Счёт-фактура для ИП без НДС: когда нужен и как оформить правильно

Разбрём, нужен ли счёт-фактура, если ИП освобождён от НДС, когда его выставляют и какие ошибки возникают при заполнении документа.

Татьяна Бабикова Эксперт

Что такое счёт-фактура и когда его выставляют

Счёт‑фактура (СФ) — документ для работы с налогом на добавленную стоимость (НДС). Его выставляет продавец, исполнитель или подрядчик при передаче товаров, выполнении работ или оказании услуг. СФ нужен, чтобы покупатель