Книга учета доходов и расходов для ИП на ОСНО

Предприниматели на ОСНО обязаны заполнять книгу учета доходов и расходов (КУДиР), а еще заверять ее в ФНС. Расскажем, как вести книгу, в какие сроки ее нужно заверить и какие санкции грозят за нарушения в ведении КУДиР.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

В каком виде вести КУДиР на ОСНО

Предприниматели на разных налоговых режимах ведут книги учета доходов и расходов. Такая книга — основной налоговый регистр, в ней сходятся данные о доходах и расходах в течение налогового периода. На основании этого документа рассчитывают налоги и формируют налоговую декларацию.

Важно! Для каждого налогового режима установлен отдельный формат книги учета. ИП на ОСНО заполняют КУДиР, утвержденный Приказом Минфина № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (с изм. от 19.06.2017). Не перепутайте формы и заполняйте нужный документ.

Вести книгу учета можно на бумаге или в электронном виде.

Бумажная КУДиР

Если вам удобнее заполнять бумажную книгу учета, то в начале каждого налогового периода (календарного года) нужно подготовить документ:

• купить книгу учета соответствующей формы в магазине или скачать бланки документа и распечатать в достаточном количестве, пронумеровав страницы;

• заполнить титульный лист;

• прошить страницы книги (как это сделать правильно, читайте в нашей статье);

• на тыльной стороне книги указать количество страниц, дату прошивки, заверить это подписью ИП и печатью (если есть).

Электронная КУДиР

Большинство предпринимателей ведет КУДиР в электронном виде. Чаще всего книгу формируют в бухгалтерском сервисе: в течение года вводят в систему сведения о доходах и расходах, вносят в нее первичные документы для подтверждения операций, а по итогам года система автоматически формирует корректно заполненную книгу учета. Ее остается только распечатать с нумерацией страниц, прошить и заверить.

Другой вариант работы с электронной книгой — самостоятельно заполнять бланки. По итогам года их нужно будет распечатать, расположить в правильном порядке, пронумеровать, прошить и заверить.

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Как заверить книгу учета на ОСНО

Любой ИП заверяет книгу учета после ее прошивки. КУДиР прошивают, чтобы предотвратить подделку или уничтожение некоторых страниц. После прошивки документа концы тесьмы или веревки выводят на тыльную сторону книги и приклеивают к корешку небольшим листом бумаги. ИП собственноручно прописывает на листке количество страниц в книге и дату прошивки. Затем ставит свою подпись и печать (если есть) так, чтобы они частично заходили на страницу книги, а частично — на приклеенный листок.

Важно! Если в течение налогового периода хозяйственная деятельность не велась, то ИП формирует и заверяет нулевую КУДиР: в этом документе проставляют нули во всех графах, где отражается фактическое движение денег.

После этой операции ИП на ОСНО должен лично заверить книгу также и в ФНС. В приказе Минфина и МНС, который утверждает форму книги, указано, что заверение КУДиР в налоговой является обязательным реквизитом. Без него книга учета не считается правильно оформленной, а значит ее словно вовсе нет.  Об этом напоминает Минфин в письме от 16.04.2021 № 03-02-11/28766. А значит КУДиР предприниматели на ОСНО заверяют обязательно, несмотря на то что предприниматели на УСН и патенте не должны этого делать.

Есть разница при заверении бумажной и электронной книги:

• бумажные книги, прошитые и заверенные подписью предпринимателя, — то есть подготовленные к заполнению, заверяют в ФНС в том же году, когда книга ведется;

• заполненные в электронном виде книги заверяют после печати, прошивки и заверения предпринимателем — в следующем году после года, когда книга велась.

Инспекторы в отделениях не всегда понимают, почему они должны заверять КУДиР предпринимателя, особенно если это пустая прошитая книга, которую еще предстоит заполнить. Но это необходимая мера, о чем напоминает Минфин.

Сколько нужно хранить КУДиР

Книгу учета хранят в архиве предприятия 5 лет после года, когда ее вели. Чаще всего книга лежит нетронутой до момента уничтожения. Но есть ситуации, когда налоговая может затребовать книгу и найти ошибки в ее оформлении — например, отсутствие заверения в ФНС:

• в ходе камеральной проверки после сдачи уточненной налоговой декларации, в которой снизился налог к уплате или увеличились расходы;

• в ходе выездной налоговой проверки.

Если налоговая запрашивает КУДиР при обычных камеральных проверках, вы можете не предоставлять документ, хотя и обязаны ответить на требование пояснением или мотивированным отказом. Подробнее о проверках КУДиР читайте в нашей статье.

Какой штраф грозит за нарушения при ведении КУДиР

За некорректное ведение книги или ее отсутствие грозят штрафы. Если инспекторы найдут ошибки в КУДиР, их придется исправить и, возможно, пересчитать налоговую базу, доплатить налог. Санкции прописаны в ст. 120 НК РФ и в ст. 15.11 КоАП РФ:

• за ошибки, отсутствие первичных документов по операциям, отсутствие самой книги — 10 000 рублей;

• если книгу не вели в двух и более налоговых периодах — 30 000 рублей;

• при занижении налога из-за ошибок в КУДиР — штраф 20% от недоплаты, минимум — 40 000 рублей.

Как заполнять КУДиР на ОСНО

Форма книги унифицирована. Но предприниматель может ее изменить и тогда должен согласовать изменения с ФНС при заверении книги, иначе документ будет считаться некорректным.

В книге фиксируют все сведения об операциях в бизнесе: об основных средствах и отчислениях на амортизацию, о расчете зарплаты, НДФЛ и взносах, об аренде, коммунальных и других расходах. Вот общие требования к ведению книги:

• операции вносят в книгу в хронологическом порядке, непрерывно и в полном объеме, а хронология определяется кассовым методом — то есть по дате поступления или расходования денег;

• при производстве расходы на материалы и сырье учитывают по дате реализации произведенных товаров, работ или услуг;

• авансы вписывают в графу доходов в момент их поступления на счет, а не в момент исполнения обязательств предпринимателем; возвращенные авансы учитывают с отрицательным значением;

• данные вносят в соответствующие разделы книги на основании первичных документов: рядом с содержанием операции прописывают реквизиты первички, а сам первичный документ хранят не менее 5 лет после года, когда он был составлен, и предоставляют в налоговую по требованию;

• доходы и расходы учитывают в рублях, а суммы валютных операций пересчитывают по курсу Центробанка на дату поступления или списания денег;

• на каждый налоговый период заводят новую книгу учета;

• разные виды деятельности ИП: скажем, производство и ремонтные услуги — учитывают в одной книге, но в разных разделах;

• если в книге, которая ведется от руки, появились ошибки, их исправляют по общему правилу для бухгалтерских документов: зачеркивают ее одной чертой, чтобы инспектор мог прочитать неверную строку, рядом пишут корректные данные, ставят дату исправления и заверяют подписью ИП.

Из каких разделов состоит КУДиР

В КУДиРе есть титульный лист и шесть разделов, которые состоят из различных таблиц и заполняются в зависимости от типов деятельности ИП. Данные нужно вносить только в те таблицы, которые касаются деятельности предпринимателя.

Титульный лист включает данные о предпринимателе: имя, адрес, ИНН, код налогового органа по месту регистрации, данные из свидетельства о постановке на учет, банковские реквизиты. Все это ИП заверяет подписью и печатью (если есть).

Раздел I «Учет доходов и расходов» — нужен для учета полученных в налоговом периоде доходов, авансов и фактически понесенных расходов. Затраты на сырье, материалы и полуфабрикаты в раздел вносят после реализации готовой продукции, работ или услуг.

Разделы II-IV — отведены для сведений по амортизации основных средств, нематериальных активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов. Здесь первоначальная стоимость — это цена при покупке, затраты по доставке, настройке и вводу в эксплуатацию. В расходы списывают только амортизацию, начисленную за налоговый период и только по собственному имуществу ИП. Доход от реализации имущества — это разница между стоимостью его реализации и остаточной стоимостью.

Раздел V — здесь рассчитывают выплаченную в налоговом периоде зарплату и налоги с нее. Таблица раздела похожа на расчетно-платежную ведомость и формируется помесячно. В ней отражают такие сведения:

• суммы рассчитанной и выплаченной зарплаты;

• премии и компенсации;

• стоимость товаров, если они были выданы в качестве зарплаты в натуральной форме;

• выплаты подрядчикам по договорам ГПХ;

• другие виды выплат;

• рассчитанный НДФЛ;

• другие удержания;

• дата выплаты.

Раздел VI — здесь рассчитывают налоговую базу по НДФЛ предпринимателя по итогам года. На основе расчетов уплачивают налог и заполняют декларацию 3-НДФЛ.

Если по итогам налогового периода по данным книги образовался убыток, то налог не уплачивают, но убыток в большинстве случаев нельзя перенести на будущий налоговый период и учесть его при расчете налогов будущих лет.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно