Закон об электронном документообороте

Единого закона об электронном документообороте (ЭДО) в российском законодательстве нет. Однако ЭДО регулируется нормативно-правовыми документами — федеральными законами, Налоговым кодексом, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют порядок применения безбумажного делопроизводства в разных сферах.

Описание закона

Электронный документооборот решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры. Особенности работы с ЭДО регулируются нормативно-правовыми актами.

Наиболее значимый на сегодня закон об ЭДО — 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он регулирует отношения в области использования электронных подписей (ЭП), которые дают электронным документам юридическую силу. Без них обмен с контрагентами или госорганами актами, соглашениями, договорами, отчетностью сможет иметь разве что ознакомительный характер.

Не менее важны и следующие нормативно-правовые документы, которые регламентируют электронный документооборот в России:

  • Налоговый кодекс РФ. Статья 169 регулирует составление счетов-фактур в электронном виде, а статья 93 — представление электронных документов в налоговую.
  • Гражданский кодекс РФ. В статьях 160 и 434 говорится о возможности обмена документами в электронном виде.
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 9 закона установлена возможность составления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
  • 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 2 закона дано определение понятию «электронный документ» и другим терминам.

Помимо федеральных законов об электронном документообороте и статей в кодексах, ЭДО регулируется множеством приказов и постановлений. Среди основных — приказ Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н. Он утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Изменения в законе

Сфера безбумажного делопроизводства достаточно нова и активно развивается, поэтому изменения в ее нормативно-законодательной базе происходят регулярно. Новый закон об электронном документообороте 2020–2021 годов — поправки к 63-ФЗ. Они ужесточают требования к удостоверяющим центрам (УЦ), выдающим электронные подписи.

Изменения вступили в силу с 1 июля 2021 года, но пока для владельцев ЭП ничего не изменилось — новые правила начнут действовать с 1 января 2022 года. А вот УЦ уже стало в разы меньше: большинство не прошли аккредитацию по новым правилам. Для предпринимателей, руководителей юрлиц, сотрудников компаний и доверенных лиц этот закон о документообороте означает, что:

  • подписи, выданные не прошедшими аккредитацию УЦ до 1 июля, будут действовать до конца этого года, если сроки действия цифровой подписи или прежней аккредитации центра не истекут раньше;
  • с 1 января ИП и руководители организаций должны будут использовать подписи ФНС — получить их можно уже сейчас в налоговой. Чуть позже такие подписи начнут выдавать доверенные лица ФНС — удостоверяющие центры, получившие новую аккредитацию и прошедшие дополнительный отбор;
  • руководителям финансовых организаций нужно будет получать подписи в Центробанке, а должностным лицам госструктур — в Казначействе.

Также с 1 января 2022 года сотрудники компаний и уполномоченные лица, как определяет закон об электронном документообороте в России 476-ФЗ, должны будут перейти на использование для рабочих и личных документов личную подпись — ЭП физического лица. Это связано с тем, что в ФНС руководители будут получать лишь одну — причем некопируемую — подпись на юрлицо. Для подписания документов организации подписью физлица понадобится электронная доверенность. Особенности ее применения сейчас прорабатываются.

Удостоверяющий центр Контура уже подтвердил соответствие новым требованиям закона и получил аккредитацию сроком до июня 2024 года. УЦ планирует получить и статус доверенного лица ФНС. Всегда быть в курсе последних изменений и вовремя обновить электронную подпись помогут эксперты системы электронного документооборота Диадок.

Подключиться к Диадоку, чтобы использовать все преимущества ЭДО

Отправить заявку

Еще одно важное изменение

Определило переход на электронный документооборот постановление правительства еще в одной сфере. С 8 июля в России завершился годовой эксперимент и начала действовать система прослеживаемости импортных товаров. Она призвана обеспечить учет данных о такой продукции и операциях, связанных с ее оборотом. Но главное — появилось новое условие относительно работы с счетами-фактурами. Положение утверждено приказом Минфина от 5 февраля № 14н.

Документы, определяющие электронный документооборот в РФ, регламентируют: теперь счета-фактуры, в том числе корректировочные, при работе с прослеживаемыми товарами нужно составлять только в электронной форме. Исключений всего несколько:

  • товар приобретен для личных нужд физлица или самозанятого;
  • продукция реализуется в соответствии с таможенной процедурой экспорта/реэкспорта;
  • товар реализуется или перемещается на территорию страны — члена Евразийского экономического союза.

Постановление об электронном документообороте в этой сфере гласит, что система прослеживаемости касается всех юрлиц и ИП, работающих с подконтрольными товарами, вне зависимости от системы налогообложения. Организация, освобожденная от НДС или применяющая специальные налоговые режимы, должна составлять универсальные передаточные документы — и тоже в электронном формате.

ЭДО внедряется и в области госзакупок. Электронный документооборот законодательство изменило в этой сфере. Уже с 1 мая 2021 года приемка документов в ЕИС стала только электронной для конкретного перечня заказчиков. Предполагается, что следующий год принесет новые изменения в ЭДО — законодательство полностью заменит бумажные акты электронными. Электронное актирование позволит сократить расходы на передачу документов, снизить вероятность ошибки при формировании акта и внесении сведений в реестр контрактов, повысить прозрачность закупочных процессов.


Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями. 

Развитие маркетплейсов привело к тому, что поставщикам стало актуально настраивать с ними электронный документооборот. Есть ли специфика работы по ЭДО с Wildberries, что нужно для подключения и какие могут быть сложности, разберем дальше. 

Распространение электрօнного документооборота предполагает, что цифровой вариант дօкумента будет обладать такой же юридическօй силօй, как и его бумажная версия.

Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для  принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте.