Как учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы»

Для Налогового кодекса затраты и расходы — это разные понятия. Если предприниматель будет всё записывать в расходы, то он нарушит требования закона и занизит налог. Поэтому всем предпринимателям на УСН «Доходы минус расходы» приходится разобраться, что считать расходами и как их учитывать.
Как учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы»

Какие расходы учитывают на УСН

Расходы, на которые можно уменьшить доходы при УСН, перечислены в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Перечень закрытый — всё, что в него не вошло, учитывать нельзя. 

На упрощёнке принимают к учёту:

  • Траты на покупку, строительство и реконструкцию основных средств — имущества стоимостью от 100 тыс. руб со сроком полезного использования больше года. Так, вы сможете учесть расходы на приобретение офисного помещения, торговой точки, служебного автомобиля и оборудования.
  • Расходы на ремонт основных средств — собственных и арендованных. Сюда включают стоимость запчастей и расходных материалов, оплату работ подрядчикам и др. Если основные средства отремонтировали ваши работники — выплаченную им зарплату. Затраты по арендованному имуществу учитывают, если ремонт по условиям договора — за счёт арендатора.
  • Материальные расходы. К ним относят затраты на покупку сырья и материалов для производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), комплектующих для монтажа, полуфабрикатов для дополнительной обработки, инструментов, спецодежды, топлива и др. Полный перечень — в ст. 254 НК РФ
  • Расходы на оплату труда сотрудникам — зарплата, премии, надбавки, доплаты, компенсации и другие выплаты, связанные с работой. 
  • Расходы по служебным командировкам — траты на проезд туда и обратно, наём жилья, суточные и т.д.
  • Уплаченные за работников взносы на все виды обязательного страхования — пенсионное, социальное, медицинское и от несчастных случаев. ИП может ещё учесть страховые взносы за себя, в том числе с дохода свыше 300 тыс. руб.
  • Налог на добавленную стоимость (НДС) по оплаченным поставщикам товарам, работам, услугам.
  • Затраты на почтовые, телефонные и другие виды связи, услуги интернет-провайдеров.
  • Налоги и сборы, уплаченные организацией или ИП на упрощёнке. Исключение — сам налог по УСН и авансовые платежи по нему. Не учитывают в расходах и НДС в случаях, когда вы на упрощёнке выписали счёт-фактуру с налогом, уплатили его и сдали декларацию. Нельзя учесть платежи за сверхнормативные выбросы загрязняющих веществ и штрафы. 
  • Расходы на дезинфекцию помещений, покупку спецодежды, перчаток, медицинских масок, лабораторного оборудования, обеззараживающих средств и другие траты, связанные с антиковидными требованиями. 

Всего в перечне разрешённых расходов больше 40 пунктов. Если не нашли среди них ничего подходящего, обратите внимание на материальные расходы. Их учитывают по-особому — как для расчёта налога на прибыль, который платят на общем режиме налогообложения. Поэтому список материальных расходов приведён отдельно — в ст. 254 НК РФ. Так как он открытый, можно учесть и другие траты. Для этого их прописывают в учётной политике. Но будьте готовы: при налоговой проверке придётся доказывать, что такие расходы нужны для бизнеса.

Условия признания расходов

Кроме попадания в перечень, расходы должны соответствовать ещё нескольким условиям.

  • Затраты экономически обоснованны — направлены на получение дохода и связаны с предпринимательской деятельностью. Так, к расходам на УСН нельзя отнести покупку шубы для сотрудника, а спецодежду — можно.
  • Затраты подтверждены оформленными по всем правилам документами: кассовыми чеками, счетами-фактурами или УПД, накладными, актами выполненных работ, бланками строгой отчётности и т.д. 
  • Расход совершён — товары уже получены, работы выполнены, а услуги оказаны.
  • Задолженность погашена: вы уже рассчитались с контрагентом.

Если все условия выполнены, затраты можно учесть при расчёте налога на УСН.

Когда учитывать расходы на УСН

На упрощёнке расходы учитывают по кассовому методу — принимают их к учёту после фактической оплаты. То есть ориентируются на последнюю из дат:

  • когда расплатились с поставщиком;
  • когда получили товары, работы или услуги.

Для товаров, приобретённых для дальнейшей перепродажи, есть ещё одно условие. Их учитывают в расходах, если уже перепродали покупателям.

Как вести налоговый учёт расходов

Налоговый учёт на упрощёнке ведут в специальной форме — книге учёта доходов и расходов (КУДиР). В ней пять разделов. Форма документа одна для всех, независимо от объекта налогообложения.

Её заводят на каждый календарный год и последовательно вносят поступления и траты. На УСН с объектом «Доходы минус расходы» заполняют разделы с первого по третий.

КУДиР можно вести в бумажном или электронном виде. Электронный вариант в конце отчётного периода распечатывают в одном экземпляре, сшивают, заверяют подписью руководителя и печатью (если есть).

Эльба формирует КУДиР автоматически. Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Попробовать

Особенности учёта стоимости основных средств

На УСН основные средства учитывают после того, как их оплатили и ввели в эксплуатацию. Стоимость списывают в расходы не сразу, а равными частями на последнюю дату каждого квартала до конца текущего года:

  • 31 марта — 1/4 от стоимости; 
  • 30 июня — 1/2;
  • 30 сентября — 3/4. 

На 31 декабря в расходах отразится полная стоимость основного средства. Сразу списать всю сумму в расходы можно только, если его ввели в эксплуатацию в четвёртом квартале.


УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут применять индивидуальные предприниматели и организации. Налогоплательщики должны делать авансовые платежи по УСН каждый квартал и итоговый платёж — по результатам года.

Предприниматели на УСН платят авансовые платежи по итогам каждого квартала. Если опоздать с уплатой, налоговая начислит пени. Разбираемся, как правильно рассчитать и перечислить авансовые платежи в налоговую. 

После принятия решения об открытии собственного бизнеса начинающему предпринимателю остаётся ответить на вопрос — какой моделью начисления налогов пользоваться. Общая система сложная и затратная, а патент подходит не всем. Поэтому малый бизнес часто выбирает УСН, но снова оказывается на развилке: «Доходы» или «Доходы минус расходы»? Статья поможет сделать выбор. 

УСН — это специальный режим налогообложения, который делает налоговую жизнь небольшого бизнеса проще. Рассказываем, как это работает.

На УСН предприниматель выбирает, какой налог платить: 6% с доходов или 15% с доходов за вычетом расходов. В статье разберем, для какого бизнеса подходит каждый вариант и как начать его применять.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.