Соглашение об ЭДО между контрагентами: когда нужно и как его составить

Первый шаг для перехода на безбумажный документооборот ― договориться с контрагентами. Один из способов это сделать — заключить соглашение об ЭДО между контрагентами.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Рассказываем, как его заключить, как составить и когда это делать необязательно.

В этой статье:

Когда соглашение об ЭДО обязательно, а когда — нет

Заключать или не заключать соглашение зависит от того:

• какие электронные подписи (ЭП) используют участники ЭДО;
• каким способом контрагенты обмениваются документами.

Виды электронных подписей

Существует три вида электронных подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

Простая электронная подпись (ПЭП) — удостоверяет, что документ был подписан определенным человеком, но не гарантирует, что в документ не вносили правки после подписания. ПЭП часто используют при банковских транзакциях и для аутентификации на сайтах. Чтобы использовать ПЭП с контрагентами, оформляют специальное соглашение, в котором указывают, что такой вид подписи взаимно признается обеими сторонами. Также прописывают, как проверять подлинность ПЭП, как пользователю хранить ключ подписи в тайне и процедуру идентификации подписанта.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — её используют в документообороте внутри компании и внешнем электронном документообороте с контрагентами. Для применения в ЭДО заключают соглашение о взаимном признании юридической силы таким подписям и порядке их проверки.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный вид ЭП. По значимости КЭП приравнивают к собственноручной подписи. Такая ЭП подтверждает, что в итоговую версию документа не вносили изменения, и применяется для взаимодействия с контрагентами и сдачи отчетности.

Если организация использует КЭП — соглашение об ЭДО можно не заключать. Само подписание КЭП наделяет документ юридической силой (п.1 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

НЭП и ПЭП менее защищены, чем КЭП. Поэтому для их использования такое соглашение необходимо заключить (п.2 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Несмотря на то, что заключать соглашение не обязательно, мы рекомендуем это сделать: оно может потребоваться в ситуациях судебных разбирательств или предоставления документа в налоговую по требованию (письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Конечно, суд признает юридическую силу документов, подписанных КЭП и при отсутствии соглашения. Но если такой документ будет, то и прецедента конфликта можно избежать, так как подписание документов в ЭДО зафиксировано соглашением между контрагентами.

Подключайтесь к Диадоку бесплатно и начинайте работу с электронными документами

Оставить заявку

Способ обмена документами

Иногда компании выбирают способ обмена документами напрямую — не через ЭДО. Например, по электронной почте или через свою информационную систему.

Когда документооборот происходит без участия оператора ЭДО, мы рекомендуем заключить соглашение об ЭДО. Это обезопасит стороны от возможных разбирательств (методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами).

Если компания обменивается документами без участия оператора ЭДО, то возможен ряд сложностей:

• при передаче документов необходимо самостоятельно следить за безопасностью данных. В то время как оператор ЭДО отвечает за шифрование и целостность файлов в процессе передачи;
• при споре с контрагентом у компании отсутствует третья сторона, которая могла бы подтвердить отправку или получение документов. Операторы ЭДО часто предоставляют такую информацию для суда.
• передача отдельных электронных документов вообще не возможна без оператора ЭДО, даже если компания имеет договоренности с контрагентом. Например, к таким документам относятся счет-фактура, УПД и их корректировочные формы.

При работе через оператора ЭДО соглашение об использовании можно не подписывать. Но если у вас есть потребность согласовать условия с вашими контрагентами, это можно сделать.

Какие условия учесть в соглашении об ЭДО

Если вы заключаете с контрагентом соглашение об ЭДО, помимо стандартной информации о предмете соглашения и реквизитах сторон в него можно включить следующие разделы:

Так как содержание соглашения законодательно не регулируется, его можно дополнить любыми другими условиями работы с ЭДО, которые пожелают отразить контрагенты.

Как составить соглашение об ЭДО

Переход на цифровой документооборот оформляют отдельным соглашением либо включают соответствующий раздел договора, например, поставки товара. Так как строгих стандартов или обязательных требований к составлению такого соглашения нет, компании и предприниматели вправе разработать его самостоятельно.

Соглашение об электронном документообороте можно составить и подписать в электронном виде как и любые другие документы.

Коротко о соглашении об ЭДО

Заключать или не заключать соглашение об использовании ЭДО зависит от вида электронной подписи контрагентов и способа обмена документами.

Если организация использует КЭП, заключать соглашение об ЭДО не нужно. Само подписание КЭП наделяет документ юридической силой. НЭП и ПЭП менее защищены, чем КЭП. Поэтому для их использования такое соглашение необходимо заключить.

Когда документооборот происходит без участия оператора ЭДО, необходимо заключить соглашение об ЭДО.

Содержание соглашения об ЭДО законодательно не регулируется. Его можно дополнить любыми условиями работы с ЭДО, которые пожелают отразить контрагенты.

Начните обмениваться электронными документами с контрагентами

Оставить заявку