Электронный документооборот с самозанятыми и физлицами

Информация, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным подписанному на бумаге (ст 6 63-ФЗ). 

Для признания простой и неквалифицированной электронных подписей (ПЭП, НЭП) аналогами собственноручных нужно заключить специальное соглашение. В Сайне оно подписывается в один клик — при регистрации.

В Контур.Сайне можно подписывать неформализованные документы — то есть такие, формат которых не утвержден ФНС. Например, к ним относят:

• договоры оказания услуг или гражданско-правового характера (ГПХ);
• допсоглашения к договорам;
• техзадания;
• официальные письма;
• акты приемки, выполненных работ и оказанных услуг;
• соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (NDA);
• доверенности;
• согласия на обработку персональных данных.

Все документы после подписания в сервисе будут юридически значимыми. 

Подписывать формализованные документы — например, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД) — можно в Контур.Диадоке. А для обмена кадровыми документами — например, заявлениями, инструктажами и приказами — подойдет Контур.КЭДО.

Контур.Сайн поддерживает все виды электронных подписей (ЭП).

Простая электронная подпись (ПЭП) обычно представляет собой связку «логин — пароль» и создается с помощью кода из sms.

ПЭП можно подписывать любые документы без утвержденного формата — договоры оказания услуг и ГПХ, акты, платежные поручения и пр.

Такая подпись создается быстро и бесплатно — прямо в сервисе. При выпуске нужно обязательно подтвердить личность по паспорту. Кроме того, стороны заключают соглашение о взаимном признании подписей. Так сервис позволяет удостовериться, кто конкретно будет подписывать документы. После подписания Сайн не дает вносить в него изменения, обеспечивая неизменность договоренностей.

Простая электронная подпись не имеет срока действия.

ПЭП подойдет вам, если:

• нужен более простой путь регистрации и создания электронной подписи для сотрудников и контрагентов;
• нужна подпись без ограничения срока действия;
• нужна бесплатная электронная подпись;
• нет специальных требований к ЭДО и электронной подписи;
• ваша компания допускает подтверждение личности не через ЕСИА.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается с помощью криптографических инструментов и за счет этого более надежна: ее невозможно взломать. Такой подписью также подписывают любые неформализованные документы без обязательного требования подписания на бумаге. НЭП гарантирует авторство подписанного документа и подтверждает, что файл не редактировали. Сертификат НЭП оформляется в Сайне за дополнительную плату.

При выпуске сертификата НЭП подписант подтверждает личность на портале Госуслуг. Неквалифицированный сертификат электронной подписи действует один год.

НЭП подойдет вам, если: 

• нужна дополнительная уверенность в безопасности подписания;
• у вас более высокие требования к надежности электронной подписи;
• вы готовы ежегодно перевыпускать подпись;
• вы согласны приобретать в сервисе сертификаты НЭП дополнительно к пакету документов.

Чтобы использовать ПЭП и НЭП, нужно заключить соглашение о признании подписи равнозначной собственноручной — такое соглашение является частью лицензионного договора Контур.Сайна. Сервис предложит заключить его при регистрации.

НЭП и ПЭП, выпущенные в Сайне, можно использовать только в сервисе и только для обмена неформализованными документами. Эти подписи не подойдут для сдачи отчетности и участия в госзакупках.

Если у вас есть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), вы можете использовать и его для регистрации и работы в сервисе. КЭП подписывают любые документы, в том числе те, формат которых утвержден ФНС — например, отчетность в контролирующие органы.

КЭП так же, как и НЭП, создается с помощью криптографии, но выпускается в специальных удостоверяющих центрах. Например, в УЦ Контура или ФНС. При оформлении сертификата КЭП нужно лично посетить сервисный центр для подтверждения личности.

КЭП — самый надежный вид подписи. Она обеспечивает юридическую силу без дополнительных условий. При ведении ЭДО с использованием КЭП юридическая сила признается автоматически согласно 63-ФЗ.

КЭП подойдет, если у вас уже есть выпущенный сертификат КЭП в УЦ Контура или в любом другом УЦ. Если срок действия сертификата КЭП закончится, Сайн предложит использовать ПЭП или НЭП.

При использовании ПЭП и НЭП такое соглашение нужно заключить (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). В Сайне это делается в один клик — на этапе регистрации. Соглашение является частью лицензионного договора.

При использовании КЭП соглашение не требуется, так как сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр.

При выпуске ПЭП и НЭП в Сайне нужно обязательно подтвердить личность.

При создании ПЭП сервис предложит подтвердить личность по паспорту. Нужно загрузить в сервис скан или фото разворота паспорта с фотографией и заполнить личные данные: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН.

Сайн должен убедиться, что паспорт действителен, а ИНН соответствует паспортным данным. Также сервис проверит на соответствие СНИЛС, ФИО и дату рождения.

Если Сайн не обнаружит противоречий в поданных сведениях, ваша личность будет подтверждена — можете использовать созданную ПЭП для подписания.

В случае с НЭП Сайн сначала проверит паспортные данные, а затем запросит подтверждение личности через портал Госуслуг.

Да, Сайн — сервис от аккредитованного оператора, поэтому мы организуем ЭДО с самозанятыми и физлицами с соблюдением всех требований законодательства. При проверке вы можете предоставить подписанный документ и .sig-файл, который формируется при подписании документа НЭП. Он содержит информацию о том, когда и кем подписано, каким сертификатом, с каким сроком действия. Также Сайн в своей системе ведет протокол подписаний, который указывает, кто, когда, в какое время отправил и подписал документ. Этот протокол легко предоставить при необходимости. Дополнительно на каждом документе стоит штамп с отметкой о подписании.

Документы, подписанные НЭП и ПЭП, имеют равную юридическую силу (ст 6. 63-ФЗ) при условии, что стороны договорились между собой о признании этих видов подписей.

Для признания ПЭП, НЭП аналогами собственноручных нужно заключить специальное соглашение. В Сайне оно входит в состав лицензионного договора и подписывается в один клик — при выпуске подписи.

С технической точки зрения между ПЭП и НЭП есть отличия.

Простая электронная подпись (ПЭП) обычно представляет собой связку «логин — пароль» и создается с помощью кода из sms.

НЭП создается с помощью криптографических инструментов и за счет этого более надежна, чем ПЭП.

При подписании НЭП формирует отдельный .sig-файл. В нем хранится криптографически защищенная информация: когда и кем подписано, каким сертификатом и с каким сроком действия. Также .sig-файл содержит криптографический код, который подтверждает подлинность документа. Если в документ внести изменения, то его код перестанет соответствовать данным в .sig-файле.

Соответствие документа и .sig-файла можно проверить в специальных сервисах, на Госуслугах или в модуле Сайна «Проверка ЭП».

Не важно, какую подпись вы используете, Сайн не дает редактировать информацию и вносить изменения после подписания, обеспечивая неизменность договоренностей.

Дополнительные решения помогают ускорить не только документооборот, но и комплексную работу с самозанятыми — от автоматического формирования договоров, заданий и актов до выплат и анализа рисков.

Платформа по работе с самозанятыми, в частности, автоматически собирает чеки и делает расчеты с исполнителями очень удобными. Вы будете видеть суммы по каждому исполнителю и контролировать общий баланс на внештатников, даже если задачи им ставят разные специалисты.

Отправляйте деньги исполнителям без обращений в банк. Деньги самозанятому можно перевести по реквизитам счета. Отдельный банковский счет для этого открывать не нужно — достаточно следить только за пополнением баланса на платформе. Платформа берет комиссию от суммы пополнения — других платежей в сервисе нет.

Ваши деньги мы храним на номинальном счете, а сервис сам взаимодействует с банком. Такой счет-посредник безопасен, средства можно вернуть обратно на свой расчетный счет (за вычетом комиссии платформы), если расчеты с исполнителями не осуществлялись.

Платформа интегрирована с ФНС, за счет этого чеки по каждой выплате приходят автоматически и хранятся вместе с другими документами: договором, заданием и актом.

ФНС оценивает отношения заказчиков и самозанятых по определенным критериям. Это не только продолжительность сотрудничества, регулярность и размеры выплат, но еще множество параметров — даже если кажется, что все под контролем, легко упустить какой-то нюанс.

Чтобы работать спокойно и быть уверенным в законности отношений, подключите модуль Анализ рисков в рамках дополнительных решений.

Модуль учитывает 25 критериев ФНС и следит за обновлениями законов. Он проводит автоматический мониторинг в режиме 24/7 — по каждому вашему самозанятому. Если возникнет опасность переквалификации в трудовые отношени я, модуль вовремя вас предупредит — будет время исправить ситуацию.