Как работать с самозанятыми по закону в 2025 и не бояться переквалификации договора в трудовой

Государство активно противодействует теневой занятости и контролирует взаимодействие бизнеса с фрилансерами. Если игнорировать законодательные нормы, договоры ГПХ могут быть переквалифицированы в трудовые. В статье расскажем, как законно работать с самозанятыми и снизить риск переквалификации.

Что такое переквалификация договора

Налоговики могут проверить деятельность компании и оспорить договоры гражданско-правового характера с самозанятыми. Например, признать их договорами с физлицом без статуса. Но гораздо неприятнее, если выявят факты подмены трудовых отношений — тогда договор переквалифицируют в трудовой и наложат крупные штрафы.

Подмена трудовых отношений возникает в ситуации, когда исполнитель официально оформлен по ГПХ как самозанятый, но на деле выполняет работу штатных сотрудников. Исполнитель в этом случае не получает соцгарантий, а компания избегает социальных выплат и НДФЛ.

Какие нормы регулируют отношения с самозанятыми

Работу с самозанятыми, плательщиками налога на профессиональный доход (НПД), регулирует федеральный закон №422-ФЗ. Главное правило по закону: нельзя заказывать услуги у самозанятого, если он оформлен в штат компании. Если сотрудник уволился, то должно пройти не менее двух лет с момента прекращения трудовых отношений — тогда с ним можно сотрудничать как с самозанятым (п.8 ч.2 ст. 6 422-ФЗ).

Борьба с нелегальной занятостью в целом находится в ведении Роструда. Подмену трудовых отношений в работе с самозанятыми регулятору помогают выявлять налоговики.

В Письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183 ФНС перечислила признаки того, что самозанятый выполняет трудовую функцию и договор должен быть переквалифицирован:

1. Исполнитель организационно зависит от заказчика, который по факту является работодателем:
   • Оформление самозанятости — обязательное условие заказчика.
   • Заказчик распределяет задачи исполнителей и сам назначает их на объекты или маршруты, исходя из производственной необходимости.
   • Заказчик устанавливает график работ, в том числе режим отдыха и продолжительность рабочего дня, руководит ходом работ и контролирует процессы.
2. Исполнитель связан с заказчиком инфраструктурно — пользуется его материалами, инструментами, оборудованием и техникой.
3. Заказчик оплачивает работу в том же порядке, что и зарплату штатным сотрудникам. Например, по определенным дням 2 раза в месяц.

Отметим, что налоговики не занимаются слежкой и не контролируют, как и где работает исполнитель. Они проверяют договоры и чеки, а также анализируют поведение компаний в инфополе — например, смотрят объявления о найме.

Поэтому оформлять договоры с самозанятыми исполнителями нужно грамотно. Договор с самозанятым имеет свои нюансы, в нем не должно быть трудовой лексики и требований, характерных для трудовых соглашений.

Признаки трудового договора ФНС обобщает и приводит в Письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674. Важный критерий, помимо указанных выше, — закрепление в предмете договора постоянной функции за исполнителем, а не разового задания.

В 2024 государство расширило полномочия ФНС и Роструда: в январе вступил в силу 565-ФЗ, по которому с мая в регионах начали создавать специальные комиссии для противодействия нелегальной занятости. Налоговики и местные трудовые комиссии теперь могут обмениваться подозрительными сведениями и устраивать проверки.

Так, согласно приказу Минтруда от 28.11.2024 №640Н, ФНС направит сведения о компании или ИП в региональную комиссию, если одновременно соблюдаются условия:

• организация или ИП сотрудничает с более чем 35 самозанятыми или ИП, которые применяют НПД;
• среднемесячный доход от этой организации или ИП — более 35 000 ₽;
• средняя продолжительность работы с этим заказчиком — более трех месяцев;
• доля дохода от этого заказчика составляет 90% и более. 

Как выявляют подмену трудовых отношений

Помимо комиссий Минтруда, за отношениями бизнеса и самозанятых следят системы мониторинга. Еще весной 2021 в ФНС разработали скоринговую систему «МАРМ», чтобы выявлять подозрительные взаимоотношения работодателей и самозанятых.

Организация попадает в поле зрения системы, когда самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и указывает ИНН заказчика. МАРМ собирает данные, оценивает характер отношений компании и ее самозанятых в виде риск-балла — чем он выше, тем больше у организации шансов подвергнуться камеральной проверке.

Система собирает информацию по критериям и нормам, которые мы привели выше: анализирует периоды выплат, их частоту и источники, а также связи исполнителей с их заказчиками и прежними работодателями. Например, МАРМ соотносит объем выставленных на определенное юрлицо чеков и сравнивает со списками самозанятых — выявляет организации с большим количеством исполнителей и самозанятых, ориентированных на обслуживание одного клиента.  

Далее к проверке подключается инспектор и самостоятельно проверяет итоги анализа. Налоговики могут направить организации требование о разъяснениях, чтобы выяснить причины, по которым физлицо не оформлено в штат. Ответить на такой запрос нужно в течение 15 дней.

