Вычет НДС по авансовым отчетам и чекам

Иногда сотрудник для нужд компании самостоятельно оплачивает материалы, хозяйственный инвентарь, небольшие услуги или билеты. Для этого организация выдает ему деньги, а по факту понесенных расходов работник составляет авансовый отчет с приложением копий подтверждающих документов, например кассовых чеков. Можно ли оформить вычет на основании кассового чека или билета — разберем в статье.

Общие условия для вычета по НДС

Для оформления налогового вычета, независимо от вида совершаемой операции, нужно соблюдать основные требования (п. 2 ст. 171, 172 НК РФ):

• налогоплательщик является плательщиком НДС и не применяет освобождение от этого налога;
• покупаемые товары, работы и услуги используются в облагаемой НДС деятельности;
• все операции достоверно и в полном объеме приняты к учету у налогоплательщика;
• есть правильно заполненные документы, чаще всего это счета-фактуры, но бывают исключения.

При несоблюдении данных условий вычет будет признан инспекцией неправомерным.

Не ждите требований от ФНС

Проверьте НДС и найдите расхождения до сдачи отчётности.

Подробнее

Вычет НДС по авансовому отчету при покупке в розницу

Оформление вычета по налогам на добавленную стоимость только по чеку — это спорная ситуация, которая, скорее всего, вызовет претензии со стороны ФНС. Так как, в силу п. 1 ст. 171 НК РФ, для этого требуется не чек, а счет-фактура, выставленный продавцом при приобретении товаров, работ или услуг. Позиция Минфина РФ однозначно и неоднократно высказана в различных Письмах, например, от 19.07.2021 № 03-07-11/57329 и от 31.08.2022 № 03-07-11/84844.

Суды при этом позицию Минфина не разделяют. Из Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07 следует, что при покупке товаров в розницу за наличный расчет право на вычет можно подтвердить кассовым чеком с выделенной суммой налога.

В Определении Конституционного Суда РФ от 02.10.2003 № 384-О сказано, что счет-фактура — это не единственный документ для предоставления налогового вычета. Подойдут и иные документы, подтверждающие факт уплаты НДС.

Помимо счета-фактуры потребуется документ, подтверждающий факт уплаты налога. Например, кассовый чек с выделенной суммой НДС. Таким образом, для безопасного налогового вычета требуется одновременное наличие счета-фактуры и кассового чека.

Продавец не выдает счет-фактуру. Что делать?

При продаже товаров в розницу за наличку организации и предприниматели, занимающиеся розничной торговлей и общественным питанием, а также оказывающие платные услуги населению, могут не выдавать покупателю счет-фактуру, если выдали ему кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК РФ). Ввиду того что сотрудник фактически покупает товары от своего имени, ему могут обоснованно отказать в предоставлении счета-фактуры.

Следовательно, для получения документа нужно подтвердить, что сотрудник действует от имени организации или ИП. Для этого у него должна быть доверенность на представление интересов компании. В таком случае отказать в выдаче счета-фактуры поставщик не сможет, так как товары покупают не для личных, а для предпринимательских целей (Приложение к Письму МНС РФ от 13.05.2004 № 03-1-08/1191/15@).

Проводки по вычету НДС на основании авансового отчета

При получении от сотрудника авансового отчета и документов, подтверждающих понесенные расходы, бухгалтерия компании должна правильно отразить операции в бухгалтерском учете.

При этом проводки не зависят от того, есть у налогоплательщика счет-фактура или нет. Однако напомним, что без счета-фактуры вычет НДС — это налоговый риск.

Не ждите требований от ФНС

Проверьте НДС и найдите расхождения до сдачи отчётности.

Подробнее

Учет НДС, не принятого к вычету

Налог на добавленную стоимость, выделенный в кассовом чеке и не принятый на его основании к вычету, нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Так как факт отсутствия счета-фактуры не является основанием для включения НДС в расходы в силу п. 1 ст. 170 НК РФ.

В бухгалтерском учете проводки могут быть следующие.

А дальше зависит от того, куда в бухучете НДС из кассового чека будет отнесен. Есть три варианта. Первый — на себестоимость купленных товарно-материальных ценностей (п. 11, 12 ФСБУ 5/2019). Проводка будет такая.

Второй — включить НДС в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Проводка следующая.

Третий — отнести налог на прочие расходы, если понесенные затраты к обычным видам деятельности не относятся (п. 11, 14.1 ПБУ 10/99).

Вычет НДС по командировочным и представительским расходам

Здесь ситуация иная. По командировочным расходам принять НДС к вычету можно без счета-фактуры. Для этого потребуется авансовый отчет и наличие приложенных к нему и правильно заполненных бланков строгой отчетности с выделенной суммой налога (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения Книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Эту позицию подтверждают Письма Минфина РФ от 30.10.2020 № 03-07-09/94559 и от 26.02.2020 № 03-07-09/13555).

К командировочным расходам относятся затраты (п. 7 ст. 171 НК РФ):

• на проезд к месту служебной командировки и обратно;
• на пользование в поездах постельными принадлежностями;
• на наем жилого помещения.

Также вычет по НДС действует в отношении представительских расходов (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Билеты с QR-кодом

В силу п. 5.8 ст. 1.2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ в билет могут быть включены реквизиты кассового чека. Это может быть сделано:

• в виде QR-кода;
• в виде «классических» реквизитов: даты и времени расчетов, порядкового номера, суммы, фискальных номеров документа, накопителя и признака.

В случае QR-кода сотрудник фактически получит на руки один документ, то есть билет без кассового чека. Право на вычет НДС это не отменяет. Работник должен отсканировать QR-код, скачать чек, распечатать его и вместе с билетом приложить к авансовому отчету. QR-чек равносилен обычному «бумажному» (Письмо Минфина РФ от 30.10.2020 № 03-07-09/94559).

Если билет составлен на иностранном языке, то реквизиты, необходимые для оформления вычета по НДС, нужно перевести на русский язык. Сделать его может нанятый переводчик или сотрудник компании (Письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).

Регистрация билета в Книге покупок

Билет необходимо зарегистрировать в графе 3 Книги покупок, а реквизиты документа, подтверждающего уплату НДС, — в графе 7 (пп «к» п 6, п. 18 Правил ведения Книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Срок принятия НДС с билетов к вычету

Принять к вычету НДС с билетов нужно в том же отчетном периоде, в котором сотрудник отчитался о командировке. Правило о трехлетнем сроке на данную группу вычетов не распространяется (Письмо ФНС РФ от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Устраняйте расхождения по НДС

Получайте полный вычет с Контур.НДС+

Попробовать бесплатно

Расходы на проживание в гостинице

Услуги по предоставлению мест для временного проживания в гостиницах и иных средствах размещения облагаются НДС по ставке 0% (пп. 19 п. 1 ст. 164 НК РФ). Поэтому налог, который можно было бы принять к вычету, не образуется.

Частные случаи командировочных расходов

В части расходов, связанных с командировками, действует особый порядок вычета по НДС. Остановимся на самых популярных из них.

Сервисный сбор за авиабилет

В силу п. 7 ст. 171 НК РФ затраты на сервисный сбор не относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно. Следовательно, принять их к вычету нельзя. Если организация покупает билеты для сотрудников самостоятельно, то «входящий» НДС с сервисного сбора к вычету принять можно, но только при наличии счета-фактуры.

Выбор места в самолете

НДС со стоимости услуг по выборе места можно принять к вычету только при наличии счета-фактуры. Так как исключения для данной категории затрат НК РФ не предусматривает.

Сверхнормативный багаж

Если сверхнормативный багаж не включен в билет, а сотрудник оплатил его самостоятельно, то для вычета НДС требуется счет-фактура, а также выполнение общих условий для вычета по НДС.

Проводки по вычету НДС по командировкам

Рассмотрим проводки, если подотчетный сотрудник самостоятельно покупает билеты на проезд до места командировки.

Проживание в гостинице, если ее услуги облагаются НДС по ставке, отличной от 0%, отражается следующими проводками.

Строки декларации с суммами НДС, заявленным к вычету, интересуют налоговиков в первую очередь. Поэтому еще до отправки отчета в ИФНС нужно удостовериться, что отчет заполнен без ошибок. Поможет в этом сервис Контур.НДС+. Он не только проверит контрольные соотношения, но и уведомит вас о налоговых разрывах до того, как декларация по НДС будет отправлена в ФНС.