходимость интеграции информационной системы с другими сервисами ЭДО, если их несколько.

3. Витрина данных

Витрина данных, как источник информации по раскрытию показателей отчетности, также может выполнять роль электронного архива для документов, необходимых для размещения при проведении налогового мониторинга.

Например, в сервисе Контур.Налоговый мониторинг предусмотрена возможность загрузки первичных документов непосредственно на витрину. Причем интеграция с сервисом ЭДО (Контур.Диадок) уже входит в стандартное решение.

Плюсы: быстрое решение, не требуется внедрять новую систему хранения ЭД, можно использовать серверные мощности разработчика витрины, ее защищенность и надежность. Обеспечение стабильной доступности, возможность оперативного добавления документов по запросу инспектора.

Минусы: помимо загрузки самих документов на витрину, необходимость указания связи с операцией. Доступ к витрине есть только у определенных пользователей, архив выполняет только задачи налогового мониторинга (не закрывает другие бизнес-задачи).

4. Внедрение выделенного электронного архива

Если у компании нет собственных ресурсов для создания архива или нет возможности хранить огромный объем данных, можно использовать сторонние сервисы разработчиков, которые располагают технологиями создания и хранения архива нужного объема. Электронный архив может быть как локальным, так и облачным. На рынке представлено большое разнообразие сервисов ЭХД с различной функциональностью.

Плюсы: не нужно организовывать архив самостоятельно — готовая архитектура для надежного хранения любого объема документов, доступность настройки и доработки ЭХД без ограничений. Использование архива для всех документов компании, оптимизация распознавания документов при сканировании, обеспечение юридической значимости документов.

Минусы: не быстрое внедрение, дорогостоящее решение, с перестроением внутренних бизнес-процессов работы с документами, необходимость интеграций с другими сервисами.

Важно! Любой из перечисленных способов хранения документов или их сочетание могут быть использованы участником налогового мониторинга на этапе перехода на налоговый мониторинг. Уже в процессе проведения налогового мониторинга, на практике и накопленном опыте, можно применить оптимальное решение для развития архива. Очень многое зависит от специфики деятельности компании, количества документов, а также наличия сервисов (программ), которыми пользуются в организации.

С чего начинать наполнения ЭХД участнику налогового мониторинга?

Для старта работы в налоговом мониторинге не нужен электронный архив документов за всю историю работы компании. Достаточно наполнять архив первичными учетными документами (ПУД) по операциям, которые проводятся в году проведения мониторинга, а также более ранние договоры, если операции по ним продолжаются в году проведения мониторинга. Например, если компания вступает в налоговый мониторинг с 2024 года, то в архив нужно добавить:

• документы по операциям, которые проводятся в 2024 году;

• договоры за любые годы до 2024, если по ним оформляются ПУДы в 2024 году.

Таким образом, главная задача будущего участника налогового мониторинга организовать процесс наполнения электронного архива в период проведения налогового мониторинга, а не переводить в электронный вид весь имеющийся в бумажном виде архив организации. Контур рекомендует в первую очередь уделить внимание переводу в электронный вид документов, связанных с контрагентами: договоры, накладные, счета-фактуры и т.п.

Обращаем внимание, что нет обязательности сразу с начала проведения налогового мониторинга размещать все документы в информационной системе. Процент документов в электронном виде может быть любым, но чем он выше, тем меньше требований на предоставление документов и запросов на доразмещение будет поступать от инспектора.

Особенности классификации документов для целей налогового мониторинга

С июня 2024 года ФНС обязала участников НМ реализовать прямое подключение к АИС Налог-3, что является подготовкой к автоматизации процессов контроля в налоговом мониторинге. Реализованы сервисы, которые позволяют по запросам ФНС автоматически формировать ответы на них на основе информации из информационной системы организации.

Для обеспечения автоматизации запросов (контролей) перед участниками налогового мониторинга встает еще одна важная задача — разметка документов для их идентификации по справочнику СПВДОК (Приказ ФНС России от 24.03.2023 № ЕД-7-23/182@). Справочник видов документов предназначен для унификации применяемых в налоговом мониторинге видов и категорий документов. К ним относятся документы о деятельности контрагентов (ст. 93.1 НК РФ) и документы, истребуемые в ходе налогового мониторинга (ст. 105.29 НК РФ).

Во время подготовки к переходу на налоговый мониторинг у многих будущих участников происходит переоценка организации внутреннего документооборота. Это в дальнейшем помогает не только эффективно взаимодействовать с ФНС, но и в целом оптимизирует работу с документами внутри компании, ускоряет бизнес-процессы и делает ведение документации более прозрачным.

Поможем перейти на налоговый мониторинг в срок от 3 месяцев и настроим защищенный канал обмена
данными с ФНС.

Получить консультацию