Как заполнить сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1

Если у вас есть сотрудники, нужно отчитываться перед СФР об их трудовой деятельности. Сведения формируют на основании первичных документов и подают в составе ЕФС-1. Рассказываем, когда отправить и как заполнить отчет.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Попробовать бесплатно

Кто и в каких случаях сдает сведения о трудовой деятельности

Отправлять эти сведения — обязанность любого работодателя. Это касается и организаций, и ИП. С 2023 года сведения о трудовой деятельности сдают в составе ЕФС-1: чтобы отчитаться, надо заполнить подраздел 1.1 раздела 1 единой формы (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281). Работодатели сдают отчет в СФР.

Отчитываться надо по всем наемным работникам — и по штатным, и по совместителям, и даже по удаленщикам. 

Если компания / ИП заключила гражданско-правовой договор с исполнителем и начисляет страховые взносы на выплаты по такому ГПД, об этом тоже надо отчитаться. Подраздел 1.1 заполняют для договоров:

• выполнения работ / оказания услуг;
• авторского заказа;
• об отчуждении исключительного права на научные, литературные произведения, искусства;
• лицензионные с издательством;
• лицензионные о предоставлении права использования научных, литературных произведений, искусства, в т. ч. соглашения о передаче полномочий по управлению правами, которые заключили со специальной организацией на коллективной основе.

А вот в каких случаях надо заполнять и отправлять в СФР подраздел 1.1 (п.п. 4,5 Порядка заполнения № 2281):

• если заключили или прекратили трудовые / служебные отношения по ТК РФ и другим федеральным законам;
• если произошли другие изменения по кадрам — перевод на другую работу на постоянной основе, получение второй или следующей профессии / другой квалификации, отмена предыдущих мероприятий;
• если работник подал заявление, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку по ст. 66 ТК РФ;
• если работник подал заявление, чтобы его перевели на электронную трудовую и предоставляли сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ;
• если заключили или расторгли с исполнителем договор ГПХ.

Как и в какие сроки отправить подраздел 1.1

Сведения о трудовой деятельности подают в СФР — на бумаге или в электронной форме. Бумажный отчет по желанию могут сдавать страхователи, если у них работает не более 10 человек. Подраздел 1.1 на бумаге надо передать в территориальный орган СФР. Если 11 или больше работников, включая лиц, заключивших договоры ГПХ,  отчитаться можно только в электронном виде, подписав отчет КЭП и отправив по ТКС.

Срок сдачи подраздела 1.1 зависит от кадрового мероприятия, о котором отчитывается страхователь:

1. Если приняли или уволили работника, заключили или расторгли с исполнителем договор ГПХ, приостановили или возобновили трудовое соглашение — отправьте сведения в этот же или максимум на следующий рабочий день после издания кадрового приказа или оформления другого документа-основания.
2. Если перевели сотрудника на другую постоянную работу или на неполное рабочее время, установили новую профессию / квалификацию, переименовали компанию, ввели запрет занимать должность, получили заявление о продолжении бумажной трудовой книжки или переходе на ЭТК — отправьте сведения до 25 числа следующего месяца. К примеру, в ноябре 2024 года работнику присвоили новую квалификацию. Отчитайтесь об этом в СФР до 25.12.2024.

Если предельная дата сдачи подраздела 1.1 выпадает на праздник или выходной, отправьте отчет на следующий рабочий день. Это не будет нарушением.

Как заполнить подраздел 1.1

Порядок заполнения ЕФС-1, в том числе и подраздела 1.1, приведен в Приказе СФР № 2281. А форматы для электронных сведений — в Приказе СФР от 23 ноября 2023 г. № 2315.

Сведения о трудовой деятельности вносят на основании:

• первички — приказов, других документов кадрового учета;
• договоров ГПХ и других договоров, если оплата по ним облагается страховыми взносами.

Приведем инструкцию по заполнению сведений о трудовой деятельности.

Подраздел 1

Этот подраздел называется так: сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица. Здесь показывают общие данные по работнику или другому застрахованному лицу. 

Укажите персонифицированные сведения:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН;
• дату рождения;
• статус зарегистрированного лица;
• гражданство — код по классификатору: к примеру, для россиян это 643, а для лиц без гражданства 000.

В таблице — возможные статусы зарегистрированного лица:

Подраздел 1.1. 

В этом подразделе показывают сведения о трудовой деятельности. Это аналог формы СЗВ-ТД, которую страхователи отправляли до 2023 года. 

Сама форма представляет собой таблицу, в ее графах и отражают трудовые сведения. А перед таблицей есть две строки — их заполняют, если:

• подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки — если работник написал заявление по трудовой книжке, проставьте его дату;
• подали заявление по сведениям о трудовой деятельности — по аналогии, если получили от работника заявление о переходе на ЭТК, укажите его дату. 

Если ошиблись в дате заявления, а СФР уже принял сведения, это можно исправить. Повторно сформируйте подраздел 1.1 и укажите новую дату подачи заявки. А если отправили ошибочно (не на того работника) и надо отменить принятые сведения, снова заполните подраздел 1.1, повторите дату заявления, но поставьте Х в поле «Признак отмены».

Теперь переходим к графам таблицы.

Графа 1

Здесь проставьте номер по порядку. Номер записи надо указывать для каждого мероприятия / для каждого ГПД. В таблице ведется сквозная нумерация: номера проставляют по порядку, не пропускают и не повторяют.

Графа 2 

Это дата кадрового мероприятия, начало или окончание работы по договору ГПХ. Дату записывают в стандартном формате ДД.ММ.ГГГГ. 

Для договоров ГПХ возможны различные ситуации (письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784):

Когда дата начала работы не совпадает с датой заключения договора. К примеру, договор заключили 1 сентября, а работы выполняли с 5 сентября по 30 ноября. Тогда в графе 2 надо указать 5 сентября, а в графе 9 — 1 сентября. А дату окончания ГПД в обеих графах следует проставить 30 ноября.

Когда в договоре ГПХ не указан период работы. В графе 2 датой начала мероприятия нужно указать дату заключения ГПД, а датой окончания — дату из акта выполненных работ, услуг.

Когда акт о выполнении работ, услуг составлен до окончания срока действия ГПД, а сам договор заключили на год без указания периода работы. Дата окончания ГПД в графе 2 — это дата прекращения договора по акту выполненных работ, услуг.

Договор заключили позже, чем начали выполнять работы, услуги. К примеру, работы выполняют с 15 июля, а ГПД подписали 10 августа. Тогда начало договора в графе 2 — это фактическая дата начала работ, то есть 15 июля. А в графе 9 надо указать дату заключения ГПД, 10 августа.

Графа 3 

Здесь напишите название мероприятия. Заполните эту графу по классификатору, он прилагается к Порядку № 245п. В таблице собрали возможные мероприятия для подраздела 1.1.

Графа 4

Покажите здесь код территориальных условий работы. Эту графу заполняют только в одном случае: если застрахованное лицо (в т. ч. и исполнитель ГПД) работает в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. В остальных случаях это поле оставляют пустым.  

Проставьте в графе 4 один из кодов:

• РКС — работа на Крайнем Севере; 
• МКС — работа в приравненных к КС местностях. 

Графа 5 

Запишите наименование трудовой функции / должности / специальности / профессии вместе с квалификацией / конкретной работе. Заполните эту графу по штатному расписанию. А если в трудовом договоре прописана работа в конкретном структурном подразделении, укажите этот отдел и в сведениях для СФР.

Укажите соответствующее значение вида  договора:

• 0 — бессрочный трудовой договор;
• 0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;
• 1 — трудовой договор по совместительству;
• 1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Если подаете сведения о совместителе, укажите это в графе 5. Для госслужащих отдельно пишут код его должности по реестру должностей. 

Если работнику присвоили новую должность / квалификацию, в графе 5 надо прописать разряд, класс или другую категорию профессии, специальности или уровня квалификации. А если работодатель поменял название, в графе 5 надо указать, с какого числа переименовали компанию.

Графа 6

Впишите код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Код по ОКЗ состоит из пяти знаков — ее пишут в формате «XXXX.X»:

• первые четыре знака — это кодировка группы занятий по ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• последний, пятый знак — контрольное число.

Если заключили или расторгли ГПД, дополнительно укажите один из кодов:

При представлении сведений на служащих в госорганах укажите дополнительно код ОСОБ

При приеме или переводе (мероприятие ПРИЕМ, ПЕРЕВОД) работника на дистанционную (удаленную) работу или работу на дому укажите код ДИСТ или НДОМ соответственно.

В случае приема или перевода сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени укажите код НЕПД (для неполного рабочего дня) или код НЕПН (для неполной рабочей недели).

Графа 7

Покажите код причины увольнения. Запись в эту графу вносят по классификатору, приложенному к Порядку № 2281. Вот несколько примеров:

1. Если работник увольняется по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — в графе 7 надо проставить код п3ч1с77тк.
2. Если трудовой договор расторгли по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) — код п1ч1с77тк.
3. Если договор расторгли из-за дисквалификации работника (п. 4 ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ) — код п4ч1с19фз25.

Если в классификаторе нет кода под вашу ситуацию, укажите в графе 7 «иное». Рядом напишите реквизиты НПА и основание для увольнения (пункт, часть статьи, статья). Если уведомляете СФР о прекращении договора ГПХ, графу 7 заполнять не надо.

Графы 8–10

Укажите реквизиты документа-основания для кадрового мероприятия:

• в гр. 8 — название документа: приказ или распоряжение, протокол, решение, договор ГПХ и его наименование;
• в гр. 9 — дату кадрового документа или заключения / прекращения ГПД;
• в гр. 10 — номер документа без знака №.

Приведем пример заполнения подраздела 1.1 при увольнении работника штатного по собственному желанию.

Как исправить принятый подраздел 1.1

Если Соцфонд уже принял сведения о трудовой деятельности, но работодателю потребовалось скорректировать или отменить данные, надо сделать так:

1. Снова заполнить подраздел 1.1 — точно так же, как и первоначальную форму.
2. Указать признак отмены в графе 11 — проставить Х.
3. Если нужна не только отмена, но и корректировка, заполнить строку ниже — вписать туда исправленные данные. То есть в исправленном подразделе 1.1 будет две строки: одна с ошибкой и отменой сведений, другая — с верной информацией.

Как накажут, если не подать сведения о трудовой деятельности

Если работодатель не сдал или отправил неполные или недостоверные сведения, его должностному лицу грозит штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Но могут наказать и работодателя (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 17 27-ФЗ): 

• ИП — штраф за первое нарушение от 1000 до 5000 рублей, за повторное — от 10 000 до 20 000 рублей;
• организацию — штраф за первое нарушение от 30 000 до 50 000 рублей, за повторное — от 50 000 до 70 000 рублей.

А если страхователь предоставит бумажные сведения вместо электронных — когда он обязан отчитываться электронно — его оштрафуют по п. 2 ст. 8 и ст. 17 27-ФЗ на 1000 рублей.