Как вести учет для ИП на УСН в 2025 году: полное руководство

Предприниматели на упрощенке не ведут бухучет, но это не означает, что они вообще не отчитываются перед ФНС и СФР. Расскажем про основные требования и правила учета на УСН в 2025 году.

Элина Симцова Предприниматель, специалист по налогам и учету

Как учитывать доходы на УСН 

Чтобы вести деятельность на упрощённой системе налогообложения в 2025 году, ИП не должны превысить свой годовой доход больше 450 миллионов рублей. Когда сумма за год достигнет порога, предприниматель потеряет право на УСН.

Но что именно считать доходами и как учитывать? Доходы бизнеса — это выручка от продаж товаров или услуг, а также внереализационные поступления — платежи, не связанные с основным видом деятельности и перечисленные в ст. 250 НК РФ.

Отчитаемся по НДС

Эльба автоматически заполнит декларацию по НДС 5% и рассчитает налоги

Попробовать бесплатно

Для корректного учёта доходов важно фиксировать любой приход средств, вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), а также собирать документы по всем движениям денег (акты, чеки, договора).

Кроме того, если у ИП несколько ОКВЭД, то предстоит учитывать отдельно входящие платежи по каждому виду деятельности.

Чтобы подтвердить свои доходы, индивидуальные предприниматели сдают налоговую декларацию и дополняют её КУДиР по требованию ФНС.

Доходы удобно фиксировать в сервисе Контур.Эльба. Налог УСН рассчитывается по данным раздела «Деньги» и «Единый налоговый счёт». Можно настроить интеграцию с банком и ФНС, а после только проверять итоговый расчёт. 

Также сервис поможет учесть поступления по кассе. Для этого в разделе «Деньги» надо выбрать тип поступление «По кассе» указать тип операции, сумму, учёт в налогах, дату, контрагента, платёжку и описание. Но можно также настроить интеграцию с онлайн-кассой, чтобы отчёт за смену со всеми операциями приходил автоматически.

Как учитывать расходы на УСН 

Расходы ИП на УСН «Доходы» не влияют на налогооблагаемую базу. Но в случае режима «Доходы минус расходы» они важны, поскольку за их вычетом производится расчёт.

Согласно ст. 346.16 НК РФ существует закрытый перечень расходов, которые нужно учесть:

• материальные расходы;
• оплату труда;
• налог на имущество, если его используют в предпринимательской деятельности;
• расходы на ремонт основных средств;
• коммунальные и арендные платежи.

Расходы должны соответствовать тому направлению бизнеса, который приносит доход предпринимателю.

Например, если ИП Симцова использует ОКВЭД 73.12 «Представление в средствах массовой информации» и пишет статьи для блогов, то она не может в качестве расходов предоставить акты, чеки и договор на ремонт самосвала. 

Каждый ваш платёж должен быть подтверждён актами, счёт-фактурами и другими первичными документами, которые убеждают в реальности и обоснованности расходов.

Кроме того, все затраты должны соответствовать периодам. Ваши исходящие платежи могут быть только в том отчётном периоде, к которым они относятся. Например, нельзя учесть в 2025 году арендную плату за 2023 год.

Также закон предусматривает, что расходы будут зачтены только после фактической их оплаты, кроме некоторых случаев, например, амортизации основных средств.

Важен ещё момент признания расходов. Например, если ИП закупает товары, чтобы продать их на маркетплейсе, то расходы считают по мере их продажи. А если ИП закупает материалы для производства, то их списывают, когда они получены и оплачены, а не проведены на производственные цели со склада в цех.

Чтобы учитывать расходы с помощью сервиса Контур.Эльба, нужно настроить интеграцию с банком. После этого все расходы также автоматически синхронизируются. 

Подобным образом автоматизирован учёт эквайринга, когда по реквизитам система определяет банк или платёжный посредник, а также размер комиссии, которую прибавляет к сумме платежа.

Как учитывать доходы и расходы при возврате товаров 

В зависимости от выбранного вида объекта налогообложения на упрощённой системе, порядок учёта доходов и расходов при возврате товаров будет отличаться.

Если у ИП УСН «Доходы», то учитывать придётся следующим образом:

1. Уменьшите ваш доход на сумму возвращённой выручки кассовым методом.
2. Если при возврате вы использовали дополнительные расходы, например, отправили почтой или транспортной компанией, то минусуйте и эту сумму тоже.

Если налоговый режим УСН «Доходы минус расходы», то:

1. Отразите в первичных документах факт возврата товара, добавив возвратные накладные, акт сверки или другие документы возврата и перерасчёта с покупателем.
2. Сделайте корректировки доходной и расходной части.

Все операции по возврату должны быть с документами, отражёнными в сервисе или книге учёта доходов и расходов, чтобы соответствовать нормам ст. 314 НК РФ.

Как заполнить и сдать декларацию по УСН 

Декларация — отчёт о вашем бизнесе, который подтверждает, что вы правильно платите налоги. Здесь содержится информация обо всех доходах за 3, 6, 9 месяцев и за год.

У документа стандартная форма, разработанная ФНС, а правила заполнения содержаться в приказе. 

Процедура заполнения и сдачи декларации в 2025 году также определяется НК РФ. Для успешной подачи следуйте по шагам:

1. Соберите первичные документы, которые подтверждают ваши доходы и расходы (если объект налогообложения «доходы минус расходы»). Подойдут кассовые чеки, платёжки, банковские выписки, акты выполненных работ, накладные.
2. Заполните налоговую декларацию. Её шаблон можно взять на официальном сайте ФНС, либо заполнить в личном кабинете индивидуального предпринимателя на nalog.ru, либо воспользоваться бухгалтерским сервисом.

В 2025 у формы есть изменения: на титульном листе добавлен штрихкод, предусмотрено поле типа УСН (доходный или доходно-расходный). Также из декларации убрали поле «Наименование организации — представителя налогоплательщика», где подтверждали представителя, и теперь нужно указывать идентификатор GUID.

Если вы решили сдать бумажную версию, то нужно аккуратно заполнить бланк синими или чёрными чернилами. Помарки, зачёркивания, исправления корректором не допускаются. 

3. Подсчитайте и проверьте налоговые обязательства.
4. Сдайте декларацию несколькими способами: лично в налоговый орган, почтой с уведомлением о вручении, электронно через сервис ФНС, либо через бухгалтерскую платформу.

Срок сдачи декларации за 2024 год не позднее 30 апреля 2025 года.

Чтобы не тратить время, лучше воспользоваться сервисом, который автоматически заполнит декларацию за вас.

Для отправки отчётности через сервис Контур.Эльба, зайдите в раздел «Задачи и отчётность» → «Актуальные задачи». В подходящее время откроется задача «Заплатить налог и отчитаться по УСН за 2024 год», в которой нужно выполнить шаги.

Эльба автоматически сформирует декларацию, останется только проверить и направить в ФНС. 

Как оплатить налог по УСН 

Чтобы оплачивать налоги, предприниматель перечисляет авансы на свой единый налоговый счёт каждый квартал. Это нужно делать не позднее 28-го числа месяца после отчётного периода. В случае если этот день выходной или праздничный, то на следующий рабочий день.

В 2025 году установили такие сроки уплаты авансов:

• за весь 2024 год по декларации — не позже 28.04.2025;
• за первый квартал 2025 (январь, февраль и март) — не позже 28.04.2025;
• за первые полгода 2025 — не позже 28.07.2025;
• за девять месяцев 2025 — не позднее 28.10.2025;
• за весь 2025 — до 28.04.2026.

Авансы и общую сумму налога по упрощённой системе ИП перечисляет в составе единого налогового платежа (ЕНП). С его введением бизнесу больше не нужно заполнять несколько разных платёжек — предприниматель просто оставляет деньги на едином налоговом счёте (ЕНС), а ФНС сама распределит суммы (налог, пени, недоимка).

Чтобы перечислить такой платёж можно:

• сформировать платежи самостоятельно, взяв реквизиты на сайте налоговой;
• сформировать платёжки в личном кабинете ИП на сайте ФНС;
• использовать бухгалтерский сервис.

Ведите учёт без бухгалтера

Эльба поможет заплатить налоги и взносы, сдать отчёты. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

У авансовых платежей, минимального налога и суммы по итогу есть один КБК для оплаты в составе ЕНП — КБК 182 01 06 12 01 01 0000 510, а получателем будет Казначейство России.

