Как заполнить авансовый отчет в 2024 году: общие правила и образец

Авансовый отчёт — первичный учётный документ. Мы расскажем, зачем он нужен, как его заполнить, чтобы не вызвать вопросы проверяющих, и что будет, если ошибиться.  

Ирина Максимук Специалист по налогам и учету

Зачем нужен авансовый отчёт

Для выполнения рабочих задач вы время от времени даёте персоналу деньги под отчёт. Например, водителю, чтобы заправить служебную машину, офисным работникам — на бумагу и канцтовары, а уборщице — на салфетки и бытовую химию. Чтобы подтвердить, что средства потрачены с пользой для бизнеса, сотрудник должен отчитаться — оформить авансовый отчёт. 

Документ пригодится вам, если для расчёта налога важны расходы. Например, на УСН «Доходы минус расходы» на подотчётные траты можно уменьшить налоговую базу. 

Как заполнить авансовый отчёт

Какую форму отчёта использовать

Вы вправе пользоваться привычным бланком АО-1, который предлагает Госкомстат в Постановлении № 55 от 01.08.2001, или придумать свой. Свою форму документа утвердите в приказе об учётной политике. Важно только, чтобы в бланке были все поля, характерные для первичного документа:

• наименование документа, его дата;
• название вашей компании или ИП;
• суть операции, например, покупка канцтоваров;
• сумма, единица измерения: рубли;
• должности, подписи, фамилии и инициалы всех ответственных лиц. 

Что сделать заранее

Закон позволяет дать деньги под отчёт, даже если работник ещё не отчитался по предыдущим авансам. Но перед выплатой убедитесь, что есть приказ, разрешающий выплачивать аванс подотчётнику. Приказ можно сделать для нескольких денежных выплат и указать в нём сколько удобно получателей.

Срок, когда работнику отчитаться о полученном авансе, вы устанавливаете в учётной политике. Исключение — отчёт о командировке, на него всегда даётся три дня после возвращения. 

Общие правила оформления 

Если коротко, то последовательность действий такая:

1. Подотчётник заполняет свою часть и подписывает. Сдаёт отчёт вместе с полученными при покупке кассовыми, товарными чеками, актами, накладными.
2. Бухгалтер сверяет информацию подотчётного лица с приложенными документами, заполняет свою часть, подписывает, даёт на подписание главному бухгалтеру.
3. Руководитель утверждает подписью сумму отчёта.

Но чаще всего происходит немного иначе: работник сдаёт бухгалтеру подтверждающие документы, а тот вносит данные в компьютер и распечатывает. Сотрудник проверяет и подписывает готовый документ. Затем ставят подписи остальные участники. Если бухгалтера в штате нет, то все его действия выполняет руководитель.

Ведите учёт без бухгалтера

Эльба поможет заплатить налоги и взносы, сдать отчёты. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Подробное оформление авансового отчета

Разберём заполнение унифицированной формы АО-1 на конкретном примере. Предположим, менеджер общего отдела Ольга Иванова получила из кассы 3000 ₽ на покупку канцтоваров. В двух магазинах она потратила 2 150 ₽. 4 октября Ольга оформляет отчёт.

Что заполняет подотчётное лицо

Образец авансового отчёта, заполненного сотрудником

В верхней части бланка Ольга указывает название компании — ООО «Синее море», свой отдел, дату и свои данные. Как штатный сотрудник она заполняет и графу «должность». Те, кто работает внештатно по договору, оставляют эту графу пустой.

В табличной части Ольга заполняет только левую сторону. Поскольку можно давать человеку аванс даже, если он не отчитался за прошлый, заполнение начинается с графы «остаток»/«перерасход». В нашем случае все старые расчёты закрыты, поля остаются пустыми. 

В следующих ячейках таблицы Ольга расписывает, сколько получила, как получила — из кассы или на карту, сколько потратила. Перечислить аванс ей могли на любую карту, даже зарплатную.

Внизу она прописывает остаток или перерасход. Ольга потратила не всю сумму, поэтому пишет «Остаток 850 ₽». Если бы она потратила больше выданной суммы — внесла свои деньги, то тогда бы писала заявление о получении компенсации.

В строке «Приложение» Ольга указывает количество документов — она приложит два чека, товарный и кассовый.

Правую часть таблицы и нижнюю часть страницы Ольга не заполняет — она остаётся бухгалтеру.

На обратной стороне листа Ольга заполняет левую часть таблицы. Перечисляет все документы, суммы по ним, выводит общую сумму трат. Внизу она подписывает бланк с расшифровкой подписи, прикрепляет приложения и сдаёт отчёт.

Какие поля заполняет бухгалтер

Образец авансового отчёта, зелёным — данные бухгалтера

Задача бухгалтера — проверить данные. Бухгалтер присваивает отчёту номер и вписывает табельный номер сотрудника. Пишет сумму прописью на лицевой стороне — в строка «к утверждению в сумме. А также дублирует цифрами на обратной стороне — таблица справа, графа «принятая к учёту». 

Поскольку ООО «Синее море» — организация и ведёт бухучёт, то в правой части таблиц бухгалтер прописывает бухгалтерские счета. На лицевой — бухгалтерскую операцию, а на оборотной — только счёт по дебету. Если бы аванс выдавал ИП, то счета можно было не расписывать.

Для учёта достаточно одного экземпляра отчёта. Ольге останется расписка. Её заполнит бухгалтер, подпишет и отрежет.

Кто подписывает 

Первым в отчёте свою подпись ставит работник, после проверки — бухгалтер и главбух.

В конце руководитель утверждает сумму в правом верхнем углу документа. Печатью отчёт заверять не нужно.

Если работник возвращает остаток или получает компенсацию, бухгалтер заполняет строку «Остаток внесён» или «Перерасход выдан», реквизиты кассового документа, свою подпись с расшифровкой и дату. В нашем случае Ольга вернула 850 ₽. 

Что делать, если допустили ошибку

Чтобы исправить ошибку, прежде всего согласуйте вопрос со всеми, кто подписал отчёт. Зачеркните ошибочную строку одной чертой, сверху или сбоку напишите правильный текст, дату исправления и заверьте правку всеми подписями.

Сколько хранить авансовые отчеты

Как и все первичные документы, авансовые отчёты хранятся 5 лет.

Нужен ли авансовый отчёт. Что будет за его отсутствие 

На первый взгляд может показаться, что авансовый отчёт — документ неважный. Например, если для расчёта налога вам не нужны расходы или вы просто не хотите учитывать некоторые из них. Потраченные деньги — ваши, и кажется, что спрашивать отчёт с человека или нет, решать вам. Но это не так.

Если человек не вернул деньги и не отчитался, на что потратил, проверяющие посчитают эти суммы его доходом. А при выплате дохода вы должны были удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. И, кроме неуплаченных сумм, вам придётся заплатить ещё и штраф 20% от суммы доначислений по ст.122, 123 НК РФ.

Если авансовый отчёт не сдан в срок или в комплекте документов чего-то не хватает, то за отсутствие первички вам грозит штраф по ст. 15.11 КоАП — 10 тыс. ₽, повторно — 20 тыс. ₽. Такое бывает, например, когда работник просто заполнил отчёт, но не приложил чеки.

Мы понимаем, что любая отчётность по сотрудникам — это дополнительная работа для предпринимателя. Но без неё бизнесу грозят штрафы. Эльба умеет упрощать эту рутину. Соберёт платёжки на зарплаты, налоги и взносы за работников, а также подготовит трудовые книжки в электронном виде.

Новости для предпринимателей

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться