Как правильно оформить УПД при отгрузке и приемке маркированных товаров: вопрос‑ответ

Электронный документооборот (ЭДО) сам по себе кажется сложным. А когда к нему добавляется обязательная маркировка товаров, у бухгалтера или менеджера возникают сложности: как оформлять УПД с разными видами учета, когда можно сохранить бумажные накладные и где взять код идентификации для товара? Собрали самые частые вопросы от участников оборота, на которые ответила эксперт Контур.Маркировки по законодательству Анна Жукова.

Ирина Смоляная Редактор Контур.Маркировки

Обменивайтесь УПД с контрагентами

Оставить заявку

Как при старте ЭДО передавать коды маркировки на товары контрагенту, если их еще нет на балансе компании в электронном виде?

При введении ЭДО в товарной группе участник оборота становится первым в звене, который начинает передавать сведения в Честный знак в объемно-сортовом (ОСУ) или поэкземплярном учете (ПЭУ). Он может быть производителем, импортером, оптовиком или даже продавцом на маркетплейсе. И должен с указанной в постановлении о маркировке даты наполнять универсальный передаточный документ (УПД) по ОСУ или ПЭУ, а затем отправлять его контрагенту при отгрузке.

Для объемно-сортового учета нужно узнать GTIN своей продукции и указать его в УПД вместе с количеством товара. Для поэкземплярного учета документ наполняют всеми кодами маркировки в партии, которую отгружают. При этом товары, произведенные до начала введения ЭДО в ПЭУ, можно по-прежнему передавать по бумажным накладным.  

Как узнать GTIN своей продукции для передачи по ЭДО в объемно-сортовом или партионном учете?

GTIN — это международный универсальный код товара, который позволяет его идентифицировать на любом этапе движения товара. Он присваивается товару в системе ГС1 РУС. При маркировке его зашивают в Data Matrix. 

Способ его определить зависит от роли участника оборота.

Производитель или импортер, который заказывает коды в Честном знаке, получает GTIN для каждого товара при создании карточки в Национальном каталоге. 

Если товару присвоен международный GTIN от зарубежного производителя и получено разрешение на его использование, импортер может использовать его, не создавая новый в системе ГС1.

Остальные участники оборота — оптовики, продавцы в рознице и на маркетплейсах получают код от производлителя или импортера. Если это не произошло, есть несколько способов узнать код.

1. Из Data Matrix, в который он зашит. Для большинства товарных групп GTIN начинается с третьего символа в строке кода маркировки. Только у табачной продукции он начинается с первого символа. GTIN состоит из 14 цифр.
2. Можно найти код в личном кабинете Честного знака в разделе «Коды маркировки» или «Национальный каталог». 

Если не уверены в контрагенте, проверьте GTIN перед передачей сведений по ЭДО: 

• введите GTIN в поиске в Честном знаке или в интерфейсе Национального каталога. Они должны показать карточку товара;

• сверьте данные в карточке товара — наименование, бренд, категория, страна происхождения — с тем, что указано на упаковке товара.

Где брать номер партии для молочной продукции при партионном учете, который начнется с 1 ноября 2026 года? Каким он должен быть?

Номер партии при партионном учете молочной продукции формирует производитель или импортер на этапе подготовки к нанесению кодов маркировки на продукцию. Он должен быть уникальным, содержать от 21 до 32 символов и состоять из трех групп данных:

• в первой 14 цифр — код товара, либо код товара набора;

• во второй — 6 символов (ГГММДД) — дата производства;

• в третьей — не менее чем один и не более чем 12 символов серийного номера. 

Создать номер партии можно самостоятельно. Удобно, если в компании существует внутренняя система учета и нужно различать, на каком заводе или линии изготовлена партия. Чаще всего это нужно при больших объемах производства.

Производитель или импортер должен заранее подать заявку на резервирование номера партии в Честном знаке, чтобы подтвердить его уникальность. Затем оформляет ветеринарно-сопроводительный документ (ВСД) в системе Меркурий на произведенную партию и указывает там номер партии. И только после заказа кодов подает в Честный знак отчет о нанесении. В нем также нужно указать номер партии. Они должны совпадать с тем, что указан в ВСД, иначе во ввод в оборот откажут.

Второй вариант формирования номера партии — автоматически в Честном знаке. В этом случае его не нужно резервировать заранее, но нельзя будет зашить в него дополнительную информацию. Структура будет точно такой же, просто внутренний серийный номер сформируется рандомными числами и символами. В остальном действия совпадают.

При передаче товара по ЭДО номер партии указывается в УПД и при выводе из оборота. Также вывод из оборота разрешено делать поэкземплярно. Особенно актуально это для розницы, когда нет возможности узнать номер партии, товар можно вывести из оборота, указав код маркировки. Но для отдельных причин разрешен исключительно поэкземплярный вывод из оборота:

• дистанционной продаже;

• продаже из постомата;

• вендинговой продаже.

Подробнее о партионном учете молочной продукции рассказали в статье. 

Поможем перейти на партионный учет молочной продукции

Подберем оборудование и сервис для автоматической проверки кодов маркировки на корректность, быстрого наполнения УПД и проведения агрегации товаров. Настроим ЭДО и организуем обмен сообщениями с сетями.

Оставить заявку

Можно ли объединять в одном УПД маркированные и немаркированные товары? 

Да, такая возможность есть у всех товарных групп. Честный знак обработает в УПД только те позиции, для которых указаны коды маркировки.  

Однако нельзя указывать в одном документе коды групповой упаковки (КИГУ) и транспортной упаковки (КИТУ), если внутри них находятся потребительские упаковки из разных товарных групп.

Можно ли сочетать в одном УПД разные форматы учета данных, например, объемно-сортовой и поэкземплярный?

Можно сочетать в УПД как разные форматы передачи сведений, так и различные  товарные группы. Например, внести в один УПД косметику в объемно-сортовом учете и антисептики в поэкземплярном.

В УПД для каждого вида информации есть свое поле: для GTIN, количества товара, кодов маркировки и т.д. Если вы используете сервис для электронного документооборота, нужно уточнить у вашего оператора готовность к работе с партионном учетом. 

Подробнее о работе с кодами маркировки в УПД в Диадоке 

Реклама 16+

Работайте с маркировкой по правилам

Соблюдайте все требования законодательства с Диадоком

Подключиться

У Честного знака есть методические рекомендации, как правильно заполнять УПД. 

Как правильно отразить в УПД места осуществления деятельности (МОД), и для каких товарных групп это требование обязательно? 

Необходимо указывать МОД у следующих товарных групп:

• пиво;

• ветпрепараты;

• табак и никотиносодержащая продукция;

• слабоалкогольные напитки;

• фармсубстанции.

Адреса МОД нужно указать в личном кабинете Честного знака в сведениях об участнике оборота. Сюда входят и адреса складов, и производств. Для пива список мест формируется автоматически — подтягивается из ЕГАИС. 

В УПД указывается не сам адрес МОД, а его циферно-буквенное значение — идентификатор (ФИАС ID), который формируется в федеральной информационной адресной системе. Юридическому лицу нужно указать в документе ИНН, КПП и код ФИАС, индивидуальному предпринимателю — ИНН и идентификатор. 

Подробнее о местах осуществления деятельности: как корректно заполнить в УПД при работе с маркированными товарами

Чем отличаются друг от друга коды агрегатов КИГУ, КИТУ и КИН? В каких случаях какой нужно наносить на товар и отражать в УПД?

Агрегация — объединение товаров в транспортные, групповые упаковки и наборы — для большинства товарных групп не является требованием законодательства о маркировке. Исключения — сладости и молочная продукция. Однако она серьезно облегчает логистику. Ведь сканировать нужно не тысячу товаров, а один код-агрегат, в который все они зашиты. 

После введения поэкземплярного учета торговые сети могут не принять товары без агрегации. Кроме того, необходимо агрегировать наборы у сладостей и молочной продукции — это требование отраслевого постановления об обязательной маркировке. 

В УПД также нужно указать только один-код агрегат. После приемки продукции на баланс контрагента перейдут все вложенные в него коды товаров.

Чем различаются коды агрегаты?

КИТУ — код идентификации транспортной упаковки. Он служит для удобства перевозки и выглядит не как Data Matrix, а как обычный штрих-код. наносится на короба, паллеты, которые содержат групповые упаковки. Он указывается в УПД при передаче товара, однако его нельзя вывести из оборота при продаже на кассе. 

КИГУ — код идентификации групповой упаковки, в котором зашиты товары с одним GTIN. Его может формировать только производитель или импортер — владелец карточки товара в Нацкаталоге. Он заказывается в Честном знаке, наносится на упаковку с товарами и может выводиться из оборота на кассе или по иным причинам.

КИН — код идентификации набора, который объединяет товары с разными GTIN. Его могут формировать все участники оборота, в том числе оптовики, розница и продавцы на маркетпейсах. Код-агрегат заказывается в Честном знаке, наносится на товары и выводится из оборота. 

Больше об агрегации рассказали в статье.

В каких случаях нужно использовать УПД(и), а когда УКД?

Универсальный передаточный документ исправленный — УПД(и) — используют для исправления УПД, в котором содержатся ошибки. Например, если товар бракованный или коды маркировки в документе некорректные. 

Универсальный корректировочный документ — УКД — нужен при изменении цены, тарифа, объема товара. 

Документ в обоих случаях должны подписать оба участника оборота с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

В каких случаях необходимо проверять корректность кодов в УПД при приемке и отгрузке?

Рекомендуем проверять и при приемке, и при отгрузке коды на корректность. Важно убедиться, что все коды правильно нанесены, а при поэкземплярном учете — принадлежат поставщику и совпадают с теми, что указаны в УПД. Если эти условия нарушены, товар нельзя будет продать. Придется тратить время и деньги на возврат, заполнение корректировочных документов, ожидание исправлений.

Доверительная приемка — ненадежный способ работы с контрагентами. Кстати, приемку и отгрузку можно ускорить и упростить с помощью решений Контур.Маркировки.

Мобильное приложение Контур.Маркировки для ТСД или смартфона позволяет добавлять коды в отчет о нанесении, быстро сканировать их при приемке и отгрузке, проверять на ошибки, наполнять УПД и агрегаты, упрощает работу при вэнселлинге. Работает даже без интернета.

Модификатор «Автоподбор кодов» автоматизирует отгрузку и снижает вероятность ошибок при наполнении УПД. Сотрудник на складе быстро сканирует коды прямо в документе с заданием, автоподбор идентифицирует их по GTIN и добавляет в нужные строки УПД. А если обнаружит ошибку, оповестит об этом. 

Для ручной сборки товаров в короба и паллеты можно использовать пост агрегации — специальное ПО и оборудование, которые автоматизируют работу, проверяет коды маркировки и не дают наполнить агрегат некорректными кодами или дублями.