Как заключить договор с самозанятым

Рассказываем, как правильно оформить сотрудничество с самозанятым, чтобы избежать штрафов, доначислений налогов и переквалификации отношений в трудовые.

Антон Ермаков Эксперт

Обязательно ли заключать договор с самозанятым

В гражданском законодательстве прописаны общие требования к оформлению любого вида сделок: для любых операций с участием юридического лица или между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей требуется простая письменная форма (ч. 1 ст. 161 ГК). Это же правило применимо и к сделкам с самозанятым. 

Простая письменная форма может быть не только в виде единого документа с подписанием каждой стороной (например, договор или соглашение). Совершить сделку в простой письменной форме можно и через переписку или обмен письмами по электронной почте, в мессенджерах, в ЭДО или путем выставления и оплаты счета. Для этого сторонам достаточно согласовать все существенные условия сделки.

В законодательстве нет прямого требования: «Обязательно заключать единый письменный договор с самозанятым». Но мы рекомендуем это сделать в целях юридической защиты и корректного отражения расходов в налоговом учете. Также простая письменная форма обязательно нужна, если для конкретной сделки в законе прописано это требование.

Единый письменный договор с самозанятым позволяет бизнесу:

• Защитить от переквалификации отношений в трудовые. С самозанятым заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ). Контрольные органы выявляют случаи, когда за сотрудничеством с самозанятыми заказчик фактически скрывает обычные трудовые отношения. Такие ситуации влекут риски для предпринимателя или организации. Например, доначисление налогов и страховых взносов, штрафы для работодателя или компенсации самому работнику за отпуск, больничные.

  Правильное составление письменного соглашения снижает эти риски и четко определяет гражданско-правовую основу сотрудничества.
   

• Подтвердить расходы в налоговом учете. Обязательный документ для учета расходов в целях налогообложения — чек самозанятого, который он формирует через сервис «Мой налог». Наличие письменного договора имеет важное процессуально-доказательное значение для налоговых органов по вопросам сотрудничества с самозанятым: условия, сроки, размер и порядок выплат.

• Зафиксировать договоренности и условия сотрудничества. При споре с самозанятым устные договоренности и чеки могут оказаться недостаточными, чтобы подтвердить предмет и объемы услуг или работ, сроки, порядок оплаты вознаграждения, гарантийные обязательства и иные условия. Без письменного соглашения сложнее взыскать компенсацию за неполученные услуги, невыполненные работы, нарушение сроков. Например, это важно при значительной стоимости работ или услуг в длительном, повторяющемся или регулярном сотрудничестве с самозанятым.

Законодательство в отдельном случае разрешает устные сделки — если они исполняются «здесь и сейчас» и для нее в законе нет обязательной письменной формы, без соблюдения которой сделка считается недействительной (ч.2 ст. 159 ГК). Обычно это разовые работы или услуги, которые исполняют сразу в момент достижения договоренности. Например, самозанятый в офисе компании собрал шкаф или осуществил монтаж сантехники. В этих случаях достаточно устной договоренности.

В любом случае самозанятый обязан выдать заказчику чек на полученную оплату.

Предмет договора с самозанятым

Предмет договора — это основное содержание обязательств сторон: то, что одна сторона обязуется выполнить, а другая принять и оплатить. Предмет в договорах ГПХ — существенное условие, без него соглашение считается незаключенным. Это правило применяют и для сделок с самозанятыми.

Именно через предмет фиксируется суть сделки: оказание услуги, выполнение работ, передача ценностей. Предмет договора определяет вид договора. Например, подряда, купли-продажи, поставки, аренды. Часто предмет уточняют отдельным приложением к договору. Например, в спецификации или заказе указывают перечень товаров для поставки, в техническом задании, смете — перечень работ или услуг, требования к ним.

Рассмотрим примеры предмета и образцы формулировок предмета в зависимости от договора:

Что указать в договоре с самозанятым

Закон не устанавливает специальных требований к письменному соглашению с самозанятым: оно подчиняется общим правилам по форме и содержанию для соответствующего вида договора.

Помимо предмета в договоре обычно прописывают:

• сроки;

• права и обязанности сторон;

• порядок сдачи и приемки работ или услуг;

• цену договора и порядок оплаты;

• условия о форс-мажоре;

• порядок разрешения споров;

• ответственность;

• порядок уведомления и переписки сторон;

• реквизиты сторон.

Договор с самозанятым должен отражать гражданско-правовые отношения, не превращая их в трудовые.

Выделим особенности содержания договора, которые свойственны именно сотрудничеству с самозанятыми и снижают юридические и налоговые риски.

Статус самозанятого. В соглашении прописывают, что физическое лицо зарегистрировано как плательщик налога на профессиональный доход. Обычно это указывают в преамбуле при указании наименований сторон. Такая оговорка подтверждает, что сотрудничество не предполагает трудовых отношений, а заказчик не обязан выступать налоговым агентом по НДФЛ.

Сроки. Обычно указывают сроки:

• исполнения конкретного обязательства самозанятого — сроки выполнения работ, оказания услуг, передачи товара;
• действия самого договора.

Длительные, бессрочные договоры или соглашения без конкретных сроков повышают риск признания отношений трудовыми, особенно, если исполнитель регулярно выполняет задания заказчика.

Порядок расчетов. Не рекомендуется привязывать выплаты к датам выплаты заработной платы в компании, так как это может служить сигналом подмены трудовых отношений.

Чеки. Самозанятый обязан оформлять чек на каждую полученную оплату и направлять его заказчику. Однако, в договоре следует подробнее регламентировать эту процедуру, а именно:

• зафиксировать обязанность самозанятого формировать и предоставлять чеки после получения оплаты;
• прописать сроки и порядок передачи чеков.

