Госучреждения и сегмент HoReCa станут полноценными участниками оборота

Согласно постановлению Правительства № 477, с 1 декабря 2023 года государственные учреждения и общепит должны будут принимать УПД с помощью ЭДО и выводить товар из оборота. Рассказываем, как подготовиться и какие нюансы стоит учесть.

Как работают сейчас

Госучреждения и сегмент HoReCa не обязаны принимать УПД с помощью ЭДО и выводить товар из оборота. За них это делают поставщики: при отгрузке товара контрагент самостоятельно выводит его из оборота, указывая ИНН компании, которой отгружает товар, а также причину «Для собственных нужд» или «Для производственных целей».

Или, если компания уже участвует в электронном документообороте, выводят товар из оборота при отправке УПД, проставляя признак «Вывод из оборота».

Что изменится

Согласно постановлению Правительства № 477, с 1 декабря 2023 года госучреждения и сегмент HoReCa становятся полноценными участниками оборота. Они должны будут принимать УПД с помощью ЭДО и выводить товар из оборота.

Поставщик наполняет УПД кодами GTIN, кодом агрегации или кодом групповой упаковки → отправляет минеральную воду и документы контрагенту → столовая принимает товар и проверяет коды → если все в порядке, подписывает документ.

С выводом из оборота появляются нюансы. Например, если в кафе продают бутылку воды, то выводить ее из оборота нужно во время продажи через кассу. А если продают воду, наливая ее в стакан, то выводить из оборота нужно с причиной «Для собственных нужд».

Также можно получать УПД от поставщика с признаком «Вывод из оборота», если товар будет использован для приготовления пищи в течение трех дней. Например, для приготовления молочной рисовой каши в детсадах.

Как подготовиться

Выпустить электронную подпись на руководителя;
Зарегистрироваться в Честном ЗНАКе. Рекомендуем сделать это до 1 декабря 2023 года, но после этой даты у компании будет еще 7 дней.
Начать обмениваться электронными документами через оператора ЭДО;
Приобрести сканер, ТСД или мобильное приложение, чтобы проверять товар при приемке и наполнять документы при отгрузке;
Выбрать ПО для работы с системой маркировки. Например, Контур.Маркировку.

Подготовьтесь к изменениям заранее, например за месяц. Запас времени позволит изучить новые процессы и протестировать работу по новым правилам.