Первичная документация в бухгалтерии

От корректного оформления первичных документов зависит достоверность бухучета и правильное исчисление налогов. Ошибки, пропуски в первичной документации грозят штрафами и налоговыми доначислениями. Рассмотрим как этого избежать и организовать безошибочную работу с первичкой.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Документы бухгалтерского и налогового учета

Учетные документы бывают двух типов: одни фиксируют факт совершения хозяйственной операции (первичные учетные документы), другие — собирают сведения из первички (регистры).

Что относится к учетным документам

Исходя из норм законодательства, можно выстроить следующую структуру учетных документов (п. 1 ст. 9, п. 1, 2 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ФСБУ 27/2021, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ):

ИП вправе не вести бухучет, однако для налогообложения ему понадобятся первичные документы, объем которых зависит от применяемого налогового режима.

Наибольший комплект первички формируют плательщики, применяющие спецрежимы: УСН «доходы минус расходы», ЕСХН, АУСН, а также ИП на ОСНО с кассовым методом. Они должны документально подтверждать как факт осуществления расхода, так и факт его оплаты.

Минимальный комплект документов у плательщиков НПД, ПСН и УСН «Доходы» — на этих режимах расходы не учитываются.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Первичные учетные документы

За редким исключением, законодательство не устанавливает обязательных форм первичной документации. Поэтому первичным, в общем случае, признается документ любой формы или вида, в котором присутствуют все обязательные реквизиты. 

Перечень и формы применяемой первички установите в приложении к учетной политике или графике документооборота (п. 4 ПБУ 1/2008). 

Форму акта сдачи-приемки работ и порядок его заполнения можно установить в договоре, чтобы снизить риски споров с контрагентами и претензий проверяющих.

Бухгалтерская справка

К первичке относится и бухгалтерская справка. Чаще всего, ее оформляют, когда в имеющихся документах недостаточно информации для отражения хозяйственного факта. В справке обязательно указывают реквизиты оправдательных документов, на основании которых она составлена.

Например, при оприходовании импортируемого товара у бухгалтера есть целый пакет оправдательных документов (подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021): контракт, спецификации, транспортно-сопроводительные документы, таможенная декларация. Но и бухгалтерскую справку составить необходимо: она поможет отразить в учете поступление товара в рублевой стоимости, рассчитанной из параметров сделки — валюты расчетов, даты предварительной оплаты товара, курса ЦБ.

Чем опасны ошибки в первичке

Если первичного документа нет или он с ошибками (например, отсутствуют обязательные реквизиты), операция в бухучете может быть поставлена под сомнение аудиторами. А если погрешности привели к существенному искажению данных бухотчетности, она может быть признана недостоверной (п. 1 ст. 13 Закона о бухучете). Кроме того, отсутствие или дефекты первички могут повлечь штрафы: на должностное лицо по ст. 15.11 КоАП РФ, на организацию — по ст. 120 НК РФ.

В налоговом учете расходы, по которым нет верно оформленной первички, признавать нельзя совсем (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 3 ст. 346.5 НК РФ, п. 3 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ). Если налоговики при проверке выявят неподтвержденные расходы, они доначислят налог, пени, штраф по ст. 122 НК РФ.

Отсутствие или дефект первичного документа может стать препятствием для применения вычета НДС, даже если имеется счет-фактура (п. 1 ст. 172 НК РФ). 

Вот почему важно наладить процесс сбора, обработки и хранения первичных документов. 

Алгоритм работы бухгалтерии с первичкой

Порядок работы с оформляемой и поступающей первичкой зафиксируйте в локальном нормативном акте, являющемся элементом системы внутреннего контроля (информация Минфина № ПЗ-11/2013).

Шаг 1. Проверка документа на соответствие факту хозяйственной жизни

Для ряда хозопераций установлены формы первички, обязательные к применению (письмо Минфина от 25.11.2025 № 03-03-06/1/114109). Пример — транспортная накладная на грузоперевозку, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200. Если бухгалтер получил на услуги перевозки только акт свободной формы, нужно требовать от контрагента транспортную накладную.

Несоблюдение сторонами нормативно установленной формы первичного документа ведет к риску спора с проверяющими на предмет обоснованности учета расходов для налогообложения. Да, в суде реально отстоять расходы по фактически состоявшимся сделкам, если вместо установленного документа оформлена другая первичка (тот же акт на грузоперевозку вместо транспортной накладной). И все же лучше не доводить до спора с неочевидным исходом, а досконально проверить документы на этапе поступления в организацию.

Шаг 2. Проверка реквизитов первичного документа

Нарушения в обязательных реквизитах не позволят признать документ первичным.

Возможные проблемы:

Некоторые реквизиты и атрибуты первички (номер документа, данные о реквизитах прослеживаемости товара, печати сторон) не относятся к обязательным. Их отсутствие не влияет на правомочность первичного документа.

Если первичка составлена на иностранном языке, придется его построчно перевести на русский. При этом необязательно привлекать для перевода специализированного переводчика или заверять перевод у нотариуса.

Шаг 3. Исправление неверного документа

Если какие-либо обязательные реквизиты в поступившем первичном документе отсутствуют, требуйте дополнить документ. Допускается комбинированное заполнение первички — когда часть реквизитов напечатана, а часть вписана вручную.

Если в документе обнаружили ошибку, действуйте в зависимости от ее существенности — затрагивает она обязательные реквизиты или нет.

Вот как нужно исправлять существенные ошибки:

Шаг 4. Регистрация первичного документа

Проверенный, исправленный документ отразите в регистрах бухгалтерского и налогового учета — внесите его в программу в соответствующем учетном периоде. 

Если отразить документ с опозданием — это бухгалтерская ошибка, которая может привести к уточнению ранее поданной налоговой отчетности. Такое может быть, например, если опоздавший документ фиксирует расход по налогу на прибыль, относящийся к периоду, когда ставка налога была меньше (письмо Минфина от 28.11.2025 № 03-03-06/1/115810).

После того, как внесете документ в регистры, проверьте правильность отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете. 

Шаг 5. Хранение первичных документов

Срок хранения большинства первичных документов — 5 лет. Они отсчитываются с 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовался в учете и при формировании отчетности (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1 ст. 29 Закона о бухучете). 

Некоторые документы требуют более долгого хранения. Например, первичка по оплате труда (расчетные, расчетно-платежные ведомости и другие) хранится 6 лет. А если работодатель не ведет лицевые счета — 50 лет. Сроки хранения каждого первичного документа можно посмотреть в Перечне, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Удобнее всего хранить первичку по «номенклатуре дел» — на базе утвержденного приказом руководителя документа, который содержит систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Под делом, как правило, понимают сброшюрованные в папку первичные, оправдательные и иные документы по одному участку учета (например, по оплате труда) и по определенному временному промежутку (п. 104, 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст). Примерная форма номенклатуры дел приведена в приложении № 2 к Правилам, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Указанные сроки хранения распространяются и на электронные документы. Порядок хранения электронной первички установлен разделом X Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Шаг 6. Передача первички в архив и (или) уничтожение по истечении сроков хранения

Действующая организация (ИП) может хранить первичку в собственном архиве. Документы со сроком хранения более 10 лет и первичку постоянного хранения можно передать в государственный (муниципальный) или частный архив. Передача документов в госархив обязательна при ликвидации организации, ИП (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Уничтожать разрешается первичку, срок хранения которой истек к 1 января текущего года. Для этого комиссия, созданная в компании, оформляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Их рекомендуется утилизировать путем сдачи в макулатуру на основании приказа руководителя организации, с оформлением акта утилизации. Но перед этим обязательно уничтожьте документы, содержащие персональные данные (п. 26, 31 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Например, пропустите через шредер.

Нарушение правил хранения первички и ее передачи в архив может стать причиной для привлечения к административной ответственности по ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Особенности работы с электронной первичкой

Все больше компаний и ИП переходит на электронный документооборот. Стороны вправе обмениваться электронными документами по тому формату, который ими согласован и поддерживается операторами ЭДО. 

Форматы электронных документов, установленные ФНС, обязательны лишь для отправки их по требованию налогового органа (п. 7 ст. 80, п. 2 ст. 93 НК РФ). Если ФНС отменила электронный формат того или иного документа, это не означает, что стороны не могут использовать этот документ по согласованному ими электронному формату, поддерживаемому оператором ЭДО.

Новшества 2026 в электронной первичке:

Ответственность за первичку

Первичные документы, утраченные до истечения срока хранения, необходимо восстановить, даже если они относятся к периодам, закрытым налоговыми проверками (письма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). 

Если первичка утрачена не при чрезвычайных обстоятельствах, подтвержденных соответствующим госорганом, ее непредставление по требованию ИФНС приведет к штрафу по ст. 126 НК РФ — 200 руб. за каждый документ. А если такое нарушение квалифицируют как отказ от представления документов, компанию оштрафуют на 10 000 руб., ИП — на 1 000 руб.

Дополнительно могут оштрафовать должностных лиц на 300 — 500 руб. по п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Попробовать бесплатно