Соглашение о неразглашении с самозанятым: как составить NDA

При сотрудничестве с самозанятыми компания может передавать ему коммерческую тайну, персональные данные или допускать его во внутренние бизнес-процессы. Чтобы снизить риски утечки информации в таком случае, стороны заключают соглашение NDA. Рассказываем, в каких случаях стоит заключить такое соглашение, как его заключают и что делать при нарушении условий.

Антон Ермаков Эксперт

Зачем бизнесу заключать NDA с самозанятым

Соглашение о неразглашении или NDA — это гражданско-правовой договор, по которому одна сторона обязуется не раскрывать третьим лицам информацию, полученную от другой стороны в ходе сотрудничества.

Для штатных сотрудников обязанность соблюдать конфиденциальность информации закрепляют в трудовом договоре. Подробно это прописывают в нормативных актах компании. Например, в должностных инструкциях, положениях о коммерческой тайне, регламентах доступа к данным, политике конфиденциальности, политике обработки персональных данных.

Самозанятые — это не штатные работники компании. Значит, на них не распространяются внутренние локальные акты работодателя. Поэтому при сотрудничестве с самозанятыми конфиденциальные сведения защищают отдельным соглашением или специальным разделом договора.

Подписание NDA с самозанятым помогает:

• установить режим конфиденциальности — закрепить, какие данные относятся к конфиденциальным, каким образом они передаются, в каких целях их можно использовать;
• ограничить использование данных. Самозанятый использует полученную информацию только для выполнения конкретного задания;
• определить ответственность за разглашение — установить штрафные санкции, прописать обязанности по возмещению убытков и уничтожению полученных материалов с конфиденциальными сведениями;
• регламентировать работу — предусмотреть правила, которые запрещают копировать документы и информацию, передавать их третьим лицам, а также установить правила хранения файлов, порядок возврата материалов после завершения задания или сотрудничества.
• прописать ответственность самозанятого за нарушение режима конфиденциальности.

Когда нужно подписывать NDA с самозанятым

Соглашение о неразглашении требуется не во всех случаях сотрудничества с самозанятым. Например, компания привлекает специалиста для ремонта кондиционера в офисе. Для выполнения этой задачи подрядчик не получает ценной или секретной информации. В таком случае оформление NDA не требуется, а у компании нет рисков разглашения важных сведений.

Иная ситуация при сотрудничестве с самозанятым, который оказывает юридические услуги в споре с налоговым органом. В рамках оказания услуг исполнитель получает доступ к налоговой тайне, условиям договоров с контрагентами, сведениям о доходах, расходах компании, персональным данным сотрудников и контрагентов. В таком случае заключение соглашения о неразглашении оправдано и снижает риск утечки важных данных.

Как правило, подписывать NDA с самозанятым нужно, если передаваемая для выполнения задания информация обладает перечисленными признаками:

• коммерческая ценность;
• способность влиять на конкурентоспособность бизнеса;
• неизвестность третьим лицам и отсутствие в открытом доступе;
• утечка повлечет штрафные санкции со стороны госорганов;
• распространение может причинить компании материальные убытки или репутационный ущерб.

Иными словами, NDA с самозанятым составляют, когда он получает доступ к конфиденциальной информации компании, такой как:

• коммерческая тайна;
• база клиентов и контрагентов;
• разработки новых продуктов и технологии;
• персональные данные;
• информационные системы компании;
• маркетинговые и аналитические проекты;
• внутренние бизнес-процессам компании;
• архитектура ИТ-системы, цифровые продукты, программное обеспечение.

Соглашение о неразглашении можно подписывать до заключения основного договора с самозанятым на этапе переговоров о сотрудничестве. На этом этапе стороны могут уже начать обмениваться конфиденциальными сведениями: бизнес-идеями, финансовыми показателями и прогнозами, техническими процессами. Подписание NDA обеспечивает безопасное обсуждение будущего сотрудничества.

В Контур.Сайне можно подписать документы как с физлицами, так и с самозанятыми. Кроме договоров ГПХ, в сервисе можно работать с дополнительными соглашениями, техническими заданиями, актами приемки и выполнения работ. Все документы будут храниться в одном месте: их легко искать, скачивать и распечатывать.

Подключиться

Какую информацию считают конфиденциальной

Конфиденциальная информация — это непредназначенные для свободного распространения сведения, доступ к которым ограничен их владельцем или законодательством.

Виды конфиденциальной информации:

• личная или семейные тайны (сведения о частной жизни);
• коммерческая тайна;
• секреты производства (ноу-хау);
• персональные данные;
• государственная тайна;
• служебная тайна;
• налоговая тайна;
• профессиональные тайны — врачебная, нотариальная, адвокатская;
• тайна связи — переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений.

Для бизнеса особое значение имеют сведения, составляющие коммерческую тайну. Они используются в предпринимательской деятельности и не находятся в открытом доступе.

Коммерческая тайна защищается Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ. Строгого фиксированного перечня такой информации нет. К ней относят широкий круг сведений, например, данные о доходах и расходах компании, рентабельность продуктов и проектов, финансовые показатели, которые не подлежат обязательному раскрытию, базы клиентов и партнеров, условия сотрудничества с контрагентами, методики и технологии производства и маркетинговые стратегии. Бизнес самостоятельно определяет перечень сведений, в отношении которых устанавливают режим конфиденциальности.

Закон устанавливает список сведений, которые ни при каких обстоятельствах не могут признаваться конфиденциальными, в том числе коммерческой тайной. Например, к ним относят:

• общеизвестные сведения;
• сведения из учредительных документов;
• сведения из государственных реестров;
• информацию, подлежащую обязательному раскрытию по закону;
• численность работников, система оплаты труда, условия труда, задолженность работодателя по заработной плате;
• сведения о нарушениях законодательства;
• информацию, влияющую на безопасность человека или населения в целом.

Как составить NDA с самозанятым: структура и шаблон для скачивания

Рассмотрим, что обычно включают в NDA и что учитывают при его подготовке.

Завершают содержание соглашения реквизиты и подписи сторон.

Скачать шаблон NDA в виде отдельного соглашения

Начните переход на ЭДО с самозанятыми и физлицами уже сейчас. В Контур.Сайне бесплатно получите простую электронную подпись и подписывайте документы быстро и легко.

Подробнее

Как подтвердить согласие самозанятого с условиями NDA

Соглашение NDA работает, если самозанятый был ознакомлен с его условиями и согласился их соблюдать. Факт принятия устного обязательства по неразглашению информации доказать тяжело, поэтому NDA следует оформлять путем подписания письменного документа.

Это можно сделать двумя способами:

Способ 1. Включение условий NDA в основной договор

В этом случае в договор включают отдельный раздел, например, «Конфиденциальность» или «Неразглашение информации». Подписывая основной договор, самозанятый автоматически подтверждает согласие с условиями работы с получаемыми от компании конфиденциальными сведениями.

Способ 2. Подписание отдельного документа

Заключение самостоятельного соглашения позволяет направить фокус на конфиденциальность. Отдельное NDA концентрируется именно на защите данных и обязанностях самозанятого, поскольку отсутствуют условия основного договора (задание, сроки работ, оплата). При этом соглашение можно заключить до заключения основного договора. Это позволяет распространить режим конфиденциальности на сведения, которые предоставляются в рамках переговоров, даже если основный договор на работы или услуги в итоге не будет заключен.

Частые ошибки в NDA с самозанятым

К наиболее частым ошибкам относят:

Размытое определение конфиденциальной информации. Не стоит использовать формулировки «вся информация, переданная в рамках сотрудничества», «любые сведения, полученные от компании». Если перечень конфиденциальных сведений не конкретизирован, то могут возникнуть проблемы с доказыванием факта разглашения секретных сведений.

Отсутствие срока действия обязательства. Если срок действия режима конфиденциальности не установлен, то возникает спорный момент — действует ли режим после окончания сотрудничества.

Когда содержание NDA включается в договор с самозанятым, для обязательства о неразглашении прописывают свой срок действия, который может отличаться от сроков выполнения работ и услуг. Например, распространить режим конфиденциальности на период исполнения основного договора и в течение трех лет после окончания сотрудничества. Иначе обязательство по неразглашению прекратится вместе с прекращением основного обязательства по договору.

Завышенные штрафы и санкции. В NDA часто прописывают чрезмерно высокие штрафы за разглашение информации. Например, штраф в размере нескольких десятков миллионов независимо от последствий разглашения и без подтверждения причиненного ущерба компании. Такую санкцию суд может признать несоразмерной нарушению и уменьшить сумму штрафа.

Отсутствие доказательств согласия с NDA. Иногда соглашение о неразглашении направляют по электронной почте или скидывают ссылку на его текст, размещенный в Интернете. Такие способы не фиксируют факт согласия самозанятого. Соглашение надо составлять в письменной форме, а доказательство согласия с ним — это подпись самозанятого. Если документ подписывается в электронном виде, то это надо делать с использованием электронной подписи и через оператора ЭДО.

Самозанятый нарушил NDA: что делать

Если у бизнеса есть подозрения, что самозанятый разгласил секретные сведения, то для защиты своих прав он должен:

Проверить статус сведений — оценить, относится ли разглашенная информация к конфиденциальной и была ли она указана в NDA. Далее, подготовить доказательства передачи самозанятому таких сведений. Если компания не сможет доказать конфиденциальный статус данных, то в действиях самозанятого не будет нарушения.

Зафиксировать факт разглашения — доказательствами разглашения могут быть переписка, публикации в интернете, электронные письма, записи переговоров, свидетельские показания, документы и файлы, которые оказались в распоряжении третьих лиц.

Ограничить дальнейшее распространение информации и принять дополнительные меры — заблокировать доступ к корпоративным системам, изменить пароли и ключи доступа.

Установить последствия нарушения — определить, какой ущерб причинен разглашением информации, оценить финансовые убытки и репутационные потери. Между разглашением секретных сведений и возникшими у компании убытками должна быть прямая причинно-следственная связь.

Направить претензию нарушителю — обязательно, если досудебный порядок был прописан в договоре или NDA. В претензии требуют прекратить использование конфиденциальной информации, вернуть или уничтожить полученные материалы, документы и файлы, выплатить договорные штрафные санкции, добровольно возместить причиненные убытки.

За разглашение конфиденциальных сведений самозанятого можно привлечь к ответственности. Для этого компании необходимо обратиться в суд с исковым заявлением к самозанятому и доказать факт совершения нарушения. В иске обычно требуют взыскать с нарушителя убытки и договорную неустойку, запретить использовать информацию, вернуть полученные материалы и документы.

К административной и уголовной ответственности нарушителя привлекает государство. Для этого потерпевшая сторона обращается в правоохранительные органы. В зависимости от обстоятельств нарушения законом предусмотрены наказания:

• за разглашение информации с ограниченным доступом — ст. 13.14 КоАП;
• разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну — ст. 183 УК;
• распространение компьютерной информации, содержащей персональные данные — ст. 272.1 УК;
• распространение сведений о частной жизни — ст. 137 УК.

Применение к нарушителю административных или уголовных мер не ограничивает право потерпевшей стороны привлечь его и к гражданской ответственности в судебном порядке — взыскать убытки, договорные штрафы.

Коротко о NDA с самозанятым

NDA с самозанятым — это отдельное соглашение или раздел договора, который защищает конфиденциальную информацию компании при работе с внешним исполнителем. Оно нужно, поскольку самозанятые не подпадают под внутренние правила компании и обязаны соблюдать конфиденциальность только на основании договора.

В NDA фиксируют, какие данные считаются конфиденциальными, как их можно использовать и какая ответственность наступает за их разглашение. Такой документ помогает снизить риски утечки информации, защитить коммерческую тайну и заранее определить порядок действий при потенциальном нарушении.

Реклама 16+

Попробуйте ЭДО

Оцените преимущества электронных документов в Диадоке

Подключиться

Частые вопросы