Как выставить счёт-фактуру на УСН

Бизнес на УСН, может выставлять счёт-фактуру партнёрам, даже если освобождён от уплаты НДС. Однако если организация — плательщик НДС, то это уже обязанность. Главное во всех случаях — соблюдать правила. Расскажем подробнее.

Элина Симцова Предприниматель, специалист по налогам и учету

Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура — это налоговый документ, основное назначение которого — зафиксировать сумму НДС по сделке для последующего принятия к вычету. Он не является первичным документом, подтверждающим сам факт сделки (для этого служат накладные или акты), но строго обязателен для работы с НДС.

ИП и ООО должны оформлять счета-фактуры при продажах, оказании услуг и получении авансов от покупателей, согласно п.3 ст. 168 НК РФ когда:

• Компания на УСН стала плательщиком НДС.
• Бизнес работает на ОСНО.
• Предприниматель — налоговый агент.

Также счёт-фактуру можно выдать добровольно, если об этом попросил клиент. Неважно, перешёл ли бизнес на НДС или счёт-фактура требуется разово, — правила выставления и учёта одинаковые.

Счёт-фактура позволяет принять к вычету НДС, но только если оформлен правильно и выставлен не позднее 5 календарных дней после сделки. Заранее оформлять не стоит, поскольку ФНС может отказать в вычете налога — дата в документе должна соответствовать или следовать за датой совершения операции.

Что такое НДС →

Уменьшайте налог в один клик

Эльба займется налоговой рутиной, а вы — развитием бизнеса. Для новых ИП год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Принципы выставления счетов-фактур

Важные особенности выставления счетов-фактур:

Право на вычет. Счёт-фактура — основание для покупателя принять уплаченный НДС к вычету. Он возможен при правильном оформлении, регистрации в книге покупок и общей ставке.

Строгая форма. В документе должны быть все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 169 НК РФ.

Электронная форма. С 2021 года плательщики НДС, продающие прослеживаемые товары, обязаны составлять счета-фактуры в электронном виде и обмениваться ими через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п.1 ст.169 НК РФ).

Ошибки. Неправильное оформление (например, ошибка в ИНН, сумме НДС или названии товара) может привести к отказу в налоговом вычете. Ошибки можно исправлять корректировочным счётом-фактурой.

Счёт-фактура для неплательщиков НДС. Если компания на УСН, ЕСХН или патенте выставит документ с выделенной суммой НДС, то она автоматически берёт на себя обязанность заплатить этот налог в бюджет и сдать декларацию НДС. По просьбе клиента продавец может выставлять счёт-фактуру с пометкой «Без НДС», но он не даст покупателю права на вычет.

Как посчитать НДС

Есть два способа:

Начислить сверх стоимости по формуле: 

Налог в виде суммы должен быть в счёте на оплату, первичных документах и счёте-фактуре.

Выделить из цены по формуле:

Так считают налог при авансах, удержании налоговыми агентами, продаже имущества и объектов физических лиц.

Как выставить счёт-фактуру

Для выставления счетов-фактур можно воспользоваться бухгалтерским сервисом. Электронный формат обеспечит правильность заполнения и мгновенное поступление адресату. Рассказали в статье, как с этим помогает Эльба.

Год онлайн-бухгалтерии для новых ИП

Если зарегистрировались в ФНС меньше 3 месяцев назад — бесплатно пользуйтесь Эльбой целый год

Забрать за 0 ₽

Бумажный вариант счёта-фактуры тоже можно выставить, но сейчас это делают редко. Нужно обязательно оформить два экземпляра для продавца и покупателя и оформить документ согласно Постановлению Правительства от 26.12.2011 №1137. 

Бланк можно только дополнять, исключать оттуда ничего нельзя. Если какие-то реквизиты или показатели отсутствуют, их можно не заполнять — оставить пустыми. Например, если нет грузоотправителя, соответствующая строка просто не заполняется. Главное — не удалять сами графы из бланка.

Основное в документе: сведения о продавце и покупателе, название товара, ставка и сумма НДС. Точный перечень реквизитов для каждого типа счёта-фактуры детально прописан в п. 5.1 и п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Счёт-фактуру заполняют, затем учитывают в регистрах учёта НДС и на этом основании формируют декларацию каждый квартал. Хранить бумажный вариант необходимо 5 лет. 