До установленного срока оплаты необходимо предоставить уведомление об исчисленных суммах налога.

Даты отправки уведомлений в 2025 году:

• по авансовому платежу за первый квартал — 25 апреля;
• по авансовому платежу за полугодие — 25 июля;
• по авансовому платежу за девять месяцев — 27 октября.

Уведомление за год не предоставляется, так как по нему уже отправляют декларацию. 

В заявлении об исчисленных суммах надо указать сведения о тех налогах, которые ФНС спишет с вас в учётном месяце, а также проставить коды бюджетной классификации.

КБК для УСН «Доходы» в 2025 году включает налог и авансовые платежи, а сам код — 182 1 05 01011 01 1000 110. Отдельного КБК для уплаты пеней и штрафов больше нет, там один КБК — 182 0 10 61201 01 0000 510.

КБК для УСН «Доходы минус расходы» в 2025 и за налог, и по авансам — 182 1 05 01021 01 1000 110.

В уведомлении можно указать, какие у вас суммы к уменьшению в 4-й строке, например, если отчётный аванс получается меньше аванса за прошлый период, но отрицательная сумма не должна превышать весь авансовый платёж за предыдущий период. 

Заплатить налоги легко можно с помощью сервиса Контур.Эльба. Для этого воспользуйтесь инструкцией:

1. Зайдите во вкладку «Актуальные задачи» в разделе «Задачи и отчётность».
2. Проверьте, есть ли там текущие или предстоящие платежи по налогам.
3. Нажмите на задачу и дайте сервису рассчитать сумму.
4. Проверьте.
5. Сервис сформирует платёжное поручение в ваш банк.
6. Перейдите в онлайн-банк или откройте платёжку в pdf-формате с qr-кодом.
7. Заплатите.

Если налог у вас нулевой, то можно, зайдя в «Актуальные задачи», просто нажать на кнопку «Заплатить налог и отчитаться». Готово — вы подписали и отправили отчёт.

Как вести КУДиР

Предприниматели ведут КУДиР на каждый налоговый период, но если вы зарегистрировали свой статус ИП, например, в середине года — период будет считаться с момента создания ИП и до окончания года.

Вести такой документ можно в бумажном виде. Например, в магазине канцтоваров или на маркетплейсах можно купить журнал «Книга учёта доходов, расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя». В ней вам нужно заполнить титульный лист — указать налоговый период, год, ИНН ИП, объект налогообложения. Далее записывайте ваши доходы и расходы до конца года.

Можно вести в электронном виде, и так будет проще. После завершения налогового периода КУДиР нужно распечатать, прошить, пронумеровать и хранить у себя. На все операции в книге сохраняйте документы, которые подтверждают учёт — платёжки, договоры, накладные, акты выполненных работ или акты приёма.

Сервис Контур.Эльба поможет вести КУДиР бесплатно, а узнать подробности можно здесь.

Если вы ведёте учёт с помощью Контур.Эльба полностью, то книга учёта доходов и расходов всегда под рукой в разделе «Актуальные задачи», где её можно скачать в любое время и за любой период.

Также книгу можно распечатать в pdf-формате:

Что делать, если не вёл деятельность на УСН

Для сдачи нулевой декларации, если ИП не вёл никакой деятельности в 2024 году, нужно:

• Заполнить бланк вручную или на компьютере. В графе «Налоговый период» указывают код «34», как и для обычного документа по итогам года. Далее следуют варианты:
• Предоставить электронно через «Личный кабинет ИП» на сайте nalog.ru.
• Подать лично в ИФНС по месту жительства в двух экземплярах.
• Отправить почтой, заказным письмом.

Получается, для нулевой декларации сохраняются такие же правила, как если бы вы вели бизнес весь год. Главное — сдать вовремя, не позже 25 апреля 2025 года, иначе можно получить штраф и блокировку расчётного счёта.

Чтобы сэкономить время, минимизировать ошибки и следовать требованиям налогового законодательства, проще вести учёт в сервисе Контур.Эльба. Здесь интуитивно понятный интерфейс, автоматическая интеграция с банками, формирование всех нужных документов и отчётов, а также доступное обучение и техническая поддержка.