Договор на бухгалтерские услуги с самозанятым

Не каждой компании нужен штатный бухгалтер. Если объем работы небольшой, может возникнуть идея нанять самозанятого — это возможность сэкономить на взносах и отпусках. Разбираемся, может ли бухгалтер быть плательщиком НПД и как правильно составить с ним договор.

Как бухгалтеру стать самозанятым

Бухгалтер — это специалист, ответственный за бухучет в организации, расчет зарплаты для сотрудников, сдачу отчетности в налоговую. Сначала разберемся, может ли бухгалтер работать как самозанятый.

По закону у директора организации есть выбор: он может поручить ведение бухучета главному бухгалтеру в компании или передать обязанности внештатному специалисту, заключив с ним договор оказания услуг (ч. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Самозанятые работают с заказчиками как раз по такому виду договоров, значит, и бухгалтер может.

Отношения с самозанятыми регулирует специальный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Он запрещает стать плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) тем, кто: 

• продает сигареты, алкоголь, молоко, велосипеды, духи и другие подакцизные товары или продукцию с обязательной маркировкой,
• занимается перепродажей товаров,
• добывает или продает полезные ископаемые,
• ведет бизнес на основе договоров комиссии или поручения,
• доставляет товары и принимает за них платежи.

Среди ограничений по видам деятельности бухгалтерского обслуживания нет. Это еще раз подтверждает, что бухгалтер вправе работать как самозанятый.

Чтобы перейти на НПД, бухгалтеру нужно скачать приложение «Мой налог» — это специальный сервис для самозанятых, в котором происходит все взаимодействие с ФНС. Следующий шаг — регистрация. Ее можно пройти одним из четырех способов:

• По паспорту. Отсканируйте документ на камеру телефона — заполнять вручную ничего не придется. Личность подтверждается фотографией на ту же камеру. 
• Через «Госуслуги». Способ подойдет тем, у кого есть подтвержденный аккаунт на портале государственных услуг. Введите логин и пароль от «Госуслуг», проверьте данные и подтвердите регистрацию.
• С помощью банковского приложения. Оформить самозанятость можно через электронный сервис некоторых кредитных организаций — полный перечень есть здесь.
• Через личный кабинет физического лица на сайте ФНС. Вариантом могут воспользоваться те, у кого уже есть аккаунт. Если его нет, лучше выбрать другой способ: чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, нужно лично сходить в налоговую.

Регистрация любым из способов займет несколько минут. Нужно указать регион,оказания услуг, и можно приступать к работе в качестве самозанятого.

Нюансы при работе с самозанятым бухгалтером

Заключить договор с самозанятым можно не всегда. Откажитесь от сотрудничества с бухгалтером, если:

• у него есть сотрудники по трудовому договору,
• его доход за год больше 2,4 млн рублей,
• он работал на вас по трудовому договору менее двух лет назад.

В первых двух случаях бухгалтер утрачивает статус самозанятого, в третьем — его доходы не могут быть объектом налогообложения по закону (п.п. 8 п. 1 ст. 8 422-ФЗ).

Есть еще одна особенность: нельзя подменять договором гражданско-правового характера (ГПХ) трудовые отношения с бухгалтером.

Например, фирма требует от соискателя, чтобы он каждый будний день с 9:00 до 18:00 был в офисе, полностью подчинялся директору, выполнял всю работу по бухучету. За это она обещает платить дважды в месяц. При этом компания не хочет перечислять за сотрудника НДФЛ и деньги в Социальный фонд России, давать отпуска и больничные. Поэтому предлагает кандидату стать самозанятым и заключить договор ГПХ.

Налоговая признает отношения между бухгалтером и фирмой трудовыми: сотрудник выполняет работу на постоянной основе, подчиняется руководству, получает зарплату как рядовые работники. За подмену трудового договора гражданско-правовым, организацию ждет административный штраф до 100 тысяч рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Дополнительно налоговая начислит суммы неуплаченных налогов и пени за просрочку.

Также стоит учитывать, что самозанятые бухгалтеры обязаны сообщать в Росфинмониторинг информацию о клиентах, когда совершает определенные операции (ст. 7.1. ФЗ от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем»). Штатный бухгалтер это делать не должен.

Как составить договор

Перед тем, как составлять договор, запросите у самозанятого бухгалтера паспорт, СНИЛС и ИНН. Данные нужны для того, чтобы выписать их в текст договора.

До заключения сделки попросите предоставить справку о том, что человек зарегистрирован как плательщик НПД. Документ формируется в приложении «Мой налог». Статус исполнителя можно проверить и самому. Для этого воспользуйтесь сайтом ФНС: укажите ИНН бухгалтера и текущую дату. Лучше проверять статус каждый раз перед оплатой услуг: бухгалтер мог утратить его и не предупредить об этом. В таком случае придется заплатить за него НДФЛ и взносы, иначе недоимку и пени взыщет инспекция.

С самозанятым бухгалтером заключайте договор возмездного оказания услуг. Общие правила для такого типа сделок указаны в главе 39 ГК РФ. В тексте договора укажите ИНН, ОГРН, наименование и адрес заказчика, а также реквизиты бухгалтера: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. Документ подготовьте в двух экземплярах: один для себя, другой для исполнителя. На каждом должны стоять подписи обеих сторон, если у компании есть печать, ее нужно поставить.

Договор можно заключить и в электронном виде. Например, обменяться сканами, подписанными собственноручно. В таком случае укажите в документе, что способ имеет юридическое значение для сторон и зафиксируйте адреса электронной почты, на которые будете отправлять сканы. Еще один вариант — подписать договор усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). При этом дополнительных условий в договоре прописывать не нужно, так как по юридической силе КЭП равна собственноручной подписи. А чтобы подписывать документы неквалифицированной или простой электронной подписью (НЭП или ПЭП), необходимо заключить соглашение об их использовании в документообороте.

Переходите на электронный документооборот с клиентами-физлицами и самозанятыми в сервисе Контур.Сайн

Подписывайте юридически значимые договоры, акты и другие документы удаленно. Электронную подпись для работы можно создать бесплатно и без визитов в удостоверяющий центр.

Узнать больше

Пример составления договора

Образец договора законом не предусмотрен, поэтому просто скачать его не получится — придется подготовить самостоятельно. Приведем несколько советов с примерами, как составить договор с самозанятым бухгалтером.

• В качестве сторон указывайте заказчика и исполнителя. Работник и работодатель для такого договора не подойдут.

• Обозначьте, что у бухгалтера есть статус самозанятого. Это освободит от уплаты НДФЛ и взносов.

• Установите для бухгалтера обязанность сообщить, если он перестанет быть самозанятым. Не всегда можно уследить за отсутствием у исполнителя работников или размером его доходов, поэтому лучше переложить эту ответственность на него.

• Закрепите за бухгалтером обязанность отправлять чеки в определенный срок. Без документов не получится учесть оплату самозанятому в налоговых расходах.

• В качестве предмета указывайте конкретные разовые бухгалтерские услуги. Например, подготовить бухбаланс, рассчитать и перечислить налоги в бюджет за определенный срок, сдать налоговую декларацию по НДС. Если определить услуги нечетко, а указать, что человек выполняет функции бухгалтера, договор могут приравнять к трудовому. Конкретный перечень работ можно расписать в приложении к договору.

• Установите штрафы за нарушение договора. Предусмотрите финансовые санкции за нарушение сроков направления чеков, а также неуведомление об утрате статуса самозанятого. Дополнительно можно установить штрафы за некачественные услуги.

Закон разрешает поручить работу по бухучету самозанятому специалисту. Стоит учесть некоторые особенности и правильно составить договор ГПХ, и тогда претензий со стороны налоговой и трудовой инспекции не будет.