Как отразить взаимозачет в КУДиР при УСН

Задолженность перед контрагентами можно закрыть не только денежным переводом, но и товарами, услугами или «схлопнуть» взаимные долги. Расскажем, как упрощенцу оформить такой взаимозачет в КУДиР и рассчитать налоги.

Ирина Николаева Налоговый журналист, бизнес-тренер

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

Что такое КУДиР простыми словами

Книга учета доходов и расходов при УСН — это главный налоговый регистр. В нее предприниматели и компании заносят все операции, благодаря которым бизнес приносит доходы или требует расходов. Упрощенцы с объектом «доходы» заполняют только «доходную» часть таблиц книги, а на объекте «доходы минус расходы» — таблицы и по доходам, и по расходам.

Книга заводится на один год — налоговый период. Форма КУДиР для упрощенцев и подробные инструкции по ее заполнению приведены в приложениях к приказу Минфина от 22.10.12 № 135н. Операции в книгу вносят в хронологическом порядке и нумеруют от начала книги до ее конца сквозным методом. К каждой операции указывают реквизиты первичных документов, которые эту операцию подтверждают, а сами документы хранят не менее 5 лет после года, когда они были оформлены.

После завершения календарного года — налогового периода — книгу больше не ведут. После этого ее нужно распечатать, прошить, заверить подписью руководителя и печатью и хранить в течение 5 лет. Заверять КУДиР в налоговой упрощенцам не нужно, но книга может понадобиться при проверках — камеральных или выездных, так что нужно держать этот документ в порядке. За ее отсутствие или ошибки в ней положены штрафы, вплоть до очень серьезных.

Как вести КУДиР

Заполнять книгу можно на бумажном носителе, в электронном виде и автоматически с помощью бухгалтерских программ и веб-сервисов. В любом случае, после завершения отчетного года книгу нужно распечатать или собрать в хронологическом порядке, прошить, заверить у руководителя и отправить на хранение.

• На бумаге книгу учета сегодня ведут нечасто. Для этого покупают в специализированных магазинах готовую незаполненную КУДиР с уже пронумерованными страницами или распечатывают бланки для книги по мере надобности и заполняют их, а в конце года нумеруют и прошивают. В течение года нужно аккуратно заполнять от руки соответствующие разделы книги, нумеровать операции, указывать реквизиты документов.

• В электронном виде книгу ведут, заполняя бланки в виде таблиц Excel и Google или PDF. Разница с бумажным вариантом только в том, что заполнять таблицы нужно не от руки, а в компьютерном редакторе, и ошибки в КУДиР исправить проще, если их обнаружили в течение налогового периода. В остальном такое заполнение тоже требует внимательно вносить операции в книгу, указывать реквизиты документов.

• Автоматически в веб-сервисе вести КУДиР проще всего. В течение налогового периода нужно вносить в сервис документы по операциям, загружать банковскую выписку, а сервис сам примет в доходы или расходы нужные суммы, рассчитает авансы и налог, затем по итогам года сформирует КУДиР по этим сведениям — книгу нужно будет только распечатать, прошить и заверить руководителю, заботиться о ее заполнении не нужно.

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Как отразить в КУДиР бартер

Бартер — это обмен товарами или услугами, равноценный или с доплатой, он фиксируется в договоре мены. Удобнее всего для учета заключать договор мены равноценными товарами или услугами. Скажем, вы поставили контрагенту партию стульев на сумму 15 000 рублей, а он вам — партию пиломатериалов для производства мебели на ту же сумму. Передачу товаров с каждой стороны оформляют товарной накладной.

Если компании обмениваются неравноценными товарами, то контрагент, который получает товары по более дешевой стоимости, доплачивает за поставку. А если товары обменивают на услуги, то заключается смешанный договор, и его лучше оформить взаимозачетом — расскажем об этом в следующем разделе.

Договор мены оформляют письменно: каждая сторона становится одновременно покупателем и продавцом определенных товаров, сделка происходит по правилам купли-продажи. В сети много шаблонов для договора мены, их можно переделывать под себя. В таком договоре обязательно должны быть:

• название, количество, ассортимент и другие характеристики передаваемого товара с каждой стороны;

• стоимость товара, а если не указать стоимость, то товары считаются равноценными;

• срок выполнения договора, где безопаснее всего провести одновременный обмен;

• срок перехода права собственности — обычно это происходит после передачи товаров каждой стороной.

Не стоит занижать стоимость товаров в договоре, иначе это может заинтересовать налоговую и привести к проверке. Если инспекторы заподозрят серьезное занижение цены по сравнению с рыночной, могут доначислить налог и насчитать пени.

Бартер при УСН «доходы»

В КУДиР при «доходной» упрощенке прописывают стоимость переданного вам товара, которая определяется по договору или как рыночная. Операция оформляется на дату передачи товара и подтверждается накладной и договором мены.

Скажем, вы заключили договор с ООО «Двор чудес» на обмен товарами на сумму 40 000 рублей. По договору вы передали свои товары 17 января, а контрагент прислал вам свою партию 23 января. Тогда ваши товары считаются оплаченными 23 января, на эту дату и нужно будет отразить в КУДиР реализацию товаров на сумму 40 000 рублей.

Бартер при УСН «Доходы минус расходы»

На упрощенке «доходы минус расходы» нужно также списывать переданный товар в расходы. Здесь по-прежнему нужно применять правила учета расходов из ст. 346.16 НК РФ:

• расход должен быть экономически обоснован и целесообразен для бизнеса;

• должен быть подтвержден документами — договором мены и накладной от контрагента;

• товар должен быть получен — то есть вы приняли товары от другой стороны;

• расход должен быть оплачен — вы со своей стороны тоже передали товары взамен полученных.

Сумма расхода указывается по договору мены или по рыночной стоимости переданных товаров.

Дата списания переданных товаров в расходы определяется в зависимости от того, что вы получили:

• основное средство списывают равными долями в течение года поквартально: с момента ввода в эксплуатацию до конца года на последний день квартала;

• материалы — на дату передачи контрагенту;

• товары для перепродажи — по мере реализации, то есть на момент, когда договор мены выполнен: обе стороны передали свои товары.

Скажем, если вы передаете контрагенту доски 20 января, а он вам — мебельную ткань 25 января, возможны варианты. Первый: вы покупали доски для собственного производства, значит для вас это материалы, так что списать их можно на дату реализации — передачи контрагенту 20 января. Второй: доски вы покупали для перепродажи, для вас это товар, так что списать их можно на момент оплаты, то есть когда контрагент передал вам мебельную ткань 25 января.

Записи в расходной части КУДиР делайте согласно этому правилу и подтверждайте реквизитами первички: договора мены и накладных по передаче товаров, материалов или основного средства.

Записи в доходной части КУДиР в этом случае делаются по плану, который мы прописали для УСН «доходы».

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Как отразить в КУДиР взаимозачет

По сравнению с договором мены, взаимозачет оформить легче, поэтому чаще всего компании прибегают к нему. От бартера взаимозачет отличается тем, что его проводят по крайней мере по двум договорам: по одному договору вы покупатель, по другому продавец, и с контрагентом у вас есть долги друг перед другом. Кроме того взаимозачет — это не сделка, а зачет взаимных обязательств.

Скажем, вы заключаете договор поставки с компанией и передаете три офисных стола, а компания заключает с вами договор об оказании услуг и проводит для вас длинную рекламную кампанию в соцсетях. Для этого заключаются договор поставки и договор оказания услуг, каждый из них предполагает оплату. Можно расплатиться деньгами, а можно взаимные обязательства погасить взаимозачетом — полностью или частично, если суммы задолженностей не совпадают.

Для проведения взаимозачета должны выполняться два условия:

• Требования у контрагентов однородные. Скажем, если у каждой организации денежный долг перед другой стороной — требования однородные. Но если согласно договорам одна сторона расплачивается деньгами, а другая векселем, такие требования не считаются однородными, их нельзя погасить взаимозачетом.

• Договорное обязательство превратилось в задолженность: за поставку или оказанную услугу не успели рассчитаться.

Оформить взаимозачет можно по заявлению в свободной форме, которое одна сторона направляет другой. Вы просто сообщаете контрагенту, что зачли обязательства друг перед другом по таким-то договорам на такую-то сумму. Чтобы убедиться, что контрагент получил ваше заявление, лучше отправлять его заказным письмом с уведомлением о вручении. С того дня, когда контрагент получил уведомление, обязательства друг перед другом считаются исполненными.

Другой способ зачесть взаимные обязательства — составить акт взаимозачета в двустороннем порядке. Этот способ более безопасный. Акт тоже составляется в свободной форме, в него вносят реквизиты документов для взаимозачета: договоров, накладных или актов — и обе стороны ставят подписи и печати (если есть).

Оформление КУДиР при взаимозачете

В доходной части КУДиР при взаимозачете отражают стоимость товаров или услуг согласно договору, задолженность по которым погашена. Доходы фиксируют на дату заявления или на дату подписания акта взаимозачета. В качестве первичного документа указывают реквизиты заявления или акта взаимозачета.

В расходной части КУДиР указать расходы, понесенные по договору, тоже можно только по факту заявления или подписания акта взаимозачета. При списании в расходы тоже нужно учитывать тип товара, по которому проводится взаимозачет: основные средства, материалы, товары для перепродажи.

Например, вы отправили в ООО «Розовый слон» три стеллажа для книг на сумму 24 000 рублей по договору поставки, а они оформили вам неоновую вывеску над шоу-румом на ту же сумму по договору оказания услуг. Стеллажи переданы покупателю, вывеска работает, теперь вы решили погасить взаимные обязательства и подписали с контрагентом акт взаимозачета 28 января.

В доходной части КУДиР вы отразите доход в размере 24 000 рублей на 28 января. По акту взаимозачета произведенные вами стеллажи считаются реализованными покупателю после передачи товара и его оплаты. Если вы сами производите стеллажи, то материалы на их изготовление вносятся в расходную часть КУДиР на момент их оплаты. Если стеллажи вы покупаете для перепродажи, то в расходы их себестоимость спишете после их поставки и оплаты — то есть на дату акта взаимозачета 28 января.

Итак, взаимные обязательства удобно погашать договором мены при одновременном обмене товарами и при их равнозначной стоимости. Если происходит обмен товарами и услугами, которые передаются сторонам в разные даты и отличаются по стоимости, проще оформить взаимозачет — по заявлению или актом взаимозачета.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Экстерне. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно