Как выгодно закупать необходимые товары для офиса

Офис — это сердце компании, которое нуждается в уходе. Чтобы сотрудники работали эффективно, у них должно быть всё необходимое: канцелярия, бытовые товары, удобная мебель и современная техника.

Антон Артемов Экономист

Какие товары закупают в офис

Для работы офиса нужны разные вещи — от мелкой канцелярии до современной компьютерной техники. Полный список определяется индивидуально для каждой организации в зависимости от вида деятельности и потребностей сотрудников.

Основные категории:

Канцелярия. К ней относятся ручки, блокноты, бумага для принтера, папки для документов, степлеры и многое другое. От них зависит скорость работы — например, чтобы не приходилось искать бумагу для печати документов. Или ручку, чтобы записать что-то важное от клиента.

Канцтовары всегда должны быть в офисе с запасом. Нужно заранее заказывать новые партии и не ждать, пока всё закончится.

Мебель. Столы, стулья и тумбы закупают реже, чем канцелярию. Обычно перед открытием офиса, а потом по мере необходимости: при появлении новых сотрудников или износе используемой мебели.

В офисы закупают столы, стулья, небольшие тумбы для оргтехники, журнальные столики в общие помещения и т. п. Итоговый список зависит от кабинетов, которые будут в распоряжении сотрудников.

Компьютерная и оргтехника. Компьютеры, периферия, принтеры и сканеры — основа, необходимая для работы административного персонала. Может понадобиться и другая техника. Например, если есть переговорная, туда можно заказать проектор.

Если планируете сделать в офисе кухню для сотрудников, понадобится плита, кофемашина, микроволновка и другие вещи для приготовления еды.

С техникой ситуация такая же, как с мебелью: её покупают редко, в основном перед открытием, а затем по мере необходимости.

Продукты и бытовые товары. Чтобы сотрудники работали эффективнее, в офисе организуют кухню. Здесь можно прерваться на чай или кофе, чтобы обсудить с коллегами последние новости или проекты. Если поставить микроволновку, работники смогут разогревать домашнюю еду.

Некоторые идут дальше и делают полноценную кухню с плитой и духовкой. Это позволяет готовить прямо на работе. Сегодня такое часто встречается в офисах ИТ-компаний.

Чтобы кухня не стояла просто так, нужно регулярно закупать продукты: свежие фрукты, овощи, печенье, конфеты, чай и кофе. Также понадобятся одноразовые полотенца, туалетная бумага, мыло и другие бытовые вещи.

Когда в офисе работают 15-20 человек и более, по интенсивности закупок он не уступает производству. Нужно постоянно искать поставщиков с выгодными условиями, проверять качество товаров и контролировать сроки поставок.

Как организовать закупки

Так как офис постоянно нуждается в различных вещах, закупки должны быть организованы не хуже, чем на производстве. Если фирма небольшая, в офисе работают до 30-50 человек, обязанности ложатся на офис-менеджера. Он следит за порядком и отвечает, чтобы сотрудники и гости ни в чём не нуждались.

Компании покрупнее нанимают отдельного сотрудника, который ведёт учёт товаров и организует закупки.

Задачи по закупкам, которые решает офис-менеджер:

• Определяет потребности работников. Какие канцелярские и бытовые товары нужны, сколько продуктов закупать, требует ли замена техники или мебели.

• Следит за темпами расходования вещей, выбирает оптимальный момент для новых заказов. Задача — избежать перегрузки склада и нулевых остатков.

• Ищет поставщиков с лучшими ценами и сроками поставок.

• Отвечает за заключение договоров, обмен первичной документацией. Если покупает вещи за наличные, составляет отчёты о расходовании подотчётных средств.

• Составляет бюджеты для общего планирования: хотя бы на месяц вперед, в идеале — на более длительные периоды.

Для повышения эффективности закупок внедряют складскую аналитику, как на производстве или в магазинах. Тогда офис-менеджер видит текущие остатки; пользуется методом неснижаемого остатка, чтобы вовремя заказывать новые товары.

Поставщиков ищут привычными способами:

• Вручную через поисковые системы по запросам, связанным с нужными товарами. Выбирайте организации из своего города или региона, чтобы сэкономить на логистике.

• Маркетплейсы и интернет-магазины.

• Онлайн-каталоги производителей.

Ответственный за закупки должен регулярно обновлять базу поставщиков. Проверять, какие товары сняли с производства, актуальные цены на позиции и возможность доставки до офиса или транспортной компании.

Чтобы избежать мошенников, при заключении договора подключайте юристов. Они проверят потенциального контрагента, следуя рекомендациям по должной осмотрительности.

Закупки для офиса — это комплекс обязанностей, отдельный бизнес-процесс. С ростом организации потребуется отдельный специалист, поэтому вырастут расходы на зарплаты и страховые взносы. Но если пользоваться современными инструментами, можно оптимизировать процесс и сократить затраты.

Можно ли обойтись без отдельных специалистов

Большую часть времени занимает поиск поставщиков и актуализация базы. Ещё нужно тратить время на проверку контрагентов, заключение договора и обмен первичной документацией. 

Можно упростить задачу, если работать с B2B-маркетплейсом. В Контур.Витрине уже есть актуальная информация о товарах. Если карточка показывается в поиске, значит, ИП или ООО готов поставить товар по предложенной цене.

Например, нужно закупить шариковые ручки. В строке поиска вводим соответствующий запрос, выбираем сортировку «по возрастанию цены» и ищем оптимальный вариант.

На странице поиска показывается система налогообложения продавца. Если он работает на УСН, а вам нужно возместить НДС, можете быстро отфильтровать неподходящие карточки.

На странице товара есть описание и список регионов, в которые продавцы доставляют продукцию. Подходящие варианты добавляем в корзину, чтобы потом разом оформить заказы по всей номенклатуре.

С B2B-маркетплейсом проще организовать закупки, потому что:

• Продавцы обновляют цены и регионы доставки. Не нужно обзванивать поставщиков, чтобы узнать актуальную информацию.

• После регистрации продавцов проверяют по 30+ параметрам. К работе не допускают организации и ИП с сомнительными признаками.

• Деньги покупателей замораживаются на спецсчёте до подтверждения сделки. Если что-то пойдёт не так, вы получите их обратно.

• В маркетплейс встроен электронный документооборот, который упрощает обмен первичной документацией для налогового учёта.

С маркетплейсом офис-менеджер справится с закупками без отдельного человека, потому что сэкономит время на поиске поставщиков, обновлении базы и подготовке документов. Также снизится риск попасть на мошенников, которые пропадают после оплаты заказов.

Заключение

В 2024 году закупки офисных товаров становятся быстрее и удобнее. Даже если в офисе работают от 50-100 человек, с этой задачей под силу справиться одному офис-менеджеру.

В компании на 5-10 человек можно работать по старинке: вручную искать поставщиков, заказывать товары через интернет-магазины и регулярно обновлять базу контрагентов.

Но если хотите оптимизировать процессы, интегрируйте в работу B2B-маркетплейс. Упростите закупки канцелярии, бытовых товаров, продуктов и т. п. Когда сотрудники будут работать в комфортных условиях, вы опередите конкурентов.