Электронный документооборот
Учет и отчетность
Проверка контрагентов
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Участие в закупках
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Поиск клиентов
Маркировка товаров
Информационная безопасность
В бизнесе иногда возникают ситуации, когда одна компания оплачивает расходы за другую организацию, а та в свою очередь ей их компенсирует. Это называется «перевыставление расходов». Подробнее об этом, а также об учете НДС, расскажем в статье.
Что значит «перевыставить расходы»
Разберем на примере. Организация «Браво» продает, а «Омега» покупает партию офисной мебели для последующей перепродажи. В договоре зафиксирована стоимость партии и обязанность покупателя компенсировать расходы, связанные с доставкой товаров.
Для доставки «Браво» заключает договор с транспортной компанией и оплачивает ее услуги. Так как «Омега» обязалась эти расходы компенсировать, то «Браво» будет эти затраты перевыставлять в ее адрес.
При перевыставлении расходов поставщик выставляет покупателю документ ровно на сумму понесенных расходов без наценки. То есть ни о какой прибыли речи не идет. Поэтому иногда перевыставление называют возмещением.
Важно! При перевыставлении через агентский договор наценка по отношению к понесенным расходам не начисляется. Однако при оказании агентских услуг должно быть учтено агентское вознаграждение (ст. 1005 ГК РФ).
Кто перевыставляет расходы
Перевыставлением обычно занимается сторона отгружающая товары, работы или услуги. Это может быть поставщик, исполнитель или арендодатель.
Чаще всего перевыставляют:
- транспортные затраты — покупатель товаров возмещает поставщику понесенные им расходы на доставку;
- коммунальные платежи — арендатор возмещает арендодателю расходы, связанные с содержанием помещения: электроэнергию, воду, отопление;
- затраты на страхование — лизингополучатель компенсирует лизингодателю расходы, понесенные на страхование предмета лизинга;
- затраты при строительстве — подрядчики могут компенсировать генеральному подрядчику расходы, связанные со стройкой, например, на электричество.
Это незакрытый перечень. Виды компенсируемых расходов могут меняться в зависимости от специфики бизнеса.
Например, поставщик отгружает в медицинский центр МРТ-аппарат. Так как такое оборудование нельзя хранить без подключения к электросети и водоснабжению, то в договоре предусмотрено, что покупатель обязан принять оборудование в течение трех дней со дня уведомления о готовности к отгрузке. Если клиника откажется забирать аппарат в установленный срок, то поставщик будет перевыставлять ей расходы за хранение на криоферме.
Способы перевыставления расходов
Всего есть два основных способа перевыставления затрат — в виде посреднических услуг или в виде изменения стоимости товара.
Есть и третий вариант, когда поставщик сразу закладывает все возможные расходы в стоимость товаров, работ или услуг — так называемая поставка под ключ. Фактически это стандартная отгрузка, и про перевыставление или возмещение расходов здесь речь не идет.
Перевыставление затрат через посреднические услуги
В таком случае между поставщиком (исполнителем, арендодателем) и покупателем (заказчиком, арендатором) должен быть заключен не только основной договор поставки (оказания услуг, аренды), но и агентский договор по смыслу ст. 1005 ГК РФ. Или можно включить положения об оказании посреднических услуг одной стороной для другой в основном договоре.
Важный нюанс — агент всегда действует за вознаграждение и за счет принципала. Это значит, что при перевыставлении расходов нужно будет выделить хотя бы небольшое вознаграждение.
Оформление первичных документов
Агент действует либо от собственного имени, либо от лица принципала. От этого зависит, кто будет указан в первичных документах от исполнителей: товарной накладной и счете-фактуре — непосредственно агент или сразу его доверитель. Если агент действовал от собственного имени, и в документах указаны его реквизиты как получателя, то ему придется их перевыставить на имя покупателя.
Все полученные документы агент передает своему принципалу вместе с отчетом (ст. 1008 ГК РФ). Форму отчета агент разрабатывает самостоятельно, но в ней обязательно должна быть выделена сумма агентского вознаграждения.
Особенности учета НДС
В данном случае покупатель или заказчик будет выступать принципалом, а поставщик — его агентом. Поэтому при расчете НДС и оформлении счетов-фактур нужно руководствоваться правилами общими для всех агентских договоров.
В частности, агент не начисляет и не уплачивает НДС с перевыставленных расходов. Также он не принимает к вычету «входящий» НДС, поскольку эти затраты осуществлены в интересах покупателя.
Основная особенность — перевыставление счета-фактуры. Это нужно сделать, если в отношениях с третьими лицами агент действовал от своего имени. В таком случае он оформляет счет-фактуру для своего принципала, куда переносит сведения из счета-фактуры от третьего лица.
В журнале учета счетов-фактур агент регистрирует:
- перевыставленный счет-фактуру (в книге продаж его регистрировать не нужно);
- оригинальный счет-фактуру от третьего лица (в книге покупок регистрировать его тоже не нужно).
Счета-фактуры от третьих лиц агент передает принципалу.
Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур закреплены в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Если агент действовал от имени принципала — всё проще. Перевыставлять счет-фактуру не нужно, так как он сразу будет составлен на принципала (Письмо Минфина от 19.10.2015 № 03-07-14/59665).
Бухгалтерские проводки
Например, торговая компания «Браво» продает, а «Омега» покупает офисную мебель. Стоимость реализации составила 900 000 рублей, в том числе НДС 20% — 150 000 рублей. Себестоимость — 540 000 рублей, в том числе НДС 20% — 90 000 рублей.
По условиям договора «Браво» как агент перевыставляет «Омеге» логистические расходы. Общая сумма затрат — 60 000 рублей, в том числе НДС 20% — 10 000 рублей. Вознаграждение агента — 2400 рублей, в том числе НДС 20%.
Проводки в учете «Браво» будут следующие.
| Дт | Кт | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| 62 | 90.1 | 900 000,00 | Отражена реализация офисной мебели |
| 90.3 | 68 | 150 000,00 | Отражен начисленный с реализации НДС |
| 90.2 | 41 | 450 000,00 | Списана себестоимость проданных товаров |
| 76 | 91.1 | 2400,00 | Начислено агентское вознаграждение |
| 91.3 | 68 | 400,00 | Начислен НДС с суммы агентского вознаграждения |
| 90.9 | 99 | 300 000,00 | Учтена прибыль от реализации офисной мебели |
| 91.9 | 99 | 2 000,00 | Учтена прибыль от оказания агентских услуг |
| 68 | 19 | 60 400,00 | (150 000 + 400 — 90 000 = 60 400 руб.) Начислен НДС к уплате в бюджет |
Перевыставление затрат через изменение стоимости товара
По общему правилу покупатель обязан оплатить товар по цене, установленной в договоре (п. 1 ст. 485 ГК РФ). Если дополнительных оговорок нет, то потребовать возмещения каких-либо понесенных затрат поставщик не может.
Однако, если контрактом предусмотрена возможность и порядок пересмотра цены товара, то поставщик имеет право перевыставить своему контрагенту понесенные расходы, включив их в цену реализации (п. 3 ст. 485 ГК РФ).
Оформление первичных документов
Первичные документы оформляются так же, как и при отгрузке. Выделять затраты отдельной строкой не нужно. Стоимость отгруженных товаров в товарной накладной и счете-фактуре увеличивается на сумму понесенных затрат. Если позиций несколько, то расходы пропорционально распределяются между ними.
Особенности учета НДС
В части учета НДС порядок такой же, как и при обычной отгрузке. Поставщик регистрирует счет-фактуру на дополнительные расходы от третьего лица в своей книге покупок, а НДС принимает к вычету. Счет-фактуру в адрес покупателя с уже увеличенной суммой он регистрирует в книге продаж и исчисляет НДС. Контрагент в свою очередь регистрирует фактуру в книге покупок, а НДС принимает к вычету.
Бухгалтерские проводки
Например, торговая компания «Браво» продает, а «Омега» покупает офисную мебель. Стоимость реализации составила 900 000 рублей, в том числе НДС 20% — 150 000 рублей. Себестоимость — 540 000 рублей, в том числе НДС 20% — 90 000 рублей.
По условиям договора «Браво» имеет право увеличить стоимость товара на размер понесенных расходов — на доставку и упаковку на терминале транспортной компании. Общая сумма затрат — 60 000 рублей, в том числе НДС 20% — 10 000 рублей. Услуги перевыставляются без наценки.
Проводки в учете «Браво» будут следующие.
| Дт | Кт | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| 44 | 60 | 50 000,00 | Транспортные затраты без НДС учтены в составе расходов на продажу |
| 19 | 60 | 10 000,00 | Учтен «входящий» НДС со стоимости транспортных услуг |
| 62 | 90.1 | 960 000,00 | Отражена реализация офисной мебели (в сумму включена стоимость товаров и перевыставленные затраты) |
| 90.3 | 68 | 160 000,00 | Отражен начисленный с реализации НДС |
| 90.2 | 41 | 450 000,00 | Списана себестоимость проданной мебели |
| 90.7 | 44 | 50 000,00 | Списаны расходы на продажу |
| 90.9 | 99 | 300 000,00 | Отражена прибыль по итогам периода |
| 68 | 19 | 60 000 | (160 000 — 90 000 — 10 000 = 60 000,00 руб.) Сумма НДС к уплате в бюджет. |
За счет того, что в данном способе не было наценки на перевыставляемые услуги и не было агентского вознаграждения, сумма НДС к уплате меньше, чем в первом примере.
Частые случаи перевыставления расходов
Разберем наиболее частые ситуации, связанные с перевыставлением расходов от одного лица другому.
Коммунальные расходы при аренде
Арендодатель может перевыставлять арендатору коммунальные услуги одним из двух способов:
- включив их сумму в переменную часть арендной платы — тогда в договоре должно быть расписано, как рассчитывается эта часть;
- перевыставляя их как агент — тогда в договоре должна быть предусмотрена обязанность арендатора компенсировать арендодателю понесенные расходы.
Первый способ — самый простой и распространенный. В таком случае арендодатель выставляет арендатору счет-фактуру на общую сумму, состояющую из постоянной и переменной частей. Арендодатель начисляет НДС к уплате, а арендатор принимает его к вычету.
Второй способ более сложный и с точки зрения учета НДС и со стороны документооборота. Арендодателю придется выставлять не только документы на аренду, но и агентский отчет. Арендатор принимает к вычету «входящий» НДС от арендодателя и от контрагентов, оказывающих коммунальные услуги.
Примеры проводок у арендодателя аналогичны тем, что мы рассмотрели выше.
Расходы на страхование при лизинге
Иногда лизинговые компании перевыставляют на лизингополучателя расходы, связанные со страхованием предмета лизинга. Например, ОСАГО и каско для транспортных средств.
Бухгалтерские проводки по страхованию у лизингополучателя будут следующие.
| Дт | Кт | Описание |
|---|---|---|
| 76.1 | 51 | Отражена выплата страховой премии с расчетного счета |
| 20 / 26 / 44 | 76.1 | Страховая премия списана в состав расходов (ежемесячно в течение действия договора страхования) |
Кроме того, возможные еще следующие варианты:
лизингодатель самостоятельно и за свой счет страхует предмет лизинга — в таком случае стоимость страховки включена в лизинговые платежи;
договором лизинга обязанность по страхованию возлагается непосредственно на лизингополучателя.
Расходы генподрядчика при строительстве
При строительстве крупных объектов генеральный подрядчик нанимает субподрядчиков для выполнения отдельных работ. При этом все «общие» расходы, например, на оплату электроэнергии, возлагаются на генподрядчика.
В зависимости от условия договора основной подрядчик может перевыставить эти затраты на своих субподрядчиков. В данном случае действуют такие же отношения, как между агентом и принципалом.
Для проверки деклараций по НДС рекомендуем вам облачный сервис Контур.НДС. Система не только сверит контрольные соотношения строк отчета, но и соотнесет сведения из книги покупок налогоплательщика с данными из книг продаж его контрагентов. Так вы узнаете о разрывах по НДС до того, как отправите декларацию в ИФНС.