Как сдавать персонифицированные сведения о физлицах в 2025 году

С 2023 года отчёт о персонифицированных сведениях физлиц заменил привычный СЗВ-М. И сдаётся он теперь в отличие от предшественника в налоговую службу.

Ирина Максимук Специалист по налогам и учету

Что такое сведения о физлицах и кто их сдаёт

По содержанию отчёт для налоговой напоминает прежний СЗВ-М. Но, кроме персональных данных человека, в форму добавлено дополнительное поле — начисления.

Информацию о наёмных работниках или исполнителях по ГПД сдают все компании и ИП кроме тех, кто применяет АУСН. ИП без персонала и ГПД освобождены от отчёта. 

Поскольку организация не может уволить директора, хотя бы один сотрудник в компании останется. Поэтому юрлица сдают сведения. Даже, если вы временно отправите всех в отпуск без содержания, персональные сведения с нулевыми начислениями инспекция всё равно будет от вас ждать.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Куда сдают перссведения

Юрлица отправляют отчёт в налоговую по месту регистрации. Для обособленных подразделений свои правила:

• отчитываются по месту учёта ОП, если обособка имеет отдельный расчётный счёт и сама платит налоги;
• головная организация подаёт общий отчёт, если у ОП нет своего счёта.

ИП при любой системе налогообложения отчитывается в свою налоговую по месту жительства. 

Когда подают сведения на физлиц

Сдаются персведения ежемесячно в те же даты, что и вся отчётность — до 25 числа. Если этот день выходной или праздник, то дата сдвигается на первый рабочий день.

Поскольку новый отчёт с персональными данными физлиц во многом дублирует третий раздел РСВ, налоговая в своём письме  БС-4-11/3700@ от 28.03.2023 разрешила в месяцах сдачи РСВ обойтись без перссведений. В апреле, июле, октябре и январе достаточно подать только расчёт по страховым взносам.

Какой способ подачи выбрать 

Налоговая служба разрешает отчитаться в бумажном виде: лично или по почте — если сдаёте за 10 человек или меньше. Если в отчёте больше 10 застрахованных, выбора нет — отправляйте электронно.

На каком бланке подавать сведения

Форму новых сведений  и правила её оформления можно найти в Приказе ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11-878. В отличие от СЗВ-М она состоит из двух разделов: титульного листа и самих данных физлиц. По каждому человеку заполняется отдельный блок: фамилия, имя, отчество, ИНН, СНИЛС и начисления за период.

Как выглядит нулевой отчёт

По сути нулевых сведений не бывает, поскольку даже при отсутствии начислений персональные данные человека заполнить придётся.

Если в каких-то месяцах вы временно не начисляли зарплату или при действующем ГПД не закрывали с исполнителем работу, внесите только все данные физлиц с пустым полем 070.

Образец заполнения отчёта

Посмотрим, как заполнять отчет. Для примера готовим бланк сведений за февраль для ИП с четырьмя сотрудниками.

На титульном листе заполним все поля. В ячейке «по месту нахождения» поставим код 120 — место жительства. 

Компании указывают код 214 — место регистрации, а обособленные подразделения — 222.

В разделе с персональными данными и начислениями на странице располагаются несколько блоков. Строки 020-060 — данные человека, 070 — начисления.  Причём, начисления указывайте полностью. Всё, что не облагается взносами тоже включайте.

Как исправить ошибки

Если вы ошиблись в сведениях, подайте уточнёнку. Но только до сдачи квартального РСВ. Например, январь и февраль можно исправлять в феврале и марте. В апреле до 25 числа уже подавайте расчёт по страховым взносам с верными данными. Все последующие поправки вносите в корректирующий РСВ.

На титульном листе укажите номер корректировки. В разделе с персональными данными не дублируйте блоки без ошибок. 

Виды исправлений:

1. Исправляете только персональные данные. Прежде всего удалите старые сведения: повторите ошибочный блок с признаком аннулирования «1» в ячейке 010. В строке 070 поставьте прочерк. Заполните ещё один блок на это застрахованное лицо с правильными данными. Ячейку 010 оставьте пустой.
2. Исправляете только сумму. Ячейку 010 оставьте пустой, внесите данные человека и правильную сумму.
3. Удаляете физлицо полностью. Укажите блок с данными физлица и признаком аннулирования «1» в ячейке 010.
4. Добавляете забытое застрахованное лицо. Заполните блок с данными человека. Ячейку 010 не заполняйте.

​

Новости для предпринимателей

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Что будет, если не сдать

Штрафа за неподачу персонифицированных сведений в законе нет. Но по ст.15.6 КоАП РФ наказать могут ответственное лицо на 300 ₽ – 500 ₽. 

За несдачу отчёта налоговая может применить общие санкции: за каждый неполученный документ — штраф 200 ₽ по п.1 ст. 126 НК РФ. Сдача бумажного расчёта вместо обязательного электронного обойдётся по ст. 119.1 НК РФ в такую же сумму — 200 ₽.