Если работаете с прослеживаемыми товарами, то счёт-фактуру или УПД нужно оформлять только в электронном виде.

Если вы обнаружите ошибки, которые могут помешать налоговому вычету, необходимо выставить корректировочный счёт-фактуру, а не исправлять уже выданный. Корректировочный счёт-фактура выставляется в случае изменения стоимости отгруженных товаров (например, при предоставлении скидки) или их количества.

Кроме того, существует универсальный передаточный документ (УПД). В нём сочетаются функции накладной и счёта-фактуры, что помогает сократить документооборот.

УПД и счёт-фактура: что это, в чём разница →

Эльба поможет с первичкой

Готовьте любые документы по сделке за пару минут в Эльбе. Для новых ИП год бесплатно

Создать документ

Как учитывать НДС

Счёт-фактуру обязательно отражают в регистрах:

• Книга продаж — когда начисляют НДС к уплате (выставляют счёт-фактуру).
• Книга покупок — для вычета НДС.
• Журнал учёта счёт-фактур.

Сведения из регистров переходят в декларацию по НДС, согласно п. 5.1 ст. 174 НК РФ. 

Сумма НДС, которую нужно уплатить в бюджет, рассчитывается как разница между НДС, начисленным при продаже товаров (работ, услуг), и НДС, принятым к вычету при покупке товаров (работ, услуг). Формула расчёта:

Декларацию нужно сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. Уплата налога производится равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за отчётным кварталом.

Даже если бизнес на УСН освобождён от НДС, при разовом выставлении счёта-фактуры или УПД нужно отчитаться по налогу. Для этого предпринимателю надо:

• Зарегистрировать документ в книге продаж.
• Заполнить и сдать ежеквартальную декларацию НДС.
• Заплатить всю сумму налога на ЕНС до 28 числа следующего месяца после окончания квартала.

Покупатель по такому счёту-фактуре может получить вычет входящего НДС. Но у продавца на УСН вычета НДС не будет, если он не плательщик НДС. 

Это правило действует, только если в счёте-фактуре или УПД выделена сумма НДС. Если компания на УСН выставляет документ с пометкой «Без НДС» — никаких обязанностей по уплате налога и сдаче декларации у неё не возникает.

Эльба + ЭДО = идеальное комбо

Создавайте первичку в Эльбе и сразу отправляйте её через ЭДО. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Ошибочное выставление счёта-фактуры

Если компания или ИП, применяющая УСН и не являющаяся плательщиком НДС, по ошибке выставила счёт-фактуру с выделенной суммой налога, это влечёт за собой чёткие последствия, предусмотренные НК РФ. Не существует процедуры «отмены» или «аннулирования» такого документа.

Порядок действий будет следующий:

1. Зарегистрируйте этот счёт-фактуру в книге продаж (п.3 ст. 169 НК РФ).
2. Исчислите и уплатите всю сумму НДС в бюджет.
3. Подайте налоговую декларацию за тот квартал, в котором был выставлен ошибочный документ.

Предприниматель не имеет право принять к вычету «входной» НДС по товарам, работам или услугам, связанным с этой операцией (п. 4 ст. 170, п. 2 ст. 171 НК РФ). Но важно уведомить контрагента — если ваш покупатель платит НДС, то имеет полное право принять налог к вычету на общих основаниях.

Предотвратить подобные ошибки помогут бухгалтерские программы. Для этого проверьте, что в сервисах установлен статус «Не является плательщиком НДС». Это заблокирует возможность случайного выделения налога.

Кроме того, используйте правильные формы. Для сделок можно применять УПД с пометкой «Без НДС» или обычные товарные накладные (ТОРГ-12) и акты. Также обучите сотрудников, чтобы они чётко понимали разницу между налоговыми режимами.

Ошибочное выставление счёта-фактуры с НДС на УСН — дорогостоящая ошибка. Единственный вариант исправить — выполнить обязанности плательщика НДС в полном объёме и направить усилия на недопущение таких ситуаций в будущем.

Минимизировать риск ошибок поможет Эльба. Она упростит подготовку и хранение документов, а в случае попадания под НДС отчитается по ставке 5%.