Как вести учёт на УСН в 2025 году: инструкция для ИП и ООО

Учёт на УСН имеет свои особенности. В статье вы узнаете, как правильно заполнять книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), сдавать отчётность и избежать штрафов. Советы будут полезны для бизнеса на режимах УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» в 2025 году.

Что такое УСН и кому подходит

Упрощённая система налогообложения — распространённый налоговый режим для малого и среднего бизнеса. 

Есть два вида УСН:

• «Доходы» со стандартной ставкой в 6%;
• «Доходы минус расходы» со ставкой 15% на разницу.
   

Регионы могут устанавливать льготные ставки, и узнать о них можно на сайте ФНС или официальных ресурсах вашего региона.

Ведите учёт без бухгалтера

Эльба поможет заплатить налоги и взносы, сдать отчёты. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Основные операции по УСН:

• Вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).
• Платить налог УСН каждый квартал.
• Перечислять взносы ИП за себя или страховые за сотрудников.
• Отправлять уведомления об исчисленных суммах.
• Сдать декларацию УСН за год и заплатить остаток по итогу года.

Чтобы работать на УСН в 2025, предприниматель или компания должны соответствовать трём основным параметрам:

• Годовой доход не более 450 млн рублей;
• Численность сотрудников не более 130 человек;
• Лимит по стоимости основных средств не более 200 млн рублей.

УСН не подходит:

• Крупному бизнесу с доходами, численностью сотрудников и основными средствами сверх лимитов.
• Компаниям с определённым видом деятельности из перечня ст. 346.12 НК РФ.

Как вести бухгалтерский учёт на УСН: основные правила

Предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учёт, согласно пп.1 п.2 ст.6 402-ФЗ.

ООО на УСН не имеют послаблений в плане бухгалтерского учёта: им необходимо вести бухучёт в полном объёме. Однако они могут выбрать упрощённый способ ведения бухгалтерии.

Особенности УСН для ИП:

• Не ведут полноценный бухучёт;
• Заполняют книгу учёта доходов и расходов (КУДир);
• Рассчитывают налоги и формируют годовую декларацию на основании КУДиР;
• Перечисляют страховые взносы ИП за себя и за сотрудников.

Страховые взносы ИП в 2025 году: гайд по оплате и расчётам.

Особенности УСН для ООО: 

• Составляют учётную политику организации, где закрепляются формы документов, регистры; способы хранения и правила документооборота
• Сдают баланс и отчёт о финансовых результатах;
• Отчитываются до 31 марта следующего года;
• Ведут КУДиР;
• Готовят декларацию с расчётом налога по итогам года;
• Сдают 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения о застрахованных физических лицах, если есть сотрудники.
• Отправляют уведомление об исчисленных налогах и взносах каждый квартал.

Общие принципы учёта на УСН следующие:

• Учёт ведётся кассовым методом: доходы и расходы отражаются по факту поступления или оплаты;
• Первичные документы должны храниться не менее 5 лет;
• КУДиР ведётся отдельно на каждый календарный год;
• При выборе объекта «Доходы» учитываются только поступления, при «Доходы минус расходы» — дополнительно расходы, по списку из ст. 346.16 НК РФ.

КУДиР в Эльбе

Эльба сформирует и заполнит КУД/КУДиР. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно

Попробовать бесплатно

Как заполнить КУДиР при УСН «Доходы»

КУДиР (Книга учёта доходов и расходов) — основной налоговый регистр для ИП и ООО на УСН.

На УСН «Доходы» заполняют:

• Титульный лист. Заполняют сведения о налогоплательщике (ФИО, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес, банковские реквизиты), отчётный год, система налогообложения.
• Раздел I. Отражают только доходы для расчёта налога датой поступления денег на расчётный счёт или в кассу. Не учитывают возврат авансов, займы, личные вложения, платежи по кредитам и другие поступления, которые не доход согласно ст. 346.15 НК РФ.

Технические требования:

• Все операции вносятся в хронологическом порядке на основании первичных документов (чеки, платёжные поручения, акты, накладные);
• Суммы указываются в полных рублях, копейки округляются по правилам бухгалтерского учёта;
• КУДиР ведётся на бумаге или в электронном виде. Электронную книгу по окончании года всё равно нужно будет распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью (и печатью, если она у вас есть);
• Исправления в бумажной КУДиР вносятся путём зачёркивания ошибочной записи и внесения правильной с подписью и датой исправления.

Как заполнить КУДиР при УСН «Доходы минус расходы»

Для ИП и ООО на УСН с объектом «Доходы минус расходы» порядок заполнения КУДиР (книги учёта доходов и расходов) отличается от режима «Доходы» только необходимостью отражать расходы из закрытого списка ст. 346.16 НК РФ.

Заполняют следующие разделы:

Титульный лист. Внесите данные организации или ИП, банковские счета, отчётный период, выбранный вами объект налогообложения;

Раздел I. Укажите доходы кассовым методом и обоснованные расходы, подтверждённые документами (например, сырьё, материалы, зарплата, аренда);

Справка к разделу I. Заполните для расчёта налога;

Раздел II. Укажите расходы на покупку, строительство, модернизацию основных средств и нематериальных активов. Если таких расходов не было, то раздел остаётся пустым;

Раздел III. Отразите убытки прошлых лет, если они были;

Раздел IV. Заполните торговый сбор, если платите.

Учётная политика для УСН: как составить и зачем она нужна

ИП не обязаны вести бухгалтерский учёт, а значит, и составлять учётную политику. А вот организации должны будут её прописывать, согласно требованиям ПБУ 1/2008.

В учётной политике ООО фиксируют:

• способы ведения учёта (на бумаге, в программе, в Excel);
• формы первичных документов (типовые или собственные);
• порядок учёта основных средств, резервов, доходов и расходов;
• способы амортизации, лимиты стоимости ОС;
• уровень существенности ошибок.

Учётную политику подтверждают приказом руководителя, а изменить её можно только со следующего года, если будут новые операции или изменится закон. Про учётную политику ИП мы также написали отдельную статью.

Как вести учёт доходов и расходов на УСН

Бизнес на УСН учитывает доходы кассовым методом: в день поступления денег на расчётный счёт или в кассу, либо при зачёте обязательств. Это предусмотрено п.1 ст. 346.17 НК РФ. Получается, что доходы фиксируют по факту получения средств.

Теперь перейдём к расходам. На УСН «Доходы» учитывать расходы нельзя. Тогда как на УСН «Доходы минус расходы» расходы принимают во внимание обязательно, но с ограничениями. Вот условия, какими должны быть расходы:

• экономически обоснованными;
• документально подтверждёнными;
• соответствующими закрытому перечню расходов (ст. 346.16 НК РФ).

Расходам УСН «Доходы минус расходы» мы посвятили отдельную статью, так как корректный учёт расходов важен для налоговой и на практике с этим возникает много вопросов.

Как учитывать НДС при УСН

До 2025 года ИП и ООО на УСН приходилось сталкиваться с НДС только в редких случаях, когда становились налоговым агентом по НДС. Но с начала 2025 года появились лимиты на доходы и многие стали плательщиками НДС.

Когда доход по УСН до 60 млн рублей — обязанности по уплате и отчётности по НДС нет. Но если доход превысил 60 млн рублей — с 1-го числа следующего месяца возникает обязанность:

• начислять и платить НДС;
• выставлять счета-фактуры с выделенным НДС;
• ежеквартально сдавать декларацию по НДС.

От 60 до 250 миллионов можно применять специальную ставку НДС 5%, от 250 до 450 миллионов ставка будет уже 7%. На специальных ставках также есть существенный минус — не получится учесть входной НДС, поэтому может быть выгоднее рассмотреть ставку НДС 20%.

Тема НДС вызывает вопросы и опасения. Мы подготовили несколько статей, чтобы помочь вам разобраться:

• общая статья про НДС на УСН;
• про ставки НДС;
• ответы налоговой на частые вопросы по НДС;
• считается ли НДС доходом на УСН.

Какие отчёты должен сдавать ИП на УСН в 2025 году

ИП без сотрудников подаёт следующие отчёты:

• Декларация по УСН — раз в год до 25 апреля;
• Уведомления об исчисленных суммах по УСН — ежеквартально;
• КУДиР — ведётся,но сдают только по требованию ФНС.;
• Отчётность в Росстат — если попал в выборку;
• Декларация по НДС — ежеквартально, если ваш доход превысил 60 миллионов или вы стали налоговым агентом по НДС.

ИП с сотрудниками сдаёт те же отчёты, что и ИП без работников, а также дополнительно:

• 6-НДФЛ — ежеквартально;
• РСВ — ежеквартально;
• ЕФС-1 подраздел 1.1 (он же в прошлом СЗВ-ТД) — подают при приёме, увольнении, возобновлении по трудовым договорам или ГПХ не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. По остальным — не позднее 25 числа следующего месяца;
• ЕФС-1 подраздел 1.2 (в прошлом СЗВ-СТАЖ) — общий отчёт подаётся по итогам года; при выходе сотрудника на пенсию — в течение 3 дней с момента написания заявления; при назначении больничного по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком — в течение 3 дней с даты наступления больничного или отпуска;
• ЕФС-1 раздел 2 (в прошлом 4-ФСС) — ежеквартально;
• Персонифицированные сведения — ежемесячно.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать

Сроки сдачи отчётности и уплаты налогов на УСН

Для удобства мы составили таблицу, какие отчёты вам нужно сдавать и когда их сдают:

Штрафы за ошибки в учёте и несдачу отчётности

Учёт УСН можно вести без ошибок, пеней и штрафов. Однако на практике это не всегда удаётся. Подробнее об ответственности за налоговые правонарушения читайте в другой нашей статье. Основные моменты — ниже.

За несвоевременную сдачу декларации УСН можно получить штраф 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 руб. (ст. 119 НК РФ)

• За неуплату налога УСН: 20% от суммы (случайно), 40% (умышленно), плюс пени;
• За отсутствие КУДиР или ошибки: штраф до 10 000 руб. при повторном нарушении — до 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
• Блокировка счёта — если декларация не сдана в течение 20 дней после срока.
   

Уменьшайте налог в один клик

Эльба займется налоговой рутиной, а вы — развитием бизнеса. Для новых ИП год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Чем поможет Эльба

В Контур.Эльбе вы найдёте всё для отчётности по УСН. Просто выполняйте задачи в разделе «Задачи и отчётность», оплачивайте налоги и сдавайте отчётность. Сервис своевременно предупредит обо всех сроках и вы не упустите важные моменты.

В Эльбе — 30 дней пробного периода для новых пользователей. А для новых ИП подарок — год по тарифному плану «Премиум» бесплатно.