Отзывы клиентов

Как самозанятому медиа-маркетологу подписывать до 30 документов в месяц с разными заказчиками

Леонид работает медиа-маркетологом. Он разрабатывает концепции крупных брендов и продвигает бизнес в интернете: создает контент, занимается дизайном и пишет чат-ботов. Леонид работает для нескольких заказчиков одновременно и регулярно заключает новые контракты. Чтобы упростить и ускорить этот процесс, он подключил Сайн.

Проблемы

Леониду нужно регулярно подписывать договоры, акты и другие документы с заказчиками и партнерами. Приходилось постоянно искать удобное время для встречи, либо платить за отправку документов почтой в другой город и ждать, пока они дойдут до получателя и вернутся.

Леонид

Чтобы подписать один документ, уходило несколько дней или даже неделя. Из-за этого было сложно быстро начать сотрудничать, проекты откладывались на неопределенный срок и было сложно планировать работу.

Решение

Леонид подключил Сайн, чтобы обмениваться документами онлайн и сократить время на подписание и соответствовать требованиям заказчиков по ЭДО.

Результат

Теперь хватает 15 минут, чтобы отправить и подписать документ. Не нужно тратить время на поездки по городу, согласовывать встречу с клиентом или стоять в очередях на почте. Достаточно загрузить документ в систему, отправить и подождать, пока клиент нажмет кнопку «подписать». К работе можно приступать сразу же, как обсудили условия.

В месяц получается подписывать в 3 раза больше документов чем было до Сайна. При этом не нужно тратить деньги на бумагу, печать, конверты и оплату почтовых отправлений. Специальный тариф для самозанятых позволяет в течение года отправлять неограниченное количество документов, а для контрагента использование Сайна бесплатное.

Клиенты охотнее соглашаются сотрудничать и рекомендуют Леонида, потому что работать с электронной подписью им удобнее, а сам формат кажется более надежным.

Больше не приходится отказываться от заказов: как агентству интерактивного маркетинга наладить ЭДО с физлицами

RadMate занимаются разработкой мини-приложений в VK и Telegram. Они часто привлекают к работе самозанятых подрядчиков и работают с клиентами, у которых не оформлено юрлицо. Поэтому им постоянно нужно подписывать документы с физлицами.

Проблемы

Трудно подписывать документы с командой

Исполнители находятся в разных городах, их много и с каждым из них нужно заключать договор и подписывать акты выполненных работ. Периодически нужно подписать до 50 документов за раз. Делать это на бумаге очень долго, трудно и невыгодно.

Приходилось отказываться от клиентов

Агентство отказывалось от работы с клиентами-физлицами. Делать это офлайн не хотелось, а нормального сервиса для электронного документооборота с физлицами не было. В результате теряли деньги.

Неудобные сервисы электронной подписи

RadMate пробовали разные сервисы, но многие из них просто не поддерживали электронный документооборот с физлицами. У тех, кто предлагал такую опцию, был неудобный интерфейс, сильно ограниченная функциональность или много неполадок в работе. Например, был сервис, где можно было создать только один договор на всех участников проекта от разработчика до копирайтера.

Решение

RadMate уже использовали Диадок для работы с юрлицами. Поэтому когда компания узнала про Сайн, решили попробовать его. Оказалось, что сервис полностью отвечает их ожиданиям:

• возможность подписывать документы с физлицами;
• понятный интерфейс;
• можно быстро и просто отправлять и подписывать документы;
• отсутствие неполадок.

Геннадий Шутко
Основатель RadMate

Если говорить о самозанятых исполнителях, то перед нами стоял вопрос упрощения работы с ними. Нам нужно было найти простое и понятное решение, которое будет решать одну задачу: подписать договор без лишних проблем. Сайн подошел лучше всего и мы вообще перестали пользоваться бумагами.

Результаты

Новые клиенты

За два месяца RadMate заработали порядка трех миллионов рублей просто потому что смогли принимать заказы от новых заказчиков — физлиц. Если бы не решение с электронным документооборотом с физлицами, от заказа пришлось бы отказаться.

Экономия средств и времени

Теперь на формирование документа уходит порядка десяти минут вместо двух часов. Бухгалтерия может быстро закрывать проекты и не отправлять бумажные документы исполнителям. Компания экономит деньги на бумаге и пересылке: отправка одного бумажного документа стоила столько же, сколько сейчас компания тратит на 20 документов в Сайне.

В 3 раза быстрее и без ошибок: как диджитал-агентство ускорило документооборот с клиентами и самозанятыми

Hate Agency создает маркетинговые стратегии для бизнеса, часто работает с крупными партнерами. У агентства много самозанятых исполнителей — копирайтеров, дизайнеров, креаторов и создателей контента. Документооборот с заказчиками и подрядчиками со временем стал огромным, что заставило искать способы его упрощения.

Проблемы

Рост объема бумажной работы

Помимо бумажного документооборота с клиентами, агентству приходилось подписывать много документов со своими самозанятыми — договоры, приложения, акты и отчеты. Проблема накопления бумажных документов стала ключевой.

Большие временные и денежные затраты

Ранее процесс подписания занимал много времени — около 1,5 часов на один пакет документов. Также приходилось долго ждать подписанные документы от исполнителей. Это увеличивало сроки сделок, негативно влияло на возможность заключения новых контрактов. При этом расходы на курьеров и печать документов были немалыми.

Ошибки при отправлении и человеческий фактор

Были случаи, когда подрядчики отправляли экземпляры без подписи или допускали другие неточности при подписании документов. Это создавало дополнительные трудности и влекло за собой незапланированные траты.

Решение

Сайн выбрали по нескольким причинам:

• возможность быстро подписывать и отправлять документы;
• простой и понятный интерфейс;
• выбор подписи и работа с неквалифицированной электронной подписью (НЭП);
• отсутствие сбоев;
• поддержка в сложных ситуациях.

Александр Игнатов, руководитель по документообороту Hate Agency, отмечает:

Когда стало много папок на полках с бумажными документами, надо было что-то делать. Перешли на Сайн — лучшего решения, которое закрывало бы все наши потребности, не нашлось. Для нас ценность сервиса в его системности, экономии денег и времени.

Результаты

Ускорение документооборота

С переходом на Сайн Hate Agency значительно сократило время на подготовку документов. На один пакет документов теперь уходит около 25 минут. Освободившиеся ресурсы помогли увеличить объем документооборота более чем в 3 раза — без увеличения нагрузки на команду.

Систематизация и порядок

Сайн избавил компанию от хранения физических копий и упростил доступ к необходимым данным.

Контрагенты сами инициируют подписание документов в Сайне: кейс крупного производителя бытовой химии

Synergetic — производитель косметики и экологичных средств для дома. Продукция бренда представлена во всех крупных магазинах. В продвижении компания делает ставку на сотрудничество с блогерами — ежемесячно заключаются десятки рекламных договоров, большинство из которых — с самозанятыми.

Проблемы

Бумажный документооборот замедлял запуск рекламных кампаний

Для отправки одного договора нужно было сформировать пакет документов, отнести пакет документов на подпись руководителю, оформить курьерскую доставку, проследить, чтобы конверт с документами вовремя передали курьеру и получить обратно документы, подписанные второй стороной (контрагентом).

На все эти задачи уходило продолжительное количество времени у работников компании.

Необходима интеграция с 1С

Компания ведет всю работу в 1С, поэтому нужен был сервис, который бы с ней «дружил».

Решения

Решили попробовать Сайн. У продукта есть модуль для интеграции с 1С, поэтому сразу подключили и его тоже.

Сначала сервис хотели использовать только по одному сценарию: подписать документы и отправить их контрагенту. Но потом оказалось, что нужно отправлять в том числе документы без подписи. Например, согласие на обработку персональных данных. Для этого понадобилась дополнительная функция в Сайне.

Юлия Маковецкая
Специалист-методолог, отвечает за интеграцию Сайна с 1С

Чтобы отправлять документы без подписи, мы подключили дополнительную функцию в Сайне, но возникли сложности с интеграцией с 1С. Программа не всегда правильно считывала электронную подпись. Тут нужно сказать спасибо поддержке: они активно реагировали на наши просьбы, оперативно устраняли трудности, созванивались с нами, и все объясняли. Даже сделали для нас отдельный релиз. Теперь у нас все работает без ошибок.

Результат

Процессы ускорились в разы

На подписание договора с двух сторон уходит 3 минуты. Контрагенты отмечают удобство такого формата, ведь для самозанятого подпись бесплатная и ее легко оформить прямо в сервисе.