Риски и штрафы за переквалификацию договора

Налоговая может потребовать доначислить все взносы и НДФЛ (13%), которые вы не платили за работника, а также выписать штраф от 20 до 40% от неуплаченной в бюджет суммы (ст. 122 НК РФ).

Если работодатель уклонился от заключения трудового договора или оформил его ненадлежащим образом, ему грозит административный штраф:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для ИП — от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

За повторное нарушение штрафы в разы выше, а руководителей ждет дисквалификация на срок от одного до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

За нарушение трудового законодательства может наступить и уголовная ответственность, если компания за три года не уплатила налоги в бюджет на сумму от 2,7 до 15 млн рублей. В этом случае организации грозят крупные штрафы, а их руководителям — принудительные работы или лишение свободы (ст. 198 и 199 УК РФ).

Помимо штрафов, неприятным последствием для компании может стать попадание в черный список — с 2025 года заработал общедоступный реестр недобросовестных работодателей. Предполагается, что кандидаты смогут проверять компании перед устройством на работу. Если организация в черном списке, поиск сотрудников для нее будет ограничен. 

Как правильно составить договор с самозанятым

Для работы с самозанятыми подойдет договор гражданско-правового характера: подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа или хранения. В договоре с самозанятым есть как общие пункты, характерные для договоров с контрагентами, так и особенности. Среди особенностей стоит отметить следующие:

Указание на статус самозанятого. В договоре можно прописать, что исполнитель зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход. Указание на статус самозанятого и чеки от него освобождают заказчика от уплаты НДФЛ и страховых взносов за исполнителя, а также от подачи отчетности.

Подтверждение статуса самозанятого. В договоре желательно указать, что исполнитель должен подтверждать свой статус на момент заключения договора, подписания акта и оплаты. Кроме того, исполнитель должен оперативно предупредить заказчика, если лишился своего статуса.

Какие услуги оказываются. В этом пункте важно прописать конкретный результат работы самозанятого и объем оказываемых услуг. Чем точнее будут формулировки, тем лучше. Таким образом заказчик снижает риски переквалификации договора.

Договор с самозанятым не должен содержать признаки трудовых отношений, такие как работа по графику, материальная ответственность или регулярная фиксированная оплата.

Автоматизировать работу с самозанятыми помогает  платформа от Сайна. Заказчики могут формировать и подписывать договоры, готовить и контролировать техзадания, проводить денежные выплаты, получать чеки и акты для отчетности в налоговую.

Узнать больше

Судебная практика по переквалификации договоров

Приведем несколько ситуаций, когда суд переквалифицировал договоры с самозанятыми в трудовые.

В большинстве случаев это происходит, когда отношения компании и исполнителя носят системный характер и за работником закрепляется постоянная функция — договор, например, оформляют типовой, постоянно его пролонгируют, а работник подчиняется определенному графику.

Так, спортклуб привлек самозанятых инструкторов, которые проводили тренировки по расписанию. ФНС сочла такие отношения трудовыми, суд поддержал налоговиков (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.11.2023 по делу №А56-122617/2022).

На АЗС самозанятые исполнители работали по графику, в том числе в составе бригад штатных работников компании. Договоры с ними носили типовой характер, в них не было подробного описания работ и конечного результата. В итоге договоры были признаны трудовыми. (Постановление АС Волго-Вятского округа от 26.03.2024 г. № Ф01-463/24).

В деле судоремонтного завода «Моряк» договоры с физлицами подразумевали фиксированную оплату за работу, но объемы и сроки не устанавливались. При этом исполнители регистрировали самозанятость в день заключения договора или непосредственно перед этим (Постановление Пятнадцатого ААС от 19.03.2024 г. № 15АП-1543/24).

Доказательством трудовых отношений и полной зависимости исполнителя от работодателя могут служить факты, когда физлицо получает деньги только от одной организации и альтернативных источников дохода у него нет, а также снятие с учета НПД после прекращения сотрудничества с компанией. Практика показывает, что контролеры изучают характер взаимоотношений бизнеса и самозанятых глубже, чем заявляют об этом.

Но бывают и случаи, когда суд не соглашается с налоговиками. Например, компания наняла исполнителей для обслуживания коммуникационных систем и сумела доказать сдельный характер сотрудничества. Доводы защиты были такими:

• договор фиксировал конкретные задачи, объемы и сроки их выполнения;
• заказчик не устанавливал режим работы, не определял график и не вмешивался в ход работ — внутренние правила компании на исполнителей не действовали;
• основанием для оплаты стали акты выполненных работ.

Суд счел аргументы защиты убедительными и принял их.  (Постановление Волго-Вятского окружного суда от 5 апреля 2021 г. №Ф01−851/21).

Чтобы не попадать в спорные ситуации, грамотно составляйте договоры, оформляйте закрывающие документы и следите за чеками. Также можно пользоваться системами автоматизации, которые облегчают взаимодействие с исполнителями и упрощают сбор документов, например, платформой для работы с самозанятыми от Сайна.

Узнать больше