Оформление электронных ВСД в ГИС «Меркурий»: правила и ошибки

С середины 2018 года участники оборота продукции животного происхождения обязательно оформляют на товар электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) в государственной информационной системе «Меркурий». Такие меры помогают повысить качество товара, упростить отслеживание и ветеринарный контроль. Разберем, как работать с электронными ВСД.

Ускоряйте обработку ветеринарных сопроводительных документов и сокращайте ошибки

Подключить

Правила оформления ВСД в ГИС «Меркурий»

Правила оформления электронных ветеринарных документов в системе «Меркурий» до 1 сентября 2023 года утверждал приказ Министерства сельского хозяйства РФ № 589 от 27.12.2016. С 1 сентября вступил в силу новый приказ Минсельхоза № 862 от 13.12.2022. Согласно ему, оформлять ВСД должны все компании, которые производят и отгружают подконтрольную продукцию. Перечень подконтрольных товаров описан в приказе Минсельхоза России от 18.12.2015 № 648.

Информационную систему «Меркурий» создали для контроля продукции животного происхождения на всех этапах работы: от фермы до розничного магазина. В системе фиксируются лабораторные исследования на произведенную продукцию, переработка продукции и все ее перемещения. С 2018 года с «Меркурием» работают все участники оборота подконтрольных товаров: производители, импортеры, экспедиторы, ритейлеры, общепит.

Оформляйте ВСД, если:

• изготавливаете поднадзорный товар,
• перемещаете продукцию,
• изменяете права собственности на товары,
• уничтожаете биоотходы.

Контролирующие органы могут проверить документы на продукцию. При этом владелец или перевозчик подконтрольного товара обязан по своему выбору предоставить сотруднику ДПС или Россельхознадзора:

• номер электронного ВСД, оформленного на подконтрольный товар;
• соответствующий ВСД штрихкод, сформированный в информационной системе.

ВСД действительны с момента оформления и до конца перевозки подконтрольной продукции.

Виды ВСД

Существует несколько видов ветеринарных сопроводительных документов. Например, производственный ВСД, транспортный, возвратный, оборотный, перенаправления. Разберем их особенности.

Производственный ВСД

Когда производят подконтрольную продукцию, информацию об этом вносят в складской журнал. На основании записи в «Меркурии» создают производственные ветсвидетельства на каждый товар.

Если продукция произведена без сырья, например выращенное фуражное зерно, рождение животного, удой молока, информацию также вносят в ГИС «Меркурий». В таком случае поле «Сырье» оставляют пустым, а в блоке «Производимый товар» указывают готовую продукцию.

Если для производства использовали сырье, его объем спишется со складского журнала. Там же появится запись о новой изготовленной продукции.

В производственном сертификате указывают информацию о продукте: наименование, дата производства, состав, срок годности. Они не меняются и дублируются в транспортных ВСД на этот товар.

Если при оформлении ВСД допущена ошибка или продукция признана опасной, ветеринарный сертификат аннулируется.

Подробнее о производственном ВСД рассказываем здесь.

Транспортный ВСД

Этот вид ВСД оформляют при любом перемещении поднадзорной продукции по территории РФ, а также смене владельцев товара до конечного покупателя. На каждом этапе доставки создают и гасят сопроводительный документ.

Транспортные ВСД бывают трех типов:

• перемещение товара со сменой владельца,
• перемещение без смены владельца,
• без перемещений со сменой владельца. Такой тип ВСД называют оборотным.

Тип транспортного ВСД указывают при оформлении документов.

При перевозке продукции в ВСД прописывают информацию о транспорте: госномер, маршрут. Если товар продают другому человеку или организации, владелец должен внести в «Меркурий» свой адрес и адрес территории хранения.

Несколько транспортных ВСД можно объединить в товарно-транспортную накладную и гасить их массово.

Возвратный ВСД

Возвратный ВСД — разновидность транспортного. Его особенность в том, что он формируется в момент разгрузки, и непринятый товар возвращается на той же машине, на которой его привезли. Если полученная партия товара частично или полностью содержит некачественные продукты, специалист заказчика может не принимать ее и вернуть поставщику. Для этого требуется оформить ветеринарный сертификат на возврат. Рассмотрим возможные ситуации:

• Необходимо вернуть некоторые товары из партии. В ВСД укажите количество продукции на возврат.
• При вводе данных допущена ошибка. Аннулируйте документ и создайте новый.

Оборотный ВСД

Если нужно передать права собственности на подконтрольный товар без его перемещения, оформляют оборотный ВСД. Это понятие ввел приказ № 862.

Погасить оборотный документ следует в течение 24 часов после перехода права собственности. Но есть исключение. Если заказчик откажется от приемки или частично примет товар, то погасить надо незамедлительно после окончания приемки.

ВСД перенаправления

Это новый транспортный ВСД. Его оформляют, если в процессе перевозки изменилась точка назначения без смены хозяйствующего субъекта.

Например, когда поставщик привез товар в торговую точку, а заказчик его не принимает, так как заявку делали на другой адрес. В этом случае поставщик может сам оформить новый транспортный документ на другой адрес доставки для этого же заказчика — ВСД перенаправления.

Или другой случай. Если получатель оформил возвратный ВСД без разгрузки машины, то отправитель может оформить ВСД перенаправления на ту же партию товара в другую точку доставки. Машине при этом не нужно заезжать на склад к поставщику. Сведения о месте отправления должны совпадать с местом отправления в возвратном ВСД.

ВСД на утилизацию биоотходов

Отдельного вида ВСД на утилизацию биологических отходов нет. При утилизации оформляют транспортный или производственный ВСД. Разберем, в каких случаях формируют тот или другой документ.

Если нужно перемещать поднадзорный товар с истекшим сроком годности, формируют транспортный ВСД и указывают цель «утилизация».

Если товар уже утилизируется, оформляют производственный ВСД, где в качестве исходного сырья указывают исходную продукцию, а поле с готовой продукцией оставляют пустым.

Упростить работу с ветеринарными сопроводительными документами помогут специальные сервисы, например Контур.Меркурий. Они помогают автоматизировать работу с ВСД и ускорить гашение.

Упростите оформление и обработку ветеринарных документов с помощью сервиса Контур.Меркурий

Подключить

Как оформить ВСД в «Меркурии»

Рассмотрим общие правила оформления ветеринарных документов и подробнее остановимся на алгоритме создания возвратного ВСД и документов на живых животных.

Общие правила формирования ВСД

Чтобы оформить ВСД, нужно зарегистрироваться в ГИС «Меркурий» и получить права на роли, которые прописываются в заявлении в момент подключения к госсистеме. Роли бывают нескольких видов:

• уполномоченный работник организации без ветеринарного образования,
• ветврач с профильным образованием и стажем не менее одного года,
• сотрудник Госветслужбы РФ.

Регистрация в «Меркурии» поэтапная:

1. ИП или юрлицо регистрируются в федеральной системе как хозяйствующий субъект, получают логин и пароль и входят в систему.
2. Хозяйствующий субъект регистрирует свои торговые площадки в качестве поднадзорных объектов. Каждая такая площадка будет проводить операции с ВСД.
3. Хозяйствующий субъект регистрирует сотрудников, которым предстоит работать с ВСД.
4. Россельхознадзор подтверждает регистрацию площадок.

После регистрации можно оформлять документы и сертифицировать продукцию, то есть выписывать ВСД.

Заполненную форму отправляют на проверку. Если все хорошо, «Меркурий» пришлет отправителю и получателю товара оформленный ВСД.

Чтобы выписывать ветеринарные документы, нужно:

1. Авторизоваться в системе «Меркурий.ХС».
2. Открыть раздел «Транзакции», нажать «Добавить».
3. Заполнить данные: тип транзакции, информацию о транспорте, маршрут следования при перевозке.
4. Нажать «Сохранить».

Дальнейшие действия зависят от того, какой тип ВСД создают. Если это производственный сопроводительный документ, алгоритм следующий:

1. Найти форму «Просмотр информации о транзакции», кликнуть «Добавить» напротив строки «Сырье».
2. Выбрать тип сырья, ввести объем.
3. Нажать «Сохранить».

Если оформляете транспортный документ:

1. В форме «Просмотр информации о транзакции» нажать «Добавить» напротив строки «Получатели» для оформления транспортного документа.
2. Указать сведения о компании, в которую поставляется груз.
3. Выбрать получателя из списка зарегистрированных субъектов.
4. Нажать «Сохранить».

Видеоинструкция

Посмотрите видеоролик о том, как оформлять ВСД в модуле для 1С Контур.Меркурия.

Оформление ВСД на живых животных: инструкция

Чтобы добавить данные о живых животных в информационную систему, откройте «Журнал продукции» и нажмите «Добавить запись». Далее заполните открывшуюся форму и сохраните изменения.

Если животных обработали от паразитов или провели иммунизацию, внесите информацию в систему:

1. Откройте форму «Добавление новой записи об иммунизации/обработке против паразитов».
2. Выберите болезнь и дату проведения обработки.
3. Откройте раздел «Транзакции», выберите «Список неоформленных транзакций» и нажмите «Добавить».
4. Пропишите тип транзакции, транспорта, номер машины, способ хранения, маршрут следования.
5. Добавьте сведения о получателе.

Подробная инструкция опубликована на сайте «‎ВетИС».

Как оформить возвратный ВСД

Если принимаете партию продукции, часть из которой нужно отправить обратно на той же самой машине, при гашении ВСД можно указать только количество товара, которое принимаете. При этом нужно указать комментарий с причиной отказа. Тогда оставшаяся часть будет автоматически отправлена получателю возвратным ВСД. Если же нужно вернуть всю партию, при гашении укажите «0».