Уведомления. В соглашение полезно включить положение о необходимости уведомить заказчика, если самозанятый потеряет статус плательщика НПД. Кроме того, стоит прописать порядок уведомлений и переписки сторон. Например, через ЭДО.

Подробнее про ЭДО с самозанятыми: что учесть бизнесу

Ответственность. Для снижения налоговых рисков у бизнеса отдельно прописывают:

• ответственность за невыдачу или несвоевременную выдачу заказчику чека;
• санкции за неуведомление или несвоевременное уведомление об утрате статуса самозанятого.

Реквизиты. Помимо фамилии, имени, отчества и адреса регистрации (жительства) самозанятого, в реквизитах стоит отразить как минимум один из идентификаторов физического лица. Например, паспортные данные, ИНН или СНИЛС. Если предусмотрен безналичный расчет, указывают и банковские реквизиты самозанятого.

Общая рекомендация при составлении договора с самозанятым — избегать условий, типичных для трудовых договоров:

• Должности или функции вместо результата.

• Режима рабочего времени, места работы.

• Обязанностей подчинения руководству компании и внутренним регламентам компании.

• Предоставления рабочего места.

• Обеспечение оборудованием, инструментами, техникой.

• Дисциплинарных мер, отпусков, больничных, выходных. 

Исключение этих условий значительно снижает риски переквалификации договора в трудовые отношения при проверке налоговой или трудовой инспекциями.

Подписывайте договоры с фрилансерами онлайн

В Сайне вы можете подписать гражданско-правовой договор, акт или техническое задание всего за пару минут. Без визитов, бумажных оригиналов и почты.

Подробнее

Закрывающие документы от самозанятого

Закрывающие документы — это документы, которые оформляют после выполнения обязательств по договору. Они нужны, чтобы подтвердить факт исполнения обязательств и признать расходы в налоговом учете заказчика.

Закон обязывает самозанятого выдавать заказчику только чеки, которые самозанятый оформляет в сервисе «Мой налог» после получения каждой оплаты по договору. Чек — основной закрывающий документ. Без него заказчик не может учесть расходы на оплату самозанятому.

Обязанности самозанятого оформлять другие документы в подтверждение выполнения обязательств в законе нет. Но стороны могут предусмотреть это в договоре. Обычно дополнительно в договоре прописывают подписание акта, например, выполненных работ, оказанных услуг, приема-передачи результата работ, товара или объекта в аренду. Именно акт подтверждает, что услуга оказана, а работа выполнена в соответствии с договором, а не только оплачена. Чек подтверждает, что самозанятый получил оплату за услуги, работы, товар.

Если выплата самозанятому положена только после оказания услуг, выполнения работ или передачи товара, то подписание акта необходимо. В таком случае прописывают, что основанием оплаты вознаграждения является подписанный акт. Например: «Оплата вознаграждения производится заказчиком после оказания услуг/выполнения работ/передачи товара и подписания сторонами акта оказанных услуг/выполненных работ/приема-передачи товара в порядке и сроки, предусмотренные настоящим договором…».

В законе нет унифицированной формы акта, стороны сами определяют его содержание. При этом согласованную форму можно сразу добавить в договор как приложение.

Если стороны прописали обязанность составлять и подписывать акты, то эти документы (как и чеки), становятся закрывающими документами.

Самозанятый также может выставлять счет на оплату, который формирует в сервисе «Мой налог». В законе нет обязанности для самозанятого выставлять счета на оплату, но ее также можно прописать в договоре. Это актуально, если оплату самозанятому производят в безналичной форме. По счету бухгалтерия может быстрее и корректнее провести платеж, так как счет содержит банковские реквизиты, наименование работ(услуг) и сумму к оплате.

Таким образом, обязательные закрывающие документы — это чеки. Дополнительные — счета на оплату, акты, отчеты, табели и иные документы, составление которых прямо предусмотрено в соглашении с самозанятым.

Как подписывать документы с самозанятым

Закон допускает подписывать документы с самозанятыми как в бумажном, так и в электронном виде. При подписании в бумажной форме у бизнеса увеличиваются сроки обмена документами и могут возникнуть сложности с доставкой при работе с удаленными исполнителями.

При подписании документов в электронной форме, например, через ЭДО скорость документооборота значительно увеличивается, а бизнес не несет расходы на печать и доставку. 

Коротко о том, как заключить договор с самозанятым

Сотрудничество с самозанятым оформляется по правилам гражданского законодательства. Прямой обязанности подписывать единый письменный договор нет. Однако при участии юридического лица или сумме сделки свыше 10 000 рублей обязательна простая письменная форма. На практике единый письменный договор — оптимальное решение, позволяющее зафиксировать условия сотрудничества и снизить юридические и налоговые риски.

В соглашении нужно определить предмет, сроки, цену и порядок расчетов, прописать обязанность формировать и передавать чеки, порядок сдачи и приемки результата, ответственность сторон.

Условия, характерные для трудовых отношений, лучше избегать, чтобы снизить риски переквалификации договора ГПХ в трудовой. Особенно, если самозанятый выполняет долгосрочные задачи или привлекается на регулярной основе.

Обязательный закрывающий документ — чек самозанятого. Акты и счета оформляются по соглашению сторон, когда обязанность по их составлению и подписанию предусмотрели в договоре.

Договор можно подписывать как на бумаге, так и в электронном виде с использованием электронной подписи через систему ЭДО.

Платформа для работы с самозанятыми от Сайна поможет оформить договоры, собрать чеки и проверить статус исполнителей. Все самое главное в одном окне — ничего не забудете.

Попробовать