Как заверить книгу учета доходов и расходов для ИП

Книгу доходов и расходов (КУДиР) должны вести предприниматели и некоторые организации. С 2014 года книгу больше не нужно сдавать в ФНС вместе с налоговой декларацией, но некоторые ИП обязаны заверять ее в налоговой. Расскажем, кто и в какие сроки должен это делать.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

Что такое КУДиР и кто ее заполняет

Книга учета доходов и расходов — важный налоговый документ предпринимателей на разных системах налогообложения и компаний на УСН. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга, в которую вносят доходы и расходы с указанием даты и реквизитов документов, которые подтверждают операцию. Операции нумеруются сквозным порядком с начала года.

Сведения из книги позволяют рассчитать налогооблагаемую базу и заполнить декларацию. А еще книга бывает нужна при налоговых проверках: инспекторы сверяются с нею, чтобы убедиться в правильности рассчитанного налога.

Книги учета ведут предприниматели и некоторые организации. Названия и формы книг для разных налоговых режимов немного отличаются:

•  
• ИП и организации на УСН ведут Книгу учета доходов и расходов — утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, в приложениях к приказу есть форма книги и подробный порядок ее заполнения;
• ИП на ОСНО ведут Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций — утверждена приказом Минфина и Министерства по налогам и сборам от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430;
• ИП на патенте ведут Книгу учета доходов — утверждена Приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@;
• ИП на ЕСХН ведут Книгу учета доходов и расходов — утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Кто обязан заверять книгу учета

Заверение книги руководителем

Руководитель организации или ИП заверяют КУДиР всегда: указывають ФИО, ставят подпись и печать (если есть). Но момент заверения зависит от того, велась книга в бумажном виде или в электронном.

Бумажная КУДиР. Такую книгу можно купить в специализированных магазинах и заполнять ее от руки в течение года. Книга изначально прошита, а ее страницы пронумерованы: если разделы заполняются лишь частично, пустые страницы не нужно вырывать — их оставляют в книге. Такую книгу ИП или руководитель компании могут заверить до начала ее заполнения.

Иногда книгу на бумаге ведут иным способом: печатают бланки на принтере, заполняют от руки, а по прошествии года прошивают и нумеруют. В этом случае ИП или руководитель заверяют книгу, после того как она прошита и пронумерована.

Сдайте декларацию УСН через интернет

Контур.Экстерн поможет заполнить и отправить декларацию УСН без ошибок и в срок.

Попробовать бесплатно

Электронная КУДиР. В электронном виде книгу учета можно заполнять на компьютере в соответствующих бланках, которые нумеруют и печатают после завершения года, затем книгу прошивают и заверяют.

Самый простой способ заполнить КУДиР — сделать это автоматически в учетном сервисе. В течение года в систему вносят сведения о доходах и расходах, создают первичные документы. В нужные сроки система рассчитывает налоги, создает отчеты и Книгу учета — для этого нужно только нажать кнопку и вывести книгу на печать. После этого КУДиР прошивают и заверяют.

Заверение книги в ФНС

ИП и организации на упрощенке, патенте, ЕСХН освобождены от необходимости заверять книгу учета в ФНС — такого требования нет в приказах Минфина, утверждающих формы книг на патенте, УСН, ЕСХН. Налогоплательщики на этих режимах просто хранят книгу в бумажном виде, прошитую и заверенную руководителем, в течение 5 лет после года ее ведения.

Для книги учета на ОСНО есть особые указания о заверении в соответствующем приказе Минфина и МНС. Об этом напоминает Минфин в письме от 16.04.2021 № 03-02-11/28766.

• Бумажные книги заверяют в ФНС в том же году, когда книга ведется, до 30 апреля.

• Электронные книги заверяют, после того как они распечатаны, прошиты и заверены руководителем, до 31 марта следующего года после года их ведения.

Практика показывает, что инспекторы в отделениях ФНС не всегда понимают, почему им предлагают заверить КУДиР предпринимателя, особенно если речь идет о незаполненной бумажной книге. Но приказ Минфина и МНС России требует провести это мероприятие.

Когда может обнаружиться отсутствие заверения

Книга учета хранится у ИП или в организации 5 лет после года ее ведения. В большинстве случаев ее так и не открывают до момента уничтожения. Для плательщиков ЕСХН и ОСНО не так много ситуаций, когда ФНС может потребовать КУДиР:

• при камеральной проверки после сдачи уточненной декларации, если по итогу налог оказался снижен или увеличилась сумма расходов за год;

• при выездной налоговой проверке.

Остальные ситуации касаются, в основном, плательщиков УСН:

• компания или ИП приближается к доходному лимиту по УСН, при нарушении которого теряется право на спецрежим;

• при высоких расходах и если ИП или компания регулярно платит минимальный налог в 1% от доходов;

• при налоговых каникулах — ФНС нужно убедиться, что ИП соблюдает нормы, установленные для применения нулевой налоговой ставки.

При этом ФНС может запрашивать КУДиР при обычных камеральных проверках, хотя и не имеет права это делать. О том, как ответить на требование налоговой о предоставлении КУДиР, читайте в нашей статье.

Сдайте декларацию УСН через интернет

Контур.Экстерн поможет заполнить и отправить декларацию УСН без ошибок и в срок.

Попробовать бесплатно

Какой штраф грозит за отсутствие заверения КУДиР

Заверение книги учета при ОСНО — обязательный регистр КУДиР. Сам документ приобретает статус книги учета, только если в нем есть все обязательные реквизиты (письмо Минфина от 16.04.2021 № 03-02-11/28766). При отсутствии заверения инспектор может признать книгу недействительной, а значит условно отсутствующей. А за отсутствие важного регистра налогового учета полагается штраф по ст. 120 НК РФ и по ст. 15.11 КоАП РФ:.

• при отсутствии книги и первичных документов по операциям — 10 000 рублей;

• при отсутствии книги в двух и более налоговых периодах — 30 000 рублей;

• при недоплате налога из-за ошибок в книге — штраф 20% от недоплаты, минимум — 40 000 рублей.

Как прошить КУДиР перед заверением в ФНС

Обычно книгу прошивает бухгалтер — штатный или приходящий. Но и сам ИП или руководитель компании может с этим справиться. КУДиР сшивают и нумеруют, чтобы никто не мог незаметно подделать или изъять часть книги. Поэтому после прошивки книги бечевкой ее концы приклеивают к книге кусочком бумаги, после чего подпись и печать ставят, захватывая часть бумажной наклейки. Так что книгу не получится скрепить степлером или сделать ей обычный переплет в ближайшем копицентре.

Приказы Минфина относительно книг учета не регламентируют методы их сшивания и не дают образцы прошивки. Поэтому бухгалтеры и предприниматели применяют обычные для архивного дела методы, которые прописаны в нормах Росархива и госстандартах.

Для прошивки книги понадобятся: сама книга, включая пустые разделы, с пронумерованными страницами, тесьма или прочная веревка, шило или дырокол, клей для бумаги, небольшой бумажный квадрат примерно 7*7 см, шариковая ручка с синей пастой, печать (если есть).

В каком порядке прошивать КУДиР:

1. Пронумеруйте страницы, если номера не выставлены при печати, титульный лист можно оставить без номера.

2. Сложите страницы по порядку и сделайте отверстия в верхнем левом углу или по левому краю книги.

3. Протяните тесьму или веревку через отверстия, сформируйте шов и выведите концы веревки назад.

4. На тыльной стороне книги завяжите концы веревки и оставьте концы длиной 8-10 см.

5. Возьмите бумажный квадрат, согните его в отношении 1:2. Разместите листок поверх шва: меньшая часть закроет шов с передней стороны книги, а большая часть закроет узелок на тыльной стороне документа.

6. Наклейте листок. Концы веревки должны торчать из-под него.

7. Поверх листка на тыльной стороне напишите: «Прошито и пронумеровано N страниц». Поставьте текущую дату.

8. Заверьте книгу у руководителя: часть подписи должна заходить на листок на тыльной стороне, часть — на саму книгу. То же касается печати.

Вот и все. Теперь книгу останется заверить в ФНС и отправить на хранение в течение 5 лет.

Книгу учета для ИП и компаний на УСН легко вести в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Вы ведете учет доходов и расходов, загружаете банковскую выписку и сведения о продажах, платите зарплату, а сервис помогает оформить документы, напоминает обо всех задачах, рассчитывает налоги, формирует отчеты и создает КУДиР по итогам налогового периода. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новичков.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно