Как рассчитать отпускные в 2025 году: примеры и калькулятор

Когда сотрудник имеет право взять отпуск? Как рассчитать отпускные и когда их выплатить? Какие новшества есть при расчете отпускных в 2025 году? Ответим на эти и другие вопросы в статье.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Когда сотрудник может взять отпуск

В общем случае сотруднику на трудовом договоре положены 28 календарных дней оплачиваемого отпуска в году (гл. 19 ТК РФ). Их можно разбить на части или взять целиком.

Если сотрудник работает в штате год и больше, отпуск можно взять в любое время. После трудоустройства на новое место уйти в первый отпуск можно через полгода постоянной работы. Получить отпуск раньше полугода можно по договоренности с работодателем. А вот откладывать отпуск больше двух лет нельзя, это грубо нарушает правила организации труда. Выдать отпускные вместо очередного отпуска тоже не получится.

Некоторым работникам положены дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Они предоставляются, при ненормированном рабочем дне, работе во вредных или опасных условиях, при выполнении работ особого характера, а также при работе на территориях Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним.

Порядок расчета отпускных

Отпускные — это выплаты сотруднику перед отдыхом, они начисляются как средний заработок за дни отпуска. Другая ситуация — выплата отпускных перед увольнением за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно выполнить несколько действий, перечислим их по порядку.

Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Прежде всего нужно рассчитать средний заработок. Для этого учитываются все виды выплат у работодателя (п. 2 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), включая зарплату, начисленную по тарифам или окладу за отработанное время, сдельную оплату, вознаграждение в процентах от выручки или комиссионные, а также выплаты в неденежной форме. Кроме того, в расчёт входят премии, выплаченные за труд — например, по итогам квартала или года, а также за выслугу лет. Особенности учета премий указаны в пункте 15 Постановления № 922.

Виды выплат, по которым рассчитывается средний заработок, должны быть перечислены во внутренних документах компании и начислены за труд. Не входят в совокупный заработок больничные или декретное пособие, материальная помощь, возмещение за обеды и командировочные.

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат и другие госорганы. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность в налоговую и СФР по данным учета.

Попробовать бесплатно

Определить расчетный период

Для вычисления среднего заработка берется расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Здесь месяц — это период с 1 по 30 или 31 число (или 28 / 29 в феврале). Например, сотрудник берет отпуск в октябре 2025, тогда расчетный период — это промежуток с 1 октября 2024 по 30 сентября 2025.

Во внутренних документах компании можно предложить другие периоды для расчета среднего заработка, если это не нарушает прав работников и не ухудшает их положения (ст. 139 ТК РФ). Но тогда придется рассчитывать средний заработок дважды: исходя из 12 месяцев и по внутренним правилам организации. Суммы сравнивают и берут ту, которая окажется больше.

Из расчетного периода исключают некоторые промежутки и деньги, начисленные в это время. Это касается периода больничного или отпуска по беременности и родам, времени простоя по вине компании или по независящим от сторон причинам, а также ситуаций, когда работник не участвовал в забастовке, но не мог работать из-за неё. Также исключаются оплачиваемые выходные, предоставленные для ухода за детьми-инвалидами или взрослыми инвалидами с детства, а также другие случаи освобождения от работы с сохранением или без сохранения зарплаты, предусмотренные законодательством РФ.

Строго говоря, в расчет среднего заработка идут только те дни или часы, когда сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

В некоторых случаях у работника за все предшествующие отпуску 12 месяцев нет отработанных дней и начисленной зарплаты. Тогда средний заработок определяют исходя из заработка, который начислен за 12 месяцев предшествующего периода (п. 5 Положения №922).

Расчет среднего дневного заработка и отпускных

Теперь, когда известен период для расчета и выплаченные суммы, надо рассчитать средний дневной заработок. Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета простая. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце:

Среднедневной заработок = Совокупный доход / 12 × 29,3

Если же в расчетном периоде были исключаемые дни и часы или сотрудник работал меньше года, тогда формула для расчета меняется. Сначала нужно определить, какие месяцы сотрудник отработал целиком и посчитать количество дней в них:

Дни в полных месяцах = Количество месяцев × 29,3

После этого рассчитывают, сколько рабочих дней в каждом месяце, отработанном не целиком. Не нужно считать отдельные дни по календарю, вместо этого применяют формулу:

Отработанные дни в месяце = (Календарные дни в месяце — Исключенные дни) × 29,3 / Календарные дни месяца

Затем складывают все суммы и получают количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь можно вычислить средний дневной заработок по формуле:

Среднедневной заработок = Сумма выплат в расчетном периоде / Календарные отработанные дни в расчетном периоде

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Сроки выплаты отпускных

Отпускные сотруднику нужно перечислить, минимум, за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Скажем, если сотрудник идет в отпуск с понедельника, то деньги нужно выплатить не позднее предшествующего четверга. Если такой день приходится на выходной или праздник, деньги нужно перевести в ближайший предшествующий рабочий день. А вообще, отпускные можно выплатить и еще раньше (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Если не перечислять отпускные вовремя, возможны штрафы (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании;
• для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении;
• для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

НДФЛ и взносы

При выплате с отпускных нужно удержать НДФЛ с применением прогрессивной ставки — от 13% до 22% в зависимости от величины дохода с начала года. С 2023 года перечислять налог нужно на единый налоговый счет:

• не позднее 28 числа текущего месяца, если налог удержан в период с 1 числа по 22 число текущего месяца;
• не позднее 5 числа следующего месяца если налог удержан в период с 23 по последнее число текущего месяца;
• не позднее последнего рабочего дня текущего года, если налог удержан в период с 23 по 31 декабря.

25 числа текущего месяца и 3 числа следующего месяца подаем уведомления об исчисленных суммах НДФЛ, чтобы налоговая знала, какую сумму распределить с ЕНС в пользу этого налога.

Отпускные — часть заработка, поэтому они облагаются страховыми взносами. С 2023 года действует единый тариф для уплаты взносов в СФР:

• 30% платим по основному тарифу в рамках предельной базы, которая в 2025 году составляет 2,759 млн рублей с начала года;
• 15,1% платим после превышения предельной базы;

• по пониженному тарифу (7,6% или 15% с выплат свыше полутора МРОТ) платим, если есть право на его применение;

• взносы на травматизм зависят от установленного для компании тарифа — 0,2-8,5%.

Расчет отпускных в 2025 году: примеры

Пример 1. Отпускные за целиком отработанные месяцы. Веб-дизайнер Андрей работает в ООО «Факел», в октябре -декабре 2024 года он получил 168 000 рублей — по 56 000 рублей ежемесячно. В январе–сентябре 2025 года Андрей получил 558 000 рублей. Он берет отпуск с 13 по 24 октября 2025 года — на 12 дней.

Расчетный период — с 1 октября 2024 по 30 сентября 2025 года. В этот период Андрей не брал больничные или отгулы.

Совокупный заработок = 558 000 + 168 000 = 726 000 рублей.

Среднедневной заработок = 726 000 / (12 × 29,3) = 2 064 рублей 85 копеек.

Отпускные = 2 064,85 × 12 = 24 778,20 рублей.

НДФЛ с отпускных 13% = 3 221 рублей.

На карту Андрей получил 24 778,20 — 3 221 = 21 557,20 рублей.

Пример 2. Отпускные за не полностью отработанные месяцы. Лепщица пельменей Анна работала в ООО «Мясоед» расчетный период в 8,5 месяцев — с 16 января 2025 года по 30 сентября 2025. Ее заработок за этот период составил 300 000 рублей. Анна собирается в отпуск на 5 дней — с 20 по 24 октября 2025 года. При этом в июне она была на больничном 8 дней.

Сначала определим количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Определим количество дней в месяцах, отработанных не целиком:

• в январе: (31 — 15) × 29,3 / 31 = 15,12 дней;
• в июне: (30 — 8) × 29,3 / 30 = 21,49 дней.

Суммируем количество дней: 205,1 + 15,12 + 21,49 = 241,71 дней.

Среднедневной заработок = 300 000 / 241,71 = 1 241,16 рублей.

Отпускные = 1 241,16 × 5 = 6 205,78 рублей.

НДФЛ с отпускных — 807 рублей, на руки Анна получает 5 398,78 рублей.

Учет, налоги, зарплата на УСН

Вносите доходы и расходы в Контур.Экстерн, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.

Попробовать бесплатно

Пример 3. Отпускные на праздники. Если сотрудник берет отпуск на праздники — скажем, майские или новогодние — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ), зато отдых работника продлевается. Но выходные и праздники, которые чиновники перенесли на другие даты, в отпуск включаются и оплачиваются (ст. 112 ТК РФ).

Тестировщик Никита работает в ООО «Воксель» 7 месяцев, за этот период он получил 500 000 рублей, не брал больничные и отгулы. Он идет в отпуск со 3 по 12 ноября 2025 — на 10 дней. В расчет не включается 4 ноября, так что отпускные рассчитают за 9 дней, зато отпуск продлевается на 1 день, так что Никита будет отдыхать еще и 13 ноября, а на работу выйдет 14 ноября.

Количество дней в месяцах, отработанных полностью: 29,3 × 7 = 205,1 дней.

Среднедневной заработок = 500 000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки.

Размер отпускных = 2 437,83 × 9 = 21 940,51 рублей.

С отпускных был удержан НДФЛ 13% = 2 852 рублей.

На руки Никита получит 21 940,51 — 2 852 = 19 088,51 рублей.

Калькулятор расчета отпускных

Наш онлайн-калькулятор поможет рассчитать отпускные, учтет отгулы и больничные, повышение или понижение оклада. Калькулятор бесплатный, работает без регистрации. Пользоваться им легко:

1. Обозначьте вид и период отпуска, расчетный период, периоды исключения и изменения оклада, если они были — во вкладке «Исходные данные».
2. Укажите ежемесячные начисления в расчетном периоде — во вкладке «Сводная таблица».
3. Калькулятор рассчитает сумму отпускных и приблизительную сумму НДФЛ. Чтобы сделать точный расчет НДФЛ, нужно знать вычеты и начисления.

Кроме калькулятора отпускных, у нас есть другие калькуляторы — компенсации за неиспользованный отпуск, больничных, декретных, пеней, НДС, страховых взносов ИП. 

Итак, для расчета отпуска важно определить, какие выплаты включаем в расчет и за какой период рассчитываем среднедневной заработок. Затем рассчитывается средний заработок за день и на его основе — отпускные, в зависимости от продолжительности отпуска. Не забудьте удержать НДФЛ и начислить взносы. Делать все это автоматически удобно в веб-сервисе Контур.Экстерн.

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн

Попробовать бесплатно