Приём сотрудника на работу: документы + инструкция для ИП

Приём на работу — это не только подписание трудового договора. Нужно соблюсти и другие требования ТК РФ, собрать документы и вовремя направить сведения в СФР. Разбираемся, что нужно сделать при трудоустройстве.

Антон Артемов Экономист

Какие документы предоставляет сотрудник

Список документов, которые сотрудник предоставляет для приёма на работу, установлен ст. 65 ТК РФ. Другие документы требовать нельзя, если обязанность предоставить их не установлена другими законами или нормативными актами.

Год онлайн-бухгалтерии для новых ИП

Если зарегистрировались в ФНС меньше 3 месяцев назад — бесплатно пользуйтесь Эльбой целый год

Забрать за 0 ₽

Список документов:

Паспорт или другой документ, который подтверждает личность. Он нужен, чтобы проверить данные человека, указать их в трудовом договоре и правильно оформить кадровые документы.

Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Если есть бумажная трудовая книжка, сотрудник передаёт её при приёме на новое место.

Если он перешёл на электронный формат, предоставляет сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р или СТД-СФР.

Если человек впервые устраивается на работу, электронную трудовую для него оформляет работодатель. Как правильно её вести, рассказали здесь.

СНИЛС или другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта. Он нужен для передачи сведений в СФР, начисления страховых взносов и ведения учёта.

Если человек впервые устраивается на работу и у него ещё нет СНИЛС, вы сами передаёте сведения для регистрации сотрудника в системе. Сейчас вместо СНИЛС выдают уведомление АДИ-РЕГ.

Документы воинского учёта. Военнообязанные сотрудники предоставляют военный билет или удостоверение призывника (приписное свидетельство). Это необходимо, чтобы вести воинский учёт и передавать сведения в военкомат.

Документы об образовании и квалификации. Диплом, свидетельство или другой документ о квалификации нужен, когда для работы требуются специальные знания или подготовка. Например, если принимаете на работу врача, педагога или водителя.

Дополнительные документы. Их запрашивают у кандидатов в зависимости от ситуации:

• медицинская книжка — для работников торговли, общепита, медицины, образования и других сфер;
• медицинское заключение — если оно нужно для допуска к работе;
• справка об отсутствии судимости — например, при работе с детьми или в других сферах, где это установлено законом;
• разрешение на работу или патент — для иностранных граждан.

Какие документы оформляет работодатель

Основные документы для приёма на работу

После того как кандидат принёс необходимые документы, работодатель оформляет приём на работу. Часть документов обязательна, а другие можно вести по желанию или внутренним правилам компании.

Трудовой договор — главный документ при приёме сотрудника. Он подтверждает, что между работником и работодателем появились трудовые отношения.

Договор оформите в двух экземплярах: один остаётся у вас, второй — у сотрудника.

В тексте перечислите основные условия работы: должность, место работы, дату начала работы, зарплату, график, условия труда и другие сведения.

Образец трудового договора →

Приказ о приёме на работу. Это необязательный документ, поэтому оформляйте его по желанию.

Если делаете приказ, проверьте, что его содержание совпадает с условиями трудового договора. Например, нельзя, чтобы в соглашении была одна должность, а в приказе другая.

Многие компании продолжают оформлять приказы, потому что так удобнее вести внутренний кадровый учёт.

Как составить приказ о приёме на работу →

Личная карточка работника. Ещё один необязательный документ, который оформляют по желанию. Можете использовать унифицированную форму № Т-2 или сделать свою.

Многие продолжают работать с карточками, потому что с ними проще хранить информацию о сотрудниках: личные данные, образование, стаж, отпуска, переводы и другие сведения.

Шаблон личной карточки по форме № Т-2 →

Документы воинского учёта. Если принимаете человека, который стоит на воинском учёте или должен на нём стоять, внесите информацию в документы воинского учёта и передайте сведения в военкомат.

О приёме военнообязанного сообщите в военкомат по месту регистрации ИП или организации в течение 5 дней. Если обнаружили, что сотрудник должен состоять на воинском учёте, но не состоит, направьте информацию в течение 3 дней.

Всё, что нужно знать о воинском учёте →

Дополнительные документы для приёма на работу

Дополнительные документы оформляют в зависимости от внутренних правил и особенностей работы.

Заявление о приёме на работу. Для возникновения трудовых отношений достаточно трудового договора, поэтому такое заявление не обязательно. Некоторые организации и ИП продолжают работать с ним, чтобы вести внутренний учёт и фиксировать обращения специалистов о трудоустройстве.

Заявление о приёме на работу: как написать + образец →

Согласие на обработку персональных данных. При приёме человека вы будете взаимодействовать с его ПД: ФИО, паспортными данными, СНИЛС, сведениями об образовании и другой информацией.

На этом этапе отдельное согласие не требуется, потому что информацию используют для заключения трудового договора и исполнения его условий — ст. 86 ТК РФ. Оно понадобится, чтобы использовать данные для других целей. Например, чтобы разместить фотографии сотрудников на сайте или передать персданные подрядчику, который занимается вашей бухгалтерией.

Решать вам — оформить согласие сразу или когда появится необходимость. Подробнее о работе с персональными данными сотрудников рассказали здесь.

Согласие на получение электронных расчётных листков. Как работодатель вы должны сообщать сотруднику информацию о зарплате, удержаниях и сумме к выплате. Для этого используют бумажные расчётные листки.

Чтобы оптимизировать документооборот, можно отправлять их в электронном виде по почте или через кадровые сервисы, если сотрудник дал письменное согласие.

Расчётный лист по зарплате: правила выдачи, образец, штрафы →

Эльба + ЭДО = идеальное комбо

Создавайте первичку в Эльбе и сразу отправляйте её через ЭДО. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Документы для некоторых категорий сотрудников

Некоторые документы оформляют при определённых условиях. Например, если человек работает с деньгами, получает доступ к важной информации или трудится на удалёнке.

Договор о полной материальной ответственности. По общему правилу сотрудник возмещает ущерб работодателю в пределах своего среднего месячного заработка — ст. 241 ТК РФ.

С некоторыми можно заключить договор о полной материальной ответственности. Тогда при наличии оснований работник будет возмещать весь ущерб — ст. 244 ТК РФ.

Это распространяется на совершеннолетних сотрудников, чья должность указана в перечне из приказа Минтруда России от 16.04.2025 № 251н.

Например, договор заключают с кассирами, кладовщиками, продавцами и другими сотрудниками, которые работают с деньгами, товарами или имуществом компании.

Если должности сотрудника нет в перечне, заключать такой договор нельзя. Даже если работник его подпишет, в случае разбирательств суд признает его недействительным.

Как правильно заключить договор о полной материальной ответственности →

Соглашение о неразглашении коммерческой тайны (NDA). Этот документ защищает чувствительную информацию от неразглашения сотрудником, который имеет к ней доступ.

К коммерческой тайне могут относиться:

• финансовые показатели;
• база клиентов;
• технологии;
• бизнес-планы;
• стратегия развития компании.

Чтобы заключать NDA и защищать информацию, сначала установите режим коммерческой тайны по правилам Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ.

Что такое NDA и как его составить →

Соглашение о конфиденциальности. Этот документ похож на NDA, но может охватывать больше информации.

В нём указывают, что сотрудник не должен передавать третьим лицам, например, внутренние документы, рабочие переписки, проекты, инструменты и регламенты.

Соглашение о дистанционной работе. Если сотрудник работает на удалёнке, условия об этом нужно закрепить документально — гл. 49.1 ТК РФ. Их прописывают сразу в трудовом договоре или заключают отдельное соглашение, если человек переходит на удалёнку после трудоустройства.

Что указать в документе:

• как взаимодействовать с сотрудником;
• как обмениваться документами;
• кто предоставляет оборудование;
• компенсируете ли расходы на технику и связь.

Как оформить сотрудника на удалённую работу →

Ученический договор. Необходим, если после приёма отправляете специалиста на обучение — гл. 39 ТК РФ. В нём прописывают программу и срок обучения, обязанности сторон, порядок оплаты обучения и условия отработки после завершения.

Если сотрудник без уважительной причины не выполнит условия, вы можете потребовать возместить расходы на обучение.

Как правильно составить ученический договор →

Уведомление МВД при приёме иностранного работника. Если принимаете на работу иностранца, сообщите об этом в территориальный орган МВД России в течение 3 рабочих дней с момента подписания трудового договора — п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Как принять на работу иностранца →

Как ИП принять сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет вам трудоустроить сотрудника и ничего не забыть.

Шаг 1. Получите документы от кандидата

Перед заключением трудового договора попросите кандидата предоставить обязательные документы из ст. 65 ТК РФ. Подробнее о них рассказали в подразделе — «Какие документы предоставляет сам сотрудник».

Проверьте паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Если для работы нужна квалификация, запросите диплом, удостоверение или другой документ об образовании.

У военнообязанных сотрудников попросите военный билет или удостоверение призывника.

Если принимаете на работу иностранца, проверьте документы, которые разрешают работать в России: патент, разрешение на временное проживание (РВП) или вид на жительство (ВНЖ).

Шаг 2. Ознакомьте работника с локальными документами

До подписания трудового договора ознакомьте сотрудника под подпись с внутренними документами компании, которые связаны с его работой:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда;
• положением о премировании — если есть премии;
• документами по обработке и защите персональных данных;
• инструкциями по охране труда;
• положением о коммерческой тайне — если используете такой режим.

Не нужно знакомить работника со всеми документами. Достаточно тех, которые относятся к его должности и обязанностям.

Шаг 3. Заключите трудовой договор

Трудовые отношения официально начинаются после заключения трудового договора. Его оформляют в двух экземплярах, подписывают обе стороны.

Если уже допустили человека к работе, но ещё не оформили договор, сделайте это в течение 3 рабочих дней с даты фактического начала работы — ст. 67 ТК РФ.

Что такое трудовой договор и как его составить →

Шаг 4. Издайте приказ о приёме

Если продолжаете оформлять приказы, сделайте его после заключения договора. Проверьте, чтобы условия полностью совпадали с тем, что указано в соглашении с сотрудником.

Для приказа используйте форму № Т-1 или сделайте свою с такими же реквизитами.

Шаг 5. Проведите обязательные процедуры по охране труда

Выполните все обязательные требования по охране труда в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Что именно делать, зависит от должности человека. Обычно выполняют следующее:

1. Проводят вводный инструктаж по охране труда.
2. Проводят первичный инструктаж на рабочем месте.
3. Организуют обучение по охране труда — для работников, которым оно требуется.
4. Проводят стажировку на рабочем месте — если нужно освоить безопасные способы выполнения работы.
5. Проверяют знания требований охраны труда — после обучения, если это предусмотрено правилами.
6. Выдают средства индивидуальной защиты (СИЗ) — если работа связана с вредными или опасными условиями, особыми температурами или загрязнением.

Что нужно знать об организации охраны труда и инструктажах →

Шаг 6. Передайте сведения в СФР

После приёма сотрудника передайте сведения о нём в СФР. Для этого подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности.

Срок — не позже следующего рабочего дня после заключения договора или оформления приказа о приёме.

Для работодателей

Эльба подготовит документы и отчеты за сотрудников в два клика

Попробовать бесплатно

Шаг 7. Выполните другие обязанности работодателя

После подачи ЕФС-1 остаются дополнительные задачи, которые зависят от особенностей работы и ваших внутренних правил:

• Организуйте воинский учёт, если сотрудник военнообязанный или подлежит призыву.
• Уведомите МВД о приёме, если взяли на работу иностранца.
• Заключите договор о полной материальной ответственности, если сотрудник работает с деньгами, товарами или другим имуществом, а его должность входит в перечень.
• Оформите соглашение о неразглашении коммерческой тайны, если сотрудник получает доступ к важной информации компании.
• Заведите личную карточку или личное дело сотрудника, если это предусмотрено вашими внутренними правилами.

Коротко

1. Трудовой договор — основной документ, который фиксирует все условия работы и оформляется в двух экземплярах.
2. Приказ о приёме и личная карточка работника не обязательны — вы сами решаете, делать их или нет.
3. О трудоустройстве нужно уведомить военкомат, а также МВД, если принимаете иностранца.
4. Согласие на обработку персональных данных требуется не всегда, но в большинстве случаев.
5. Работник при трудоустройстве предоставляет паспорт, СНИЛС, трудовую книжку или СТД-Р, воинские и другие документы в зависимости от ситуации.
6. После приёма в СФР отправляют ЕФС-1 с информацией о трудоустройстве. Для сотрудника проводят инструктажи и знакомят с правилами по охране труда.
7. NDA, материальную ответственность, удалёнку и другие документы оформляют, если этого требуют условия работы.

Вопросы и ответы