Как вовремя сдать и заполнить ЕФС‑1 за сотрудника по договору ГПХ

Когда компания заключает с сотрудником договор гражданско-правового характера (ГПХ), сдать отчет ЕФС-1 в СФР нужно в максимально сжатые сроки – на следующий же день. Если сотрудник находится в другом городе, то сделать это оперативно становится сложно. Как быстро сдать отчет и не получить штраф, рассказываем в статье.

Обменивайтесь документами с самозанятыми и физлицами в Контур.Сайне. Подписывайте договоры, техзадания, акты и другие документы онлайн. Они будут юридически значимы.

Попробовать

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — отчет о сотрудниках, который работодатели сдают в Социальный фонд РФ. При этом, подают информацию не только о тех, кто трудится по трудовому договору, но и о сотрудниках с договором гражданско-правового характера.

За каких сотрудников по договору ГПХ, нужно отчитываться в ЕФС-1

По требованию закона работодатели должны отчитываться за некоторых сотрудников по договору ГПХ: например, которые оказывают услуги, выполняют авторский заказ и др.

Отчитываться нужно о физлицах, которые не платят налог на профессиональный доход (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Самозанятых в форму включать не нужно.

Принцип заполнения отчета ЕФС-1 на всех сотрудников по ГПХ одинаковый, а именно:

1. Все работодатели должны заполнять титульный лист с информацией о компании или ИП.
2. При заполнении подраздела 1.1 о начале и окончании договора ГПХ должны указывать код вида договора (по справочнику из Порядка заполнения).
3. Подраздел 1.2 заполняют компании, которые нанимают сотрудников с особенностями формирования трудового стажа (п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Например, работающих в районах Крайнего севера или приравненных к ним.
4. Если работодатель платит взносы на травматизм, то должен еще и заполнить раздел 2.

Как заполнять ЕФС-1 в зависимости от количества сотрудников

Если в компании десять или меньше застрахованных сотрудников, сдавать отчет можно в бумажном или электронном виде. Если таких работников больше, отчетность нужно заверить электронной подписью и отправить онлайн.

Если физлицо по ГПХ стало самозанятым

Бывает, что сотрудник в течение действия договора оформляет самозанятость. В этом случае работодателю нужно расторгнуть с ним старый договор и заключить новый (Письмо Минтруда от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784).

Как отразить это в отчете ЕФС-1

В подразделе 1.1 раздела 1 указать мероприятие «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», дату его начала и реквизиты документа. Если физлицо стало самозанятым — отразить мероприятие «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» и конец действия договора.

В чем особенности сдачи ЕФС-1 по ГПХ

Сдать отчет по сотрудникам с ГПХ нужно в короткие сроки: в течение рабочего дня после заключения или расторжения договора. Многие внештатники трудятся удаленно, поэтому есть риск не уложиться в это время и получить штраф (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП, п. 2 ст. 2 Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Поэтому лучше всего документооборот с сотрудником по ГПХ вести в электронном виде.

Приведем пример. Компания «Прогресс вперед» обучает студентов основам бизнес-анализа онлайн. Их головной офис находится в Екатеринбурге. Для работы с учениками они пригласили преподавателя-эксперта, который живет в Сочи. Чтобы специалист не ездил в другой город для подписания документов, «Прогресс вперед» отправил специалисту бумажный договор ГПХ, чтобы он вписал информацию о себе сам. Эксперт получил документ, указал свои данные, поставил текущую дату договора и отправил обратно. Документы до работодателя шли около недели, поэтому фирма не смогла подать ЕФС-1 в срок и получила штраф.

Как быстро оформить договор ГПХ и сдать отчет ЕФС-1

«Прогресс вперед» не получила штраф, если бы вела весь документооборот электронно. Например, в Контур.Сайне. Это решение создано специально для подписания договоров, актов и других документов с физлицами, которые работают по ГПХ, даже если у них нет квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Заключить договор через Контур.Сайн просто. Сначала компания регистрируется в сервисе и выпускает электронную подпись бесплатно. После этого приглашает контрагента — физическое лицо, которое работает по договору ГПХ. Он также регистрируется в сервисе и выпускает неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Она гарантирует, что документ заверен конкретным человеком, а также что условия договора не меняли после подписания. Затем контрагент подписывает договор и отправляет его обратно. Подробности о работе с документами в сервисе — в этой инструкции.

После подписания договора обеими сторонами можно оперативно получить все данные сотрудника и перенести их в сервис, где работаете с ЕФС-1 — например, в Контур.Экстерн — или в бумажную форму. Это значительно ускорит заполнение отчетности.

В Контур.Сайне можно подписать документы как с физлицами, так и с самозанятыми. Кроме договоров ГПХ, в сервисе можно работать с дополнительными соглашениями, техническими заданиями, актами приемки и выполнения работ. Все документы будут храниться в одном месте: их легко искать, скачивать и распечатывать.

Подключиться