Чтобы оформить возвратный ВСД во ФГИС «Меркурий», следуйте алгоритму:

1. Выберите из списка компанию.
2. Откройте «Транзакции» и нажмите «Добавить транзакцию».
3. Заполните данные о поставке из входящего ВСД. Для этого перейдите в «Погашенные», найдите нужную поставку, скопируйте данные из нее в транзакцию и сохраните.
4. Нажмите «Добавить», чтобы ввести информацию о получателе. Она может находиться в «Избранном». Если информации о получателе там нет, данные можно взять в погашенном ВСД: нажмите на название предприятия отправителя и с помощью расширенного поиска найдите его по коду.
5. Добавьте продукцию. Скопируйте название продукции из ВСД и вставьте в поле. Напишите объем возвращаемой продукции.
6. Пометьте поле о ветеринарной экспертизе и нажмите «Сохранить».

Можно ли оформлять ВСД на бумаге

С 1 июля 2018 года оформление ВСД производится в электронной форме. Оформлять сопроводительные документы на бумажном носителе допускается в случае:

• аварии, катастрофы, стихийных бедствий, которые привели к невозможности использования информационной системы;
• недоступности «Меркурия» в населенных пунктах, в которых отсутствует интернет;
• если в ветеринарных сопроводительных документах есть данные, составляющие государственную тайну;
• когда товар перемещается из Российской Федерации в Республики Казахстан, Армения, Киргизия и Беларусь и другие страны СНГ.

Возможные ошибки

Во время эксплуатации системы «Меркурий» иногда возникают ошибки, за которые могут оштрафовать и заблокировать доступ к системе. Разберем самые распространенные.

Сертификат погашен до момента приема товара

Если юрлицо или ИП погасили ВСД до приема продукции, это создает риски. Например, часть товара оказалась с браком и вернуть ее не получилось, так как сертификат уже погашен.

В такой ситуации можно поступить следующим образом. Покупатель оформляет для поставщика ВСД на продукцию, которая еще в пути. В документ добавляют запись об ошибочном гашении сопроводительного документа. Также поставщику говорят, что сертификат гасится на тот товар, который условно не поступил на склад.

Со своей стороны поставщик создает новый документ и указывает, что тот оформлен вместо сертификата, погашенного раньше положенного срока.

Получен один сертификат на разные категории товаров

Поставщик или производитель может отправить с одним сертификатом разную продукцию и назвать это «в ассортименте». Например, на склад поступили куриные бедра, ножки и крылья, указанные в ВСД как «Мясо птицы».

Решить проблему можно двумя способами:

• Обратиться к поставщику и попросить переоформить документ так, чтобы для каждой категории был отдельный сертификат.
• Погасить сертификат, а после разделить поставку на отдельные партии, указав все это в «Меркурии».

Товар принят по поддельному сертификату

Мошенники могут создать фальшивый бумажный сертификат. Если ИП или юрлицо примут продукцию по поддельному ВСД, им грозит штраф до 20 тысяч рублей.

Чтобы не допустить такую ситуацию, проверяйте каждый сертификат в системе «Меркурий». На странице выбора подсистемы нажмите на кнопку «Меркурий проверка ВСД» и введите идентификатор документа. Если сертификат настоящий, поиск покажет статус ВСД. Если документ поддельный, система не найдет информацию.

Второй вариант проверки — сканирование штрихкода приложением «Меркурий.рус». Если с сертификатом все хорошо, после сканирования откроется сайт «Меркурия». Если ВСД поддельный, откроется некорректный сайт.

Сертификат не оформлялся при реализации товара через посредника

В момент продажи происходит переход права собственности, который нужно подтвердить документами. Поэтому создают два сертификата:

• о транспортировке продукции посреднику,
• о передаче груза покупателю.

Какие могут быть сложности:

• Если документ оформляется сразу на покупателя, то посредника могут оштрафовать. За перевозку товара без оформления документов штраф выпишут поставщику.
• В ситуациях, когда отгрузка выполняется непосредственно со склада производителя, достаточно оформить один документ, так как право собственности не переходит к посреднику.

Если установленный порядок нарушен, свяжитесь с покупателем, чтобы договориться о негашении сертификата до правильного переоформления сопроводительной документации.

Таким образом, по закону электронные ветеринарные сопроводительные документы оформляют в обязательном порядке с 2018 года, используя информационную систему «Меркурий». Чтобы упростить работу, можно воспользоваться специальным сервисом, например Контур.Меркурий. Он поможет автоматизировать процессы, связанные с сопроводительными документами.

Создавайте ветеринарные сопроводительные документы в привычном интерфейсе учетной системы

Оставить заявку