Если ваши сотрудники обмениваются документами с контрагентами и ведомствами в электронном виде, то необходимо оформить для них МЧД. Разберёмся, что такое МЧД, как её создавать и применять.

Если ваши сотрудники обмениваются документами с контрагентами и ведомствами в электронном виде, значит для работы им уже нужны или очень скоро понадобятся машиночитаемые доверенности, или МЧД. Разберёмся, что такое МЧД, как её создавать и применять.

Екатерина Григорьева Бизнес-писатель

Что такое МЧД

МЧД используется в электронном документообороте и представляет собой цифровой аналог бумажной доверенности в виде xml-файла.

Машиночитаемую доверенность обычно создает руководитель организации, ИП или уполномоченное лицо (по праву передоверия). Он указывает в ней полномочия сотрудника, а затем ставит на документ квалифицированную электронную подпись (КЭП).

После этого сотрудник может подписывать документы от имени компании. Для этого он использует КЭП физического лица и подтверждает свои полномочия МЧД, прикрепляя файл с доверенностью к пакету документов или указывая её номер.

МЧД обязательно содержит следующую информацию:

наименование и номер документа;
сведения о доверителе — юрлице или ИП;
сведения о представителе;
дату совершения доверенности;
срок действия МЧД;
полномочия представителя — по единому классификатору или в свободной форме;
сведения об информационной системе, где была создана МЧД;
КЭП, которым МЧД подписана;
возможность передоверия.

Полномочия, который получает сотрудник по МЧД, выбирают из классификатора полномочий, размещённого в Единой системе нормативно справочной информации. Если нужного полномочия нет в классификаторе, то оно прописывается вручную в специальном поле.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Почему МЧД стала необходима

В Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» были внесены поправки, по которым Удостоверяющие центры с 1 сентября 2023 года больше не выпускают электронные подписи представителей юридического лица — так называемые электронные подписи сотрудников.

С этой даты на сотрудника можно оформить только электронную подпись физического лица. Как физическое лицо, работник не может подписывать документы компании просто так, а значит должен как-то подтверждать свои полномочия. В бумажном документообороте все решает бумажная доверенность. Для электронного взаимодействия создали машиночитаемую доверенность, которую сотрудники теперь применяют в связке с КЭП физлица.

Скан бумажной доверенности не заменяет МЧД, он по умолчанию не является значимым в электронном документообороте. Информационные системы считывают информацию с машиночитаемых доверенностей автоматически, а с отсканированного изображения или фотографии данные считать невозможно.

Можно ли обойтись без МЧД

Привычные электронные подписи сотрудников (представителей юридического лица) применяют без МЧД до конца срока их действия, но не дольше, чем до 31 августа 2024 года. При этом оформить их можно было только до 31 августа 2023 года.

Поэтому если вы продлили или выпустили сертификаты подписей сотрудников до 1 сентября 2023 года, то можете продолжать работать так, как привыкли — без МЧД. На новых сотрудников или тех, у кого закончилась подпись сотрудников, придётся выпускать подписи физлица, а значит создавать и МЧД.

Без машиночитаемой доверенности могут обойтись сотрудники, которые работают только с внутренними документами — если руководитель наделил их полномочиями внутренним приказом или бумажной доверенностью.

Руководители организаций и ИП обходятся без МЧД — им достаточно подписать документ своей подписью руководителя или ИП.

Какой формат МЧД использовать

Госорганы и коммерческие компании имеют право разрабатывать собственный формат МЧД — главное, чтобы документ содержал в себе определённые законом сведения. Однако такое многообразие может быть не совсем удобным при обмене МЧД между разными информационными системами.

Поэтому Минцифры разработало единый формат МЧД — 003, и его уже можно использовать для B2B и B2G взаимодействия (то есть для обмена документами с контрагентами и некоторыми ведомствами, например ФНС). С 1 сентября участники системы Честный знак полностью перешли на единую форму МЧД. Уже известно, что нотариальные МЧД будут также создаваться в формате 003.

Часть ведомств пока оставили свои уникальные форматы МЧД — это СФР, Центральный банк, Росреестр и др.

Поэтому в один момент у сотрудника может быть несколько МЧД: для разных порталов и разных форматов. Какой формат подходит для конкретной площадки, указано в правилах площадки.

Упростить работу с МЧД помогают специальные сервисы. Например, в Контур.Доверенности можно их создавать, заполнять, подписывать и хранить.

Создать МЧД

Реклама 16+.

Как перейти на МЧД

МЧД нужно оформлять как можно скорее при следующих условиях:

в компании есть сотрудники, которые участвуют во внешнем документообороте и подписывают документы от лица компании;
у таких сотрудников нет действующих электронных подписей представителей юридического лица.

Для перехода на МЧД необходимо сделать несколько обязательных шагов:

Выпустить электронную подпись ФНС руководителя или ИП. Можно получить её напрямую в налоговой или воспользоваться помощью удостоверяющего центра Контура или через Эльбу. Без подписи руководитель не сможет подписать МЧД.
Помочь сотрудникам получить подписи физлиц. Работники могут получить такую подпись в любом коммерческом удостоверяющем центре. Лучше, если расходы возьмёт на себя работодатель — этого требует ст.22.2 ТК РФ, а инспекция труда прямо запрещает взыскивать траты с работника.
Подключиться к сервису для оформления МЧД — например, Контур.Доверенности или реестру налоговой. В реестре налоговой сразу подписать документ не получится. Файл необходимо скачать и подписать через сторонний сервис, а потом вместе с файлом электронной подписи загрузить в реестр.
Создать, заполнить МЧД и подписать КЭП. Заполнение доверенности можно делегировать, если это позволяет сервис: сотрудник сам внесёт информацию о себе. Тогда руководителю останется проверить сведения и подписать файл своей электронной подписью.
Передать сотруднику файл машиночитаемой доверенности или регистрационный номер — чтобы он мог подтверждать полномочия при подписании документов компании.

В некоторых случаях МЧД нужно создавать в тех информационных системах, в которых сотрудник будет работать — например, в Честном знаке или на портале Федеральной таможенной службы.

А для Эльбы МЧД нужна?

Не нужна, потому что в Эльбе руководители организаций и ИП сами подписывают и отправляют документы. Они, как первые лица компании, имеют полные права на это — и подтверждать их доверенностью не нужно.

Новости для предпринимателей

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык