Как создать и использовать резерв по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию в налоговом учете

Чтобы неожиданные расходы на гарантийный ремонт и обслуживание не привели к убыткам, можно запланировать под них резерв. Расскажем, кто может создать резерв, как его рассчитать и что делать, если отложенных денег не хватило.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Создать в налоговом учете резерв по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию могут компании, которые обязались устранять поломки и недостатки реализованных товаров и работ в течение гарантийного срока (п. 1 ст. 267 НК РФ).

Резерв позволит списывать расходы на исполнение гарантийных обязательств более равномерно. Принятое решение о создании резерва и его предельный размер отчислений в резерв нужно закрепить в учетной политике компании для целей налогообложения (п. 2 ст. 267 НК РФ).

Создание резервов доступно только организациям, которые применяют метод начисления для целей налога на прибыль. На кассовом методе резервы создавать нельзя, так как все расходы учитываются только после фактической оплаты.

Когда формируется резерв на гарантийное обслуживание

Формировать резерв целесообразно каждый отчетный период по налогу на прибыль. Если компания рассчитывает налог ежеквартально, то резерв следует формировать раз в квартал в отношении всех продаж в данном периоде. Если ежемесячно, то и резерв нужно формировать каждый месяц.

Конечно, это нужно делать при условии, что в течение данного периода были реализованы товары или работы с гарантийными обязательствами (п. 3 ст. 267 НК РФ). Если такого не было, деньги в резерв не отчисляйте.

Ограничение суммы резерва

Резерв не может превышать величины, которая установлена законодательством (п. 3 ст. 267 НК РФ). Его предельный размер определяется по формуле:

Предельный размер резерва = Фактические расходы на гарантийный ремонт и обслуживание за последние 3 года / Выручка от реализации гарантийных товаров (работ) за последние 3 года (без НДС) × Выручка от реализации гарантийных товаров (работ) за отчетный (налоговый) период (без НДС)

Формула для расчета процента отчислений в резерв зависит от того, как долго компания занимается реализацией товаров (работ) с условием о гарантии.

Если организация продает гарантийные товары (работы) в течение трех лет или более, то формула расчета следующая:

Процент отчислений = Фактические расходы на гарантийный ремонт и обслуживание за последние 3 года / Выручка от реализации гарантийных товаров (работ) за последние 3 года (без НДС) × 100 %.

Размер отчислений в резерв определяется по формуле:

Сумма отчислений в резерв = Процент отчислений в резерв × Выручка от реализации гарантийных товаров (работ) за отчетный (налоговый) период (без НДС)

Если компания продает гарантийные товары (работы) менее трех лет, в указанных выше формулах используются данные за фактические сроки их реализации.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

На практике бывает, что компания раньше не давала гарантийные обязательства. В такой ситуации предельный размер отчислений нужно определить как сумму ожидаемых затрат (п. 4 ст. 267 НК РФ). Под ожидаемыми принято понимать расходы, которые предусмотрены в плане, с учетом примерной стоимости ремонта и всего срока гарантии. По истечении налогового периода резерв корректируется исходя из доли фактически осуществленных расходов по гарантийному ремонту и обслуживанию в объеме выручки от реализации указанных товаров (работ).

Как рассчитать сумму отчислений в резерв

Разберем на примере. ООО «Гарант-мед» с 2022 года продает медицинское оборудование и в течение следующих пяти лет гарантирует устранение любых поломок. В 2024 году компания формирует резерв на гарантийное обслуживание.

За 2022 год фактические расходы на ремонт составили 100 000 рублей, а выручка от реализации гарантийных товаров — 1 800 000 рублей; в 2023 году — 250 000 и 2 100 000 рублей соответственно.

Рассчитаем предельный процент отчислений в резерв: (100 000 + 250 000) / (1 800 000 + 2 100 000) × 100 % = 8,97 %.

Именно такой процент отчислений «Гарант-мед» будет направлять в резерв в течение года при продаже гарантийных товаров. Например, при продаже в 1 квартале 2024 года гарантийных товаров на сумму 500 000 рублей компания перечислит в резерв 44 850 рублей.

Как использовать резерв на гарантийное обслуживание

Если у организации есть гарантийный резерв, то все затраты по гарантии покрываются за счет резервных денег. В конце года нужно определить результат их использования. Всего возможно три варианта:

Резерв оказался меньше фактических затрат. Разницу нужно включить в состав прочих расходов по налогу на прибыль (п. 5 ст. 267 НК РФ). На следующий год процент отчислений в резерв увеличится.

Резерв превысил фактические расходы. Разницу следует перенести на следующий год (п. 5 ст. 267 НК РФ). При этом резерв на следующий год корректируется на остаток резерва текущего года. Если получается, что в текущем году резерв будет меньше, чем остаток прошлого года, лишняя часть остатка включается во внереализационные доходы текущего года.

Резерв больше не понадобится, так как прекращена продажа товаров (работ) с условием о гарантии. Если с прошлого года остался неизрасходованный резерв, его нужно включить в состав внереализационных доходов по истечению всех гарантийных сроков.