Отчетность ИП за сотрудников в 2025 году

ИП платят за своих сотрудников страховые взносы, удерживают НДФЛ с зарплаты и сдают отчетность — в налоговую и единый Социальный фонд. О сроках сдачи отчетов расскажем в статье.

Екатерина Григорьева Бизнес-писатель

Что сдавать в налоговую

Расчет по страховым взносам

Все работодатели сдают расчет по страховым взносам — РСВ. Он включает в себя данные о страховых взносах, а также сведения о средней численности сотрудников. С 2021 года готовить отдельный отчет ССЧ не нужно. С 2023 года взносы не нужно разбивать по видам страхования, так как действует единый страховой тариф.

Отчет РСВ передается в инспекцию по месту регистрации ИП лично, по почте с описью вложения или в электронном виде. Если за отчетный период число сотрудников более 10, то отчет предоставляется только через интернет, если 10 человек или менее — в бумажном или электронном виде.

Если весь год не было выплат сотрудникам, ознакомьтесь со статьёй «Сотрудники уволены. Как отчитаться».

Информация про взносы за травматизм не входит в РСВ. Их платят в единый Социальный фонд (СФР) и отчитываются туда же. Взносы перечисляются отдельной платежкой в привычные сроки — до 15 числа следующего месяца. Новые реквизиты по своему региону смотрите на сайте СФР. Взносы на травматизм не перечисляют в составе Единого налогового платежа.

Сроки

РСВ сдается ежеквартально:

• за 1 квартал 2025 — до 25 апреля;
• за полугодие 2025 — до 25 июля;
• за 9 месяцев 2025 — до 27 октября;
• за 2025 год — до 26 января 2026.

С 1 января 2024 года действует новая форма РСВ – Приказ ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Ведите учёт без бухгалтера

Эльба поможет заплатить налоги и взносы, сдать отчёты. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Отчет 6-НДФЛ

С зарплат сотрудников, авансов, вознаграждений по договору ГПХ, беспроцентных займов, дивидендов и даже подарков дороже 4000 руб. ИП удерживают и перечисляют государству НДФЛ. Ставки налога в 2025 году — 13, 15, 18, 20, 22, 30 и 35 %. Об удержанном налоге необходимо информировать налоговую, для этого сдается 6-НДФЛ — отчет, который включает общие данные по всем физ. лицам, получившим от вас доходы. Если в течение года выплат физлицам не было вообще, то отчет не нужен.

ИП сдают 6-НДФЛ по месту регистрации. Но если сотрудники предпринимателя заняты в деятельности по патенту, то отчет предоставляется в инспекцию по месту работы. Можно заполнить бумажный отчет — если у вас 10 или менее работников. Когда работников больше 10, отчет сдается только в электронном виде.

С 2021 года отменили отдельный отчет 2-НДФЛ — теперь он входит в состав годового 6-НДФЛ отдельными приложениями № 1.

Сроки

6-НДФЛ сдается ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным:

• за 2024 год — до 25 февраля 2024;
• за 1 квартал 2025 — до 25 апреля;
• за полугодие 2025 — до 25 июля;
• за 9 месяцев 2025 — до 27 октября (перенос даты с выходного дня);
• за 2025 год — до 25 февраля 2026.

Даже если вы заплатили физ. лицу всего один раз, сдавать 6-НДФЛ нужно до конца года. Допустим, платеж был в 1 квартале — тогда вам нужно заполнить отчет за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и за год. 

Расчет за 2023 год нужно было сдавать по форме, утвержденной Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции Приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

С 2024 года форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. Приказа ФНС РФ от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@).

Персонифицированные сведения о физлицах

С 1 января 2023 года отменили форму СЗВ-М, которую работодатели сдавали в ПФР. Теперь сведения персонифицированного учета нужно передавать в ФНС, а налоговики сами отправят данные в СФР. Новая форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Отчет включает персональные данные сотрудников и подрядчиков, а также суммы выплат за отчетный месяц. Если выплат не было, но договор с сотрудником или подрядчиком не расторгнут, форму все равно отправляют.

Если сотрудников более 10, то отчитаться можно только в электронном виде.  Если меньше 10 — на бумаге или электронно.

Сроки

Персонифицированные сведения передают в ИФНС по месту жительства ежемесячно, до 25 числа месяца, следующего за отчетным. 

Отчеты в единый Социальный фонд

ИП без сотрудников не отчитываются в СФР. В 2022 году при наличии работников в ПФР сдавали:

• СЗВ-М — включает список сотрудников, а также ИНН и СНИЛС каждого.
• СЗВ-СТАЖ — содержит сведения о стаже сотрудников, которые работают по трудовому договору или договору ГПХ. В отчет вносятся даты увольнения, приема на работу и другая информация, необходимая для расчета пенсии. 
• СЗВ-ТД — отчет о трудовой деятельности, в котором отображаются кадровые события — перевод на другую должность, увольнение, прием на работу. Именно с этого отчета ПФР переносит сведения в электронные трудовые книжки.
• ДСВ-3 — сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Еще один отчет передавали в ФСС — по форме 4-ФСС. 

С 2023 года в территориальный орган СФР нужно сдавать один объединенный отчет — ЕФС-1. Он состоит из разделов и подразделов, которые включают в себя привычные отчеты СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС. 

Отчеты можно передать лично, письмом с описью вложения или в электронном виде. Для последнего варианта необходима электронная подпись. При численности сотрудников 10 и более, взаимодействовать с СФР получится только электронно. В отчет включаются и подрядчики на ГПХ.

Оформить сертификат электронной подписи для отчета в СФР помогут в Удостоверяющем центре Контура. Они не только обеспечат вас инструментом для подписи документов, но и расскажут, как работать и отчитываться в госсистеме

Оформить

Сроки  

Единый срок сдачи для ЕФС-1 — 25 число. Каждый раздел и подраздел сдается с прежней периодичностью:

• подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) – при кадровых мероприятиях до 25 числа следующего месяца;
• подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ) – ежегодно до 25 января за предыдущий год;
• подраздел 3 (ДСВ-3) – раз в квартал до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• раздел 2 (4-ФСС) – раз в квартал до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

При найме, увольнении, заключении или расторжении договора подряда Подраздел 1.1 сдают не позднее следующего рабочего дня. При выходе сотрудника на пенсию Подраздел 1.2 отправляют в течение 3-х дней после получения соответствующего заявления. 

Новости для предпринимателей

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Если нарушить сроки сдачи отчетов

За несдачу или нарушение сроков сдачи отчетов накажут рублем, а в некоторых случаях заблокируют счет. Размеры штрафов такие:

• РСВ — 5 % от суммы неуплаты, но не более 30 % и не менее 1000 руб.
• 6-НДФЛ — 1 000 руб за каждый месяц просрочки, 500 руб. – за ошибки в сведениях.
• Персонифицированные сведения о физлицах — 200 руб.
• ЕФС-1 — от 5 % до 30 % от суммы взносов за 3 месяца, но не менее 1 000 руб. за Раздел 2, 500 руб. за ошибки в сведениях, 1 000 руб. при нарушении в порядке подаче электронных документов.

Подготовить и сдать отчеты РСВ, 6-НДФЛ, Персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1 можно в Эльбе.