Отчётность ИП за сотрудников в 2026 году

Отчитываться за сотрудников — обязанность любого ИП-работодателя. Рассказываем, куда и когда сдавать отчёты в 2026 году.

Екатерина Григорьева Бизнес-писатель

Что сдавать в налоговую

Расчёт по страховым взносам

РСВ — это ежеквартальный отчёт, который сдают все работодатели (ИП и компании) в налоговую по месту своего учёта.

В отчёт вносят данные о страховых взносах, начисленных с выплат сотрудникам. С 2021 года в РСВ также включаются сведения о среднесписочной численности работников — отдельный отчёт ССЧ сдавать больше не нужно. С 2023 года взносы не разбиваются по видам страхования (пенсионное, социальное, медицинское) — действует единый страховой тариф.

РСВ сдаётся по итогам каждого квартала — до 25-го числа следующего месяца. В 2026 году сроки такие:

• За I квартал — 27 апреля (перенос с 25 апреля из-за выходного);

• За полугодие — 27 июля;

• За 9 месяцев — 26 октября;

• За год — 25 января 2027 года.

Если среднесписочная численность сотрудников за отчётный период превышает 10 человек, отчёт сдаётся только электронно. Если 10 или меньше — можно на бумаге (лично, по почте с описью вложения).

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать

Когда сотрудников нет или они есть, но весь год не получали выплат, РСВ всё равно нужно сдавать — нулевой. Это предусмотрено порядком заполнения отчёта. Порядок заполнения расчёта по страховым взносам утверждён приказом ФНС России.

В РСВ не включаются взносы на травматизм — на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний). Их платят в Социальный фонд России (СФР) отдельной платёжкой, и в составе единого налогового платежа перечислять их нельзя.

Срок уплаты взносов на травматизм — до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчётным. Отчитываются по этим взносам в СФР с помощью раздела 2 формы ЕФС-1 — ежеквартально, также до 25-го числа. Актуальные реквизиты для уплаты можно проверить на сайте СФР по своему региону.

Микробизнесу с сотрудниками не обязательны локальные акты

Отчёт 6-НДФЛ

6-НДФЛ — сдают ежеквартально все компании и предприниматели, которые платят физическим лицам зарплату, отпускные, гонорары по договорам ГПХ, материальную помощь, дивиденды, подарки дороже 4000 ₽ в год.

В 2026 году действует форма, утверждённая приказом ФНС. Отчёт состоит из:

• титульного листа;

• разделов 1 и 2;

• приложения № 1 («Справка о доходах и суммах налога»), которое заполняют только в составе годового расчёта — оно заменило собой отдельный отчёт 2-НДФЛ.

С 2025 года действует прогрессивная шкала ставок НДФЛ:

Отчёт 6-НДФЛ сдаётся в ФНС по месту учёта налогового агента. Способ сдачи зависит от численности физических лиц, получивших доход: если их 11 и более — отчёт только электронно, если 10 или меньше — можно на бумаге.

Сроки сдачи в 2026 году:

• за I квартал — до 27 апреля;

• за полугодие — до 27 июля;

• за 9 месяцев — до 26 октября;

• за год — до 25 февраля 2027 года.

Если в отчётном периоде не было никаких выплат физическим лицам, сдавать 6-НДФЛ не нужно. Однако, если выплаты были хотя бы раз в течение года — отчитываться лучше всего за каждый период до конца года, даже если в остальных кварталах выплат не было. Так можно избежать вопросов от налоговиков.

Взносы ИП «за себя» в 2026 году: суммы, сроки, страховые взносы и важные детали

Персонифицированные сведения о физлицах

Такой отчёт заменил собой форму СЗВ-М. Теперь работодатели сдают его не в пенсионный фонд, а в налоговую — и уже налоговики сами передают данные в Социальный фонд России.

Включает в себя:

• Персональные данные каждого сотрудника (ФИО, ИНН, СНИЛС).

• Сумму выплат, начисленных за месяц.

Если выплат не было, но трудовой договор или договор ГПХ не расторгнут, отчёт всё равно нужно сдать — с нулевыми суммами.

Отчёт направляется в налоговую инспекцию по месту учёта работодателя. Способ сдачи зависит от численности физических лиц, получивших доходы: если 11 человек и более — только электронно, если 10 и меньше — можно на бумаге или электронно по выбору.

Отчёт сдаётся ежемесячно — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Например, за январь — до 25 февраля, за февраль — до 25 марта и так далее.

Этот отчёт не путайте с РСВ — персонифицированные сведения включают данные о конкретных людях и выплатах за каждый месяц. Но за месяцы, на которые приходится срок сдачи РСВ (март, июнь, сентябрь, декабрь), отдельные персонифицированные сведения не подаются, информация идёт в составе РСВ.

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчеты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Отчёты в Социальный фонд России (СФР)

Предприниматели без сотрудников не отчитываются в СФР — никуда сдавать не нужно. Если же работники есть, нужен один отчёт — ЕФС-1. Включает в себя несколько разделов и подразделов, у каждого — свой срок.

Подраздел 1.1 — кадровые события (бывший СЗВ-ТД). Сдаётся при приёме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. При переводе на другую должность — до 25-го числа следующего месяца. При заключении или расторжении договора ГПХ действуют те же сроки, что и для приёма или увольнения.

Подраздел 1.2 — сведения о стаже (бывший СЗВ-СТАЖ). Сдаётся один раз в год — до 25 января следующего года. За 2025 год — до 26 января 2026 года (из-за переноса выходного). Если сотрудник выходит на пенсию, отчитаться нужно в течение 3 календарных дней после получения заявления.

Подраздел 3 — дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3). Сдаётся ежеквартально — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Раздел 2 — взносы на травматизм (бывший 4-ФСС). Сдаётся ежеквартально — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Если среднесписочная численность сотрудников (или количество принятых/уволенных за месяц) превышает 10 человек, отчёты сдаются только электронно с КЭП. Если 10 и меньше — можно на бумаге (лично, по почте с описью вложения) или электронно по выбору.

В отчёты включаются не только сотрудники по трудовым договорам, но и подрядчики по договорам ГПХ. Подробнее про отчёты по договорам ГПХ рассказали в статье.

Кадровая отчётность в Росстат

Индивидуальные предприниматели по умолчанию не сдают регулярную статистическую отчётность в Росстат ежемесячно или ежеквартально.

В 2026 году обязательной массовой статотчётности для ИП не будет. Росстат проводит только выборочные статистические наблюдения, а не «сплошное» наблюдение по малому бизнесу.

Единственная массовая статформа, предусмотренная именно для предпринимателей, — форма № 1‑ИП «Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя». Подавать её обязаны ИП, которые включены Росстатом в выборочное обследование и получили соответствующее уведомление. Сроки сдачи и попадание в выборку можно узнать на сайте. Для этого необходимо:

• Ввести ИНН в разделе «Перечень форм».

• Отразятся отчёты, которые предназначены для вашего ИП.

Если список пуст, обязательной отчётности в Росстат в текущем году не требуется.

Если у ИП есть наёмные сотрудники, он чаще попадает в выборочные обследования Росстата, но это происходит только при включении в конкретную выборку, и важно следить за информацией постоянно.

Какую отчётность сдавать в Росстат в 2025 и 2026 годах

Кадровая отчётность в военкомат

Предприниматели не обязаны предоставлять отчёты в военкомат. Закон не требует от ИП заполненных форм, планов, карточек и уведомлений — это обязанность компаний.

Однако при приёме на работу мужчины рекомендуется проверить наличие у него военного билета или приписного свидетельства. Это не специфическая «кадровая отчётность в военкомат» для ИП, а следствие требований трудового законодательства.

Отчётность по иностранным сотрудникам

При приёме на работу или увольнении иностранного сотрудника, в том числе по договору ГПХ, работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о заключении или прекращении такого договора.

Сделать это нужно в течение трёх рабочих дней с даты вступления трудовых или иных обязательств в силу.

Формы уведомлений утверждены Приказом МВД России от 30.07.2020 № 536, который будет действовать до 1 сентября 2026 года. Далее запланирован переход на новые формы уведомлений, где добавятся обязательное указание срока трудового договора и приложение о согласии на обработку персональных данных. Нужно проверять актуальные бланки перед отправкой

Кроме того, если иностранный работник трудится в двух и более субъектах РФ, работодатель обязан подать уведомление в территориальный орган МВД каждого региона, где сотрудник фактически трудится. При начале работы в новом регионе уведомление в МВД этого субъекта нужно подать в те же три рабочих дня с момента начала работы там.

Подать уведомление возможно лично, по почте с уведомлением о вручении или через государственный портал «Госуслуги» с простой электронной подписью.

За нарушение порядка или срока уведомления предусмотрена административная ответственность по статье 18.15 КоАП РФ.

Как проверить патент иностранца на действительность

Что будет, если не отчитаться вовремя

Предпринимателя оштрафуют, а иногда могут заблокировать счёт. Размер штрафа зависит от того, какой отчёт не сдали вовремя:

Сервис Эльба помогает с отчётностью за сотрудников: рассчитывает налоги и взносы, заполняет и отправляет РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и кадровые документы. Всё в одном сервисе.

Уменьшайте налог в один клик

Эльба займется налоговой рутиной, а вы — развитием бизнеса. Для новых ИП год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно