Формально самозанятый, фактически сотрудник: штрафы для организации

Сотрудничество с самозанятыми снижает нагрузку на бизнес. Но если исполнитель работает в формате, близком к трудовым отношениям, у инспекций может возникнуть интерес к таким договоренностям. В статье разберем, на какие аспекты обращают внимание ФНС и ГИТ и какие штрафы для организации возможны в таких ситуациях. 

Платформа для работы с самозанятыми от Сайна поможет оформить договоры, собрать чеки и проверить статус исполнителей. Все самое главное в одном окне — ничего не забудете.

Попробовать

Кто такой самозанятый

Самозанятый — человек (физическое лицо или индивидуальный предприниматель), который работает сам на себя и самостоятельно платит налог на профессиональный доход — НПД. Этот налоговый режим стал популярен благодаря простоте регистрации и минимальной налоговой нагрузке: ставка 4% при работе с физлицами и 6% при работе с компаниями.

Чтобы быть самозанятым, нужно соблюдать несколько условий:

• доход не превышает 2,4 млн рублей в год;
• у ИП нет сотрудников, нанятых по трудовому договору;

• вид деятельности не требует лицензирования и подходит под условия применения НПД;

• нет трудовых договоров с заказчиком.

Риски для организаций при нарушениях

Самозанятые могут сотрудничать с юридическими лицами и ИП (заказчики), но только по гражданско-правовым договорам — на оказание услуг или выполнение работ. Такие договоры нужно заключать в рамках условий НПД; в них не должно быть признаков трудовых отношений.

Если договор с самозанятым составлен формально, а условия работы похожи на трудовые — с подчинением, графиком и типовыми задачами — это уже повод для вопросов со стороны проверяющих. В случае признания отношений трудовыми заказчику придется уплачивать дополнительные налоги, страховые взносы и штрафы. В таблице — несколько ситуаций, когда такое может произойти.

Что будет, если договор признают трудовым

Если налоговая или трудовая инспекция увидит признаки, что фактически самозанятый выполняет работу по найму, договор с ним могут переквалифицировать в трудовой. В этом случае организация становится работодателем задним числом — а значит, обязана заплатить все налоги, взносы, как если бы это был штатный сотрудник, а также штрафы за подмену трудовых отношений и уклонение от уплаты налогов.

Финансовые последствия:

• Страховые взносы: доначисление до 30% от суммы выплат.
• НДФЛ: доначисление от 13% налога на доходы физлиц.
• Пени: начисляются за каждый день просрочки с момента выплаты.

• Штрафы: до 20% от неуплаченной суммы налогов и взносов — за занижение налоговой базы (ст. 122 НК РФ).

Ответственность по КоАП РФ за подмену трудового договора гражданско-правовым (ст. 5.27 и ст. 4.1.2):

Уголовная ответственность. Если сумма неуплаченных налогов, сборов и страховых взносов за три последовательных финансовых года превысит 18 750 000 рублей, действия руководителя могут квалифицироваться как уклонение от уплаты налогов в крупном размере. В этом случае к нему могут быть применены следующие меры наказания:

• штраф от 100 000 до 300 000 рублей или в размере дохода за 1–2 года;
• принудительные работы до 2 лет;
• арест до 6 месяцев;
• лишение свободы до 2 лет и/или запрет занимать определенные должности до 3 лет.

Попадание в черные списки. С начала 2025 года Роструд ведет список работодателей по факторам недобросовестности. Организации и ИП, которые начисляют зарплату ниже МРОТ или подменяют трудовые отношения договорами ГПХ рискуют оказаться в общедоступном реестре.

Факт попадания в такой список влияет не только на отношения с налоговой. Он может стать причиной:

• дополнительных проверок;
• ограничений в закупках и кредитовании;
• недоверия со стороны партнеров и работников.

Реестр есть в открытом доступе и обновляется регулярно.

Ошибиться легко, если каждый раз готовить все документы вручную. Платформа для работы с самозанятыми от Сайна помогает не запутаться в договоре, актах и чеках; все оформляется автоматически и хранится в одном месте.

Попробовать

Когда у проверяющих появляются вопросы

Налоговая и трудовая инспекции в первую очередь обращают внимание на ситуации, когда:

1. Выплаты происходят регулярно — в одном и том же размере, по графику и за повторяющиеся однотипные задачи.
2. Самозанятый работает как часть команды: участвует во встречах, получает доступ к корпоративной технике.
3. Самозанятый начинает работать с бывшим работодателем до истечения двух лет с момента увольнения.
4. Нет подтверждающих документов — чеков, актов, переписки.
5. Поступают жалобы или запросы от работников, например, о незаконной замене трудовых договоров на гражданско-правовые. Мы даже разбирали интересные судебные кейсы — в отдельной статье.

Инспекторы смотрят не только на формулировки в договоре, а на то, как все устроено на самом деле. Если человек выполняет задачи по расписанию, согласовывает периоды отдыха, получает указания и отчеты напрямую от руководителя, это может быть воспринято как обычная работа по найму.

Если самозанятый нарушил правила

Иногда со стороны организации-заказчика нет никаких нарушений, но проблемы возникают уже со стороны исполнителя:

• Превышен лимит дохода (2,4 млн рублей в год) или появились наемные сотрудники — в этом случае человек уже не имеет права применять НПД.
• Нет чека — например, если исполнитель по какой-то причине аннулировал чек либо просто его не передал — не подтвердить выплату.
• Неверные данные при регистрации — например, самозанятый указал несуществующий ИНН или вид деятельности.

Компаниям важно сохранять все документы по работе с самозанятыми: договоры, акты, чеки и переписку. Если возникают сомнения — лучше еще раз свериться с исполнителем, запросить чек или уточнить его статус в специальных сервисах ФНС.

А если не хочется вручную каждый раз собирать акты и чеки, платформа для работы с самозанятыми от Сайна сделает это за вас — запросит документы у исполнителя и сохранит их в архиве.

Подключиться

Частые вопросы

Чем больше исполнителей, тем легче что-то упустить и запутаться. С платформой для работы с самозанятыми все выплаты под контролем — и можно спокойно расширять команду.

Начать работу