Законодательство об электронном документообороте

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — Налоговым и Гражданским кодексами, федеральными законами, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют общий порядок применения безбумажного делопроизводства для разных сфер деятельности.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Законы, регулирующие ЭДО

Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — один из самых значимых для электронного документооборота. Он регулирует отношения в области использования электронных подписей (ЭП), которые придают электронным документам юридическую силу. Без них обмен с контрагентами или госорганами актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.

Также к основным нормативно-правовым актам, которые регламентируют ЭДО в России, относятся:

• Налоговый кодекс РФ. Статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам (СФ) и их подписанию ЭП, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.

• Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами при совершении сделок в электронном виде.

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закона установлена возможность составления и оформления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 закона дано определение понятия «электронный документ».

Помимо федеральных законов об электронном документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений.

• Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

• Приказ ФСБ РФ № 795. Определяет состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе на бумажном носителе для физлиц, юрлиц и ИП.

• Постановление правительства РФ № 1137. Утверждает форму и правила заполнения СФ, корректировочных СФ, журналов учета СФ и книг покупок-продаж.

• Приказ ФНС РФ № 820. Устанавливает формат электронного СФ и формат представления документа об отгрузке товаров и выполнении работ (УПД).

• Приказ ФНС РФ № 736. Закрепляет формат корректировочных СФ и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

• Приказ ФНС РФ № 36. Утвердил форматы технологических документов, которые участвуют в документообороте.

Изменения в законе «Об электронной подписи»

Сфера ЭДО в России активно развивается, поэтому в ее нормативно-законодательной базе регулярно происходят изменения. Закон «Об электронной подписи» — один из наиболее часто меняющихся нормативных актов в сфере ЭДО. В 2021 году вступили в силу поправки к 63-ФЗ, которые ужесточили требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим электронные подписи.

УЦ стало в разы меньше: большинство не прошли аккредитацию по новым правилам. С 1 января 2022 года ИП и руководители организаций начали использовать подписи ФНС — получить их можно в УЦ налоговой и у ее доверенных лиц.

Главное изменение 2023 года — обязательное применение машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий вместе с сертификатом ЭП физлица. С 1 сентября сотрудники компаний и ИП переходят на использование сертификатов физического лица и МЧД, чтобы продолжать работать с электронными документа от лица организации.

Однако в августе 2023 года были приняты новые поправки в 63-ФЗ. Они продлили возможность использования сертификатов сотрудников юрлиц до 31 августа 2024 года. При этом срок окончания их действия может наступить раньше, а получить такую подпись можно было до 31 августа 2023 года в коммерческих УЦ.

Остановимся на отличиях сертификата сотрудника юрлица от сертификата физлица. В сертификатах сотрудников одновременно содержится информация о компании и о самом работнике. Схема с применением МЧД выглядит по-другому: сведения о сотруднике содержатся в сертификате физлица, а его полномочия подтверждает МЧД, которую подписывает руководитель организации. Машиночитаемая доверенность, она же электронная, это документ в формате XML, который подтверждает полномочия физлица действовать от имени компании или ИП. 

Также поправки внесли изменения в трансграничный электронный документооборот. Согласно новой процедуре, электронные подписи иностранных юрлиц будут признавать на основании соглашений между участниками ЭДО. В соглашении нужно будет указать требования к электронной подписи.

Еще одно изменение, которое закрепили новые поправки — выдача сертификатов электронной подписи руководителям филиалов иностранных компаний. Такой сертификат теперь можно получить в удостоверяющем центре ФНС.

Начните обмениваться электронными документами

Поможем выпустить электронную доверенность на сотрудников для ЭДО

Подключиться

Прослеживаемость товаров

Постановление правительства РФ № 1108 определило переход на электронный документооборот еще в одной сфере. С 8 июля 2021 года в России завершился годовой эксперимент и начала действовать национальная система (НСПТ) прослеживаемости импортных товаров. Она призвана обеспечить учет данных о такой продукции и операциях, связанных с ее оборотом. Но главное — появилось новое условие относительно работы со счетами-фактурами, УПД и их корректировками.

Теперь счета-фактуры и УПД, в том числе корректировочные, при работе с прослеживаемыми товарами нужно составлять только в электронной форме. Есть исключения:

• товар приобретен для личных нужд физлица или самозанятого;

• продукция реализуется с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта/реэкспорта;

• товар реализуется или перемещается на территорию страны — члена Евразийского экономического союза;

• товар получен в результате переработки на территории России;

• товар предназначен для официального использования в дипломатических представительствах, консульских учреждениях, международных организациях, которые пользуются привилегиями на основании международных договоров с Россией;

• товар, сведения об операциях с которым составляют гостайну.

Постановление правительства №1108 «Об утверждении положения о национальной системе прослеживаемости товаров» гласит, что национальная система прослеживаемости касается всех юрлиц и ИП, работающих с подконтрольными товарами, вне зависимости от системы налогообложения. Организация, освобожденная от НДС или применяющая специальные налоговые режимы, должна составлять документы, содержащие реквизиты прослеживаемости, в электронном формате.

За несоблюдение правил прослеживаемости с 1 января 2024 года планируют ввести штрафы от 200 до 100 000 рублей. К нарушениям будут относится:

• непредставление отчета об операциях с прослеживаемыми товарами;

• ошибки в реквизитах в СФ и УПД;

• ошибки в реквизитах в ежеквартальном отчете;

• выставление СФ и УПД не в электронном виде.