Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Эксперты «Эксперты Контур.ОФД» подготовили пошаговую инструкцию.

Чек-лист замены ФН

1. Выясните сроки замены ФН на кассе.  
2. Выберите новый ФН. 
3. Сформируйте отчет «О закрытии ФН».
4. Установите новый накопитель.
5. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
6. Перерегистрируйте кассу.

Далее расскажем пошагово. 

Узнайте, когда нужно менять ФН

В личном кабинете ОФД Контура есть уведомления о замене ФН. Сервис предупредит заранее об окончании срока действия накопителя. Как настроить уведомления →

Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Если до конца срока действия ФН меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней». Если объем памяти ФН будет заполнен на 99%, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена».

Когда начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».

Выберите новый ФН

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

Что требует 54-ФЗ. В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.

Сколько вы продаете. Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.

Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия. Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.

Подобрать ФН, оплатить и заказать его можно в личном кабинете ОФД или на сайте.

Замените фискальный накопитель

Шаг 1. Сформируйте отчет о закрытии смены. Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате отчет о закрытии ФН. Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. Они заполнятся автоматически, если у кассы есть связь с ОФД Контура:

• дату и время формирования отчета;
• номер фискального документа — № ФД;
• фискальный признак — ФПД (ФП).

Шаг 3. Поставьте новый фискальный накопитель. По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.

Как самостоятельно заменить фискальный накопитель на разных моделях касс, смотрите в видеошпаргалках.

Шаг 4.Сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации (или фискализации), следуя инструкции производителя касс. Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры ОФД:

Адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru.

Номер порта ОФД: 7777.

ИНН ОФД: 6658497833.

Наименование ОФД: Контур НТТ. 

Адрес отправителя чеков: robot@konturcheck.ru — если чеки будут отправляться через ОФД; адрес вашей электронной почты — если чеки будут отправляться от кассового программного обеспечения.

Адрес, где покупатель сможет проверить чек:cash-ntt.kontur.ru.

Далее вам понадобятся сведения из отчета об изменении параметров регистрации, а именно дата и время отчета, номер фискального документа (ФД) и фискальный признак (ФПД или просто ФП).

Шаг 5. Перерегистрируйте кассу в личном кабинете Контур.ОФД.

Перерегистрируйте кассу в личном кабинете ОФД​

Бизнес, который работает с ОФД, может перерегистрировать кассы в упрощенном порядке. Это значит, что заявление о перерегистрации можно не подавать. Достаточно сформировать отчет о закрытии ФН и отчет о перерегистрации кассы в связи с заменой накопителя, а оператор автоматически отправит эти данные в ФНС.

Но есть исключения. Упрощенная регистрация не подходит, если:

• Касса работает или часть времени работала в автономном режиме (без подключения к ОФД).
• ФН, установленный в кассе, часть времени работал в автономном режиме.
• Касса работает в составе автоматического устройства.
• ФН был сломан или потерян, и на нем невозможно сформировать отчет о закрытии архива накопителя.

В этих случаях нужно подать заявление о перерегистрации кассы в связи с заменой ФН в обычном порядке.

В упрощенном порядке

Шаг 1. На кассе создайте отчет об изменении параметров регистрации в связи с заменой ФН по инструкции от производителя ККТ. Контур.ОФД автоматически отправит данные из отчеты в налоговую.

Шаг 2. Получите карточку кассы с новыми данными. Для этого войдите в личный кабинет Контур.ОФД → в раздел «Кассы» → откройте карточку нужной кассы и нажмите «Перерегистрировать».

В открывшемся окне нажмите «Получить карточку регистрации из ФНС». Если ответ от ФНС еще не пришел, вы увидите сообщение о том, что отчет о перерегистрации отправлен в налоговую. Дождитесь ответа. Если всё прошло успешно, и налоговая уже прислала карточку регистрации кассы с новыми данными, нажмите на кнопку «Завершить перерегистрацию».

В общем порядке

Шаг 1. На кассе создайте отчет об изменении параметров регистрации, следуя инструкции от производителя ККТ. 

Шаг 2. Заполните заявление на перерегистрацию кассы. В личном кабинете Контур.ОФД → в разделе «Кассы» откройте карточку кассы и нажмите на кнопку «Перерегистрировать». Откроется новое окно, отметьте в нем галкой особенности использования кассы и нажмите «Заполнить заявление на перерегистрацию».

В форме заявления укажите причину перерегистрации и заполните недостающие данные. 

Название ОФД: Контур НТТ.

Код ИФНС: по закону подать заявление о перерегистрации кассы можно в любой налоговый орган, но обычно указывают ИФНС по адресу регистрации юрлица или ИП. Узнать код своей ИФНС можно на сайте ФНС.

Реквизиты отчета о закрытии ФН. Если отчет сформирован на кассе и получен ОФД, он автоматически появится в заявлении. Если отчет не приходит оператору, реквизиты отчета можно внести самостоятельно. Для этого просто перенесите данные из бумажной версии.

Реквизиты из отчета об изменении параметров регистрации.

Когда заполните заявление, нажмите «Отправить заявление в ФНС» и подпишите его электронной подписью руководителя организации.

Шаг 3. Если всё прошло успешно, налоговая проверит реквизиты отчета и отправит карточку регистрации кассы с новыми данными. Карточку можно найти в личном кабинете Контур.ОФД → в разделе «Кассы» → «Заявления в ФНС». Откройте ее и нажмите кнопку «Завершить перерегистрацию».

Реклама 16+

Получите бесплатно 3 месяца ОФД