Для чего нужна книга учета
Право на применение патентной системы налогообложения утрачивается, если с начала календарного года превышен лимит по доходам — 60 млн рублей. В ходе проверки налоговая обычно запрашивает книгу учета для того, чтобы посмотреть, укладываетесь ли вы в допустимые рамки.
Важный момент для тех, кто совмещает патент и УСН — все полученные средства с ПСН и УСН нужно суммировать при определении годового дохода. Лимит при этом остается такой же, как при деятельности на одном патенте — 60 млн. Превысите — автоматически окажетесь только на УСН, причем с начала года — как будто вообще не были на патенте. Книги заводятся отдельные для каждой системы — КУДиР для УСН, КУД для патента.
Если КУД не ведется, то ИП грозит штраф — 10 000 руб. за один налоговый период, и 30 000 руб. – за нарушения в нескольких налоговых периодах.
Как вести книгу учета доходов
Форма и правила заполнения утверждены Приказом Министерства финансов № 135н от 22.10.2012 (приложения 3 и 4).
Книгу учета доходов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Для каждого патента заводится отдельная книга, либо одна для всех — это тоже не запрещено. Но если срок действия патента закончился и вы приобрели другой, то для него уже необходима новая книга.
Электронную версию по окончанию налогового периода нужно распечатать, сшить, на оборотной стороне последнего листа указать количество страниц, поставить подпись и печать (при наличии).
Как заполнять
Сначала оформляется титульный лист. Обязательны к заполнению строки:
- ФИО, ИНН, адрес предпринимателя;
- срок действия патента и субъект, где он был получен;
- наименование банка и номер расчетного счета;
- присвоенные коды ОКПО и ОКАТО.
ОКУД указывать не нужно. Коды ОКПО и ОКАТО можно посмотреть в специальном сервисе Контура.
Раздел 1 — таблица с доходами — заполняется по мере поступления средств. По закону вы должны вести полный, непрерывный и достоверный учет доходов. Если не смогли зафиксировать доход в момент его получения, то можно это сделать позже — главное, потом не забыть все верно внести.
Порядок заполнения Раздела 1:
- 1 графа — проставляется порядковый номер строки — 1, 2, 3 и т.д.
- 2 графа — дата и номер первичного документа, подтверждающего доход. Это может быть отчет о закрытие смены, платежное поручение, акт приемки — если доход получен в натуральном виде.
- 3 графа — какая операция была выполнена. Например, «Перевозка груза по маршруту Иркутск — Мирный для ООО «Ирония».
- 4 графа — указывается сумма дохода от операции в рублях. Когда закончите вести КУД, то последней строкой нужно указать общую сумму всех полученных средств.
Какой датой отражать доходы
По Налоговому кодексу датой получения дохода на патенте считается:
- Натуральная форма — день передачи дохода в натуральном виде.
- Денежная форма — день выплаты дохода, либо перечисления средств на счет ИП или на счет третьих лиц по поручению предпринимателя.
Когда покупатель платит картой, деньги могут списываться в один день, а попадать на ваш счёт в другой. В этом случае платежи учитывают по дате поступления на счёт — Письмо Минфина от 19.09.2016. В книгу записывают всю сумму оплаты, без вычета комиссии.
Если доход получен через онлайн-кассу
Предприниматели на патенте не обязаны вести кассовые книги и составлять кассовые ордеры — только если по желанию. С введением онлайн-касс налоговая и так знает, какой доход вы получили — вся выручка учитывается через ОФД. Несмотря на это, заполнять книгу учета доходов все равно нужно. Вы можете фиксировать в книге каждый полученный чек или общую выручку наличными за день.
Доход получен в валюте или натуральном виде
В КУД нужно всё вносить в рублях. Поэтому валюту необходимо пересчитать в рубли по курсу Центробанка на день получения средств. Доход в натуральном виде учитывается по рыночной стоимости — ст. 105.3 НК РФ.
Как отображать предоплату
Предоплата учитывается при проверке уровня доходов по патенту, поэтому ее тоже необходимо вносить в книгу учета доходов — в дату получения средств.
Если аванс нужно вернуть, то сделайте соответствующую запись в КУД, укажите дату возврата предоплаты и сумму со знаком минус.
Корректировка ошибок
В бумажную или распечатанную электронную книгу можно вносить корректировки, если что-то указали неправильно. Для этого зачеркните ошибочную информацию, впишите рядом верные сведения, поставьте подпись, дату и печать (при наличии).
Дополнительно составьте бухгалтерскую справку с объяснением, что вы изменили и по какой причине.
Сколько хранить
Согласно ст. 23 Налогового кодекса налогоплательщик обязан в течение пяти лет хранить документы, подтверждающие получение доходов — это относится и к КУД. Срок хранения начинается с 1 января следующего года. Если вы купили патент в марте 2021 года на месяц, то отсчитывать срок нужно с 1 января 2022.
Когда предоставлять в налоговую
По своей инициативе — никогда. Книгу учета нужно хранить у себя, а относить в налоговую только по требованию. Попросят ее у вас или нет — предугадать нельзя. Поэтому лучше вести книгу по правилам, чтобы быть готовым ко всему.