«Удобство работы стало дополнительной мотивацией для сотрудничества со стороны блогеров. Теперь они могут легко и просто, не выходя из дома, обмениваться с нами юридически значимыми документами. Некоторые контрагенты даже сами спрашивают, можно ли подписать договор в Сайне. Для нас же это дополнительный маркер того, что мы современная, цифровая компания.» - отмечают в компании.

Автоматическая архивация документов

После подписания модуль Сайна автоматически архивирует договор и хранит его в 1С. Так компания соблюдает правила и сроки хранения архивных документов, а сотрудники больше не тратят время на бумажную рутину.

Как Контур.Сайн помог рекламному агентству перейти на электронный документооборот с самозанятыми исполнителями.

«CREON» — коммуникационное агентство, которое оказывает комплекс маркетинговых услуг по всей стране. Для участия в BTL-проектах компания привлекает самозанятых исполнителей. Предварительно с ними подписывает договор, а после мероприятия — акт выполненных работ для оплаты.

Проблемы

Не во всех регионах есть офисы агентства

Компания работает с клиентами и исполнителями по всей России. Но не всегда у них есть представительства, куда исполнители могут прийти и подписать документы.

Самозанятые не всегда ответственно относится к документам

Это особенность сотрудничества со студентами. Они не всегда готовы отрываться от учебы и тратить деньги на проезд в офис компании, чтобы подписать договор или акт. А если в документах обнаруживается ошибка, еще сложнее заставить их подписать документы заново. 

Документы теряются во время пересылки

При отправке документов по почте не все письма доходят до адресата. А если использовать курьерские доставки, стоимость подписания сильно увеличивается.

Подписывать документы на бумаге дорого

Документооборот с самозанятыми входит в смету. Из-за того, что проекты проходят в разных регионах, не всегда можно точно рассчитать стоимость подписания. Иногда из-за документооборота проект становится настолько дорогим, что не проходит согласование заказчика или переносится. 

Сотрудники агентства тратят много времени на работу с документами

В агентстве нет отдельного сотрудника, который занимается документооборотом. Все подписания контролируют менеджеры проектов. Документооборот отнимал у них много рабочего времени, которое они могли потратить на более важные задачи, например, на реализацию новых проектов и взаимодействие с клиентами.

Решение

Лучше всего проблемы организации решал электронный документооборот, поэтому компания начала поиски подходящего сервиса. При выборе сервиса особое внимание уделялось четырем критериям:

• юридическая сила документов, подписанных в сервисе,
• хорошая техническая поддержка,
• способность интеграции с другими программами и с сайтом,
• удобство сервиса.

Компания уже работала в других продуктах Контура. Поэтому связалась со своим менеджером, чтобы узнать, есть ли в экосистеме подходящий сервис. На тот момент Контур.Сайн еще не работал официально, однако этот продукт полностью отвечал требованиям. Тогда агентство согласилось использовать сервис в качестве тестировщиков.

Наши пользователи помогают сделать сервис комфортнее. Сотрудничество с агентством CREON — хороший этому пример. Благодаря их предложениям у нас появились сразу две новых возможности: интеграция с 1С и одновременная отправка документа нескольким пользователям.
 

Владимир Порохонько
Руководитель сервиса Контур.Сайн

Результаты

С июня 2021 года компания работает в Контур.Сайне и подписывает через него документы с самозанятыми исполнителями. Благодаря Сайну агентство достигло всех целевых задач:

• стоимость подписания снизилась больше, чем на 60 % — с 87 ₽ до 33 ₽,
• все письма доставляются исполнителям моментально и без потерь,
• сотрудники экономят время на обработку документов и могут брать в работу в два раза больше проектов.

Теперь самозанятым, которые сотрудничают с агентством, не обязательно приезжать в офис, чтобы подписать документы. Из-за ускорения подписания компания стала быстрее проводить выплаты самозанятым. Также уменьшилось количество бумажных документов.

Благодаря Контур.Сайну мы смогли не только выстроить простую и надежную систему документооборота, но и значительно сократили затраты. Так, в среднем стоимость подписания одного документа в сервисе составляет 33 рубля. До внедрения ЭДО мы тратили около 87 рублей. Также, работая в сервисе, легко спрогнозировать стоимость и возможность подписания документов с самозанятыми в проекте в разных регионах России.
 

Андрей Боронин
Финансовый директор рекламного агентства «CREON»