Первичная документация в бухгалтерии

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя. Речь идет об операциях и сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы в том числе подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как он подтверждает ее совершение. Например, в сделке купли-продажи, как правило, оформлением первички занимается поставщик. Если составить документ в момент операции невозможно, то это нужно сделать после окончания факта хозяйственной жизни (п. 3 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Перечень первичной документации в бухгалтерии зависит от типа операции и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам, полученным от контрагентом. Из-за их ошибок пострадать может и ваш бизнес. Например, налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками и доначислить налоги. Поэтому все входящие документы также нужно проверять на правильность оформление и отражения всех необходимых реквизитов.

Хранение первичных документов

В общем случае первичку нужно хранить минимум 5 лет (п. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом в обязанности хозсубъекта входит  обеспечение безопасных условий хранения документов, а также их защита от изменений.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью. 

За отсутствие первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, предусмотрена ответственность:

• административная по ст. 15.11 КоАП РФ для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей за первое нарушение, и от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного до двух лет;
• налоговая по ст. 120 НК РФ для налогоплательщика — штраф от 10 000 до 30 000 рублей, а если из-за этого занижена налоговая база, то штраф составит 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Также помните, что в случае налоговой проверки непредставление в установленный срок истребуемых документов также приведет к штрафу. Его размер в общем случае — 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Первичку оформляют при совершении различных хозяйственных операциях, в том числе при перемещении ТМЦ между складами, при отгрузке товаров, при выдаче займов и так далее.

Для примера разберем три этапа самой популярной хозоперации у большинства компаний: реализацию товаров.

Первый этап — договор об условиях сделки. Первичным документом будет договор поставки.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

• Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
• Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции.Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение товаров, работ или услуг в большинстве случаев подтверждается: товарной накладной (или УПД) и актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2025

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Транспортная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

• Название документа.
• Дата создания.
• Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
• Содержание документа или хозоперации.
• Натуральные и денежные показатели.
• Данные ответственных лиц.
• Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Примеры первичных документов

Основной критерий первички — это соответствие требованиям ст. 9 № 402-ФЗ. Далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся первичные документы, которые использует бизнес.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п. Единой формы договора нет, каждая организация разрабатывает его самостоятельно исходя из специфики бизнеса.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем. 

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения получения ТМЦ.

Плательщики НДС вместе с товарной накладной должны также оформить счет-фактуру. Важно, чтобы данные в накладной и фактуре совпадали. Чтобы не делать сразу два документа, можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Форма товарной накладной утверждена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — это первичный документ, подтверждающий факт перевозки товарно-материальных ценностей. Этот документ подтверждает расходы на транспортировку груза.

В ТН содержится вся информация о перевозке:

• наименовании, характеристиках и количестве груза;
• реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;
• сведения о маршруте, стоимости и так далее.

Форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что Исполнитель услуги оказал, а Заказчик их принял.

Счет-фактура и счет — это не первичные документы

Несмотря на то, что счет и счет-фактура используется практически в каждой операции по отгрузке товаров, работ и услуг — это не первичные документы. 

Счет не оформляет факт хозяйственной жизни, так как в целом не связан с совершением какой-либо операции. Даже получение денег будет подтверждаться не самим счетом, а платежным поручением.

Счет-фактура — это документ, на основании которого налогоплательщик принимает «входной» НДС к вычету. Но при этом к первичке он не относится. Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.