Электронный документооборот с самозанятыми и физлицами

Информация, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным подписанному на бумаге (ст 6 63-ФЗ). 

Для признания простой и неквалифицированной электронных подписей (ПЭП, НЭП) аналогами собственноручных нужно заключить специальное соглашение. В Сайне оно подписывается в один клик — при регистрации.

В Контур.Сайне можно подписывать неформализованные документы — то есть такие, формат которых не утвержден ФНС. Например, к документам без утвержденного формата относят:

• договоры оказания услуг или гражданско-правового характера (ГПХ);
• допсоглашения к договорам;
• техзадания;
• официальные письма;
• акты приемки, выполненных работ и оказанных услуг;
• соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (NDA);
• доверенности;
• согласия на обработку персональных данных.

Все документы после подписания в сервисе будут юридически значимыми. 

Подписывать формализованные документы — например, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД) — можно в Контур.Диадоке. А для обмена кадровыми документами — например, заявлениями, инструктажами и приказами — подойдет Контур.КЭДО.

Контур.Сайн поддерживает все виды электронных подписей (ЭП).

Простая электронная подпись (ПЭП) обычно представляет собой связку «логин — пароль» и создается с помощью кода из sms.

ПЭП можно подписывать любые документы без утвержденного формата — договоры оказания услуг и ГПХ, акты, платежные поручения и пр.

Такая подпись создается быстро и бесплатно — прямо в сервисе. При выпуске нужно обязательно подтвердить личность по паспорту. Кроме того, стороны заключают соглашение о взаимном признании подписей. Так сервис позволяет удостовериться, кто конкретно будет подписывать документы. После подписания документа Сайн не дает вносить в него изменения, обеспечивая неизменность договоренностей.

Простая электронная подпись не имеет срока действия.

ПЭП подойдет вам, если:

• нужен более простой путь регистрации и создания электронной подписи для сотрудников и контрагентов;
• нужна подпись без ограничения срока действия;
• нужна бесплатная электронная подпись;
• нет специальных требований к ЭДО и электронной подписи;
• ваша компания допускает подтверждение личности не через ЕСИА.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается с помощью криптографических инструментов и за счет этого более надежна: ее невозможно взломать. Такой подписью также подписывают любые неформализованные документы без обязательного требования подписания на бумаге. НЭП гарантирует авторство подписанного документа и подтверждает, что файл не редактировали. Сертификат НЭП оформляется в Сайне за дополнительную плату.

При выпуске сертификата НЭП подписант подтверждает личность на портале Госуслуг. Неквалифицированный сертификат электронной подписи действует один год.

НЭП подойдет вам, если: 

• нужна дополнительная уверенность в безопасности подписания;
• у вас более высокие требования к надежности электронной подписи;
• вы готовы ежегодно перевыпускать подпись;
• вы согласны приобретать в сервисе сертификаты НЭП дополнительно к пакету документов.

Чтобы использовать ПЭП и НЭП, нужно заключить соглашение о признании подписи равнозначной собственноручной — такое соглашение является частью лицензионного договора Контур.Сайна. Сервис предложит заключить его при регистрации.

НЭП и ПЭП, выпущенные в Сайне, можно использовать только в сервисе и только для обмена неформализованными документами. Эти подписи не подойдут для сдачи отчетности и участия в госзакупках.

Если у вас есть действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), вы можете использовать и его для регистрации и работы в сервисе. КЭП подписывают любые документы, в том числе те, формат которых утвержден ФНС — например, отчетность в контролирующие органы.

КЭП так же, как и НЭП, создается с помощью криптографии, но выпускается в специальных удостоверяющих центрах. Например, в УЦ Контура или ФНС. При оформлении сертификата КЭП нужно лично посетить сервисный центр для подтверждения личности.

КЭП — самый надежный вид подписи. Она придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически согласно 63-ФЗ. 

КЭП подойдет, если у вас уже есть выпущенный сертификат КЭП в УЦ Контура или в любом другом УЦ. Если срок действия сертификата КЭП закончится, Сайн предложит использовать ПЭП или НЭП.

При использовании ПЭП и НЭП такое соглашение нужно заключить (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). В Сайне это делается в один клик — на этапе регистрации. Соглашение является частью лицензионного договора.

При использовании КЭП соглашение не требуется, так как сертификат выдает аккредитованный удостоверяющий центр.

Да, мы организуем ЭДО с самозанятыми и физлицами с соблюдением всех требований законодательства. При проверке вы можете предоставить подписанный документ и.sig-файл, который формируется при подписании документа НЭП. Он содержит информацию о том, когда и кем подписан документ, каким сертификатом, с каким сроком действия. Также Сайн ведет протокол подписаний, который указывает, кто, когда, в какое время отправил и подписал документ. Этот протокол легко предоставить при необходимости. Дополнительно на каждом документе стоит штамп с отметкой о подписании. Также Сайн создает протокол подписания, который указывает, кто, когда, в какое время отправил и подписал документ.

Документы, подписанные НЭП и ПЭП, имеют равную юридическую силу (ст 6. 63-ФЗ) при условии, что стороны договорились между собой о признании этих видов подписей.

Для признания ПЭП, НЭП аналогами собственноручных нужно заключить специальное соглашение. В Сайне оно входит в состав лицензионного договора и подписывается в один клик — при выпуске подписи.

С технической точки зрения между ПЭП и НЭП есть отличия.

Простая электронная подпись (ПЭП) обычно представляет собой связку «логин — пароль» и создается с помощью кода из sms.

НЭП создается с помощью криптографических инструментов и за счет этого более надежна, чем ПЭП.

При подписании документа НЭП формирует отдельный .sig-файл. Именно он содержит комбинацию криптографически защищенных данных о том, когда и кем подписан документ, каким сертификатом, с каким сроком действия. Также .sig-файл содержит криптографический код, который подтверждает подлинность документа. Если в документ внести изменения, то его код перестанет соответствовать данным в .sig-файле.

Соответствие документа и .sig-файла можно проверить в специальных сервисах, на Госуслугах или в модуле Сайна «Проверка ЭП».

Не важно, какую подпись вы используете, изменить документ после подписания не получится: Сайн не дает его редактировать, обеспечивая неизменность договоренностей.

При выпуске ПЭП и НЭП в Сайне нужно обязательно подтвердить личность.

При создании ПЭП сервис предложит подтвердить личность по паспорту. Нужно загрузить в сервис скан или фото разворота паспорта с фотографией и заполнить личные данные: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН.

Сайн должен убедиться, что паспорт действителен, а ИНН соответствует паспортным данным. Также сервис проверит на соответствие СНИЛС, ФИО и дату рождения.

Если Сайн не обнаружит противоречий в поданных сведениях, ваша личность будет подтверждена — можете подписывать документы созданной ПЭП.

В случае с НЭП Сайн сначала проверит паспортные данные, а затем запросит подтверждение личности через портал Госуслуг.