Можно ли в 2025 году заменить отпуск на деньги?

Некоторые специалисты ежегодно отдыхают дольше 28 дней. Есть нормы, по которым дополнительные дни заменяют денежной компенсацией. Рассказываем, когда это возможно и как правильно оформить документы.

Антон Артемов Экономист

Что говорит закон

У официально трудоустроенных работников есть 28 дней оплачиваемого отпуска — ст. 115 ТК РФ. Отдых предоставляют ежегодно, чтобы специалист восстановил силы и избежал эмоционального выгорания.

Основной оплачиваемый отпуск нельзя заменять денежной компенсацией. Исключение — при увольнении. Тогда у работника нет времени на отдых, поэтому работодатель компенсирует неиспользованные дни.

Нельзя даже в том случае, если сотрудник не хочет отдыхать. Работодатель не имеет права заменять основной отпуск на деньги.

Некоторым категориям работников предоставляют дополнительный или удлинённый отдых. Всё, что превышает 28 дней, можно заменить на денежную компенсацию по желанию специалиста.

На кого распространяются правила

Получить денежную компенсацию за неиспользованные дополнительные дни отпуска могут:

• специалисты с ненормированным рабочим днём — ч. 1 ст. 119 ТК РФ;
• работники-инвалиды — ст.115 ТК РФ;
• сотрудники, занятые на вредных и опасных работах — ч. 1 и 2 ст. 117 ТК РФ;
• лица, которые трудятся на Крайнем Севере или в районах, приравненных к нему — ч. 1 ст. 321 ТК РФ.

Например, специалистам с ненормированным рабочим днём дают три дополнительных дня отдыха. Их можно заменить на денежную компенсацию, но основные 28 дней — нет.

Работодатели имеют право давать дополнительный отдых любым специалистам. Условие фиксируют в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но правила остаются прежними — денежной компенсацией заменяют всё, что превышает 28 дней.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Когда нельзя заменить дополнительный отпуск компенсацией

Некоторым обладателям дополнительного отдыха нельзя заменить дни на денежную компенсацию:

• беременные женщины,
• несовершеннолетние работники.

У специалистов на вредных и опасных местах минимальный дополнительный отпуск — 7 дней. Заменить денежной компенсацией можно всё, что превышает неделю отдыха. Например, если работнику дают 42 дня, меняют только семь дней. Остальные 35 дней специалист обязан отдыхать.

Порядок оформления замены

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией — право работодателя. Руководителю разрешено отказать в просьбе и отправить специалиста на отдых.

Пошаговое оформление замены:

Этап 1. Сотрудник подаёт заявление со ссылкой на ст. 126 ТК РФ и просьбой заменить дополнительный отпуск деньгами. Документ составляют в свободной форме, унифицированного бланка нет.

Образец заявления о замене допотпуска денежной компенсацией

Этап 2. Если руководитель одобряет заявление, выпускают приказ. Сведения доносят до бухгалтера, кадровика и других ответственных лиц.

Образец приказа

Этап 3. Внесение изменений в график отпусков. В строке сотрудника в графу 10 «Примечания» отмечают замену дополнительного отпуска деньгами. Например: «7 календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска за 2025 г. заменены денежной компенсацией на основании Приказа от 28.01.2025 г. № 13-А4».

Этап 4. В личную карточку вносят:

• в графу 4 — количество дней, которые заменены выплатой;
• прочерки в графы 5 и 6;
• в графу 7 — дату и номер приказа, которым утвердили замену.

После оформления документов рассчитывают компенсацию: среднедневной заработок × количество дней, которые заменяют. С выплаты удерживают НДФЛ и исчисляют страховые взносы — в бюджет перечисляют по стандартным срокам. В некоторых ситуациях величину компенсации определяют по отраслевым соглашениям и коллективным договорам.

Новости для предпринимателей

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Штрафы за нарушение правил

Замену основного отпуска денежной компенсацией признают нарушением норм ТК РФ. После проверки выпишут штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

• должностному лицу или ИП — на 1-5 тыс. руб.;
• организации — на 30-50 тыс. руб.

Санкция вырастет за повторное нарушение в течение года с момента уплаты штрафа: 

• для должностных лиц и предпринимателей — до 10-20 тыс. руб.;
• для компаний — до 50-70 тыс. руб.

Должностному лицу штраф могут заменить дисквалификацией на 1-3 года.

Коротко

1. У официально трудоустроенных работников есть 28 дней оплачиваемого отпуска. Их нельзя заменять денежной компенсацией.

2. Некоторым специалистам положен дополнительный отдых. Всё, что превышает 28 дней, разрешено менять на выплату.

3. Дополнительный отпуск заменяют денежной компенсацией специалистам с ненормированным рабочим днём, работникам-инвалидам, сотрудникам на вредных и опасных местах и тем, кто работает в условиях Крайнего Севера.

4. Дополнительный отпуск нельзя менять на деньги беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам.

5. Минимальный дополнительный отпуск специалистов на вредных и опасных местах — 7 дней — нельзя заменять денежной компенсацией.

6. За замену основного отпуска на деньги должностных лиц и ИП штрафуют на 1-20 тыс. руб., а компании — на 30-70 тыс. руб. Должностное лицо за повторное нарушение могут дисквалифицировать на 1-3 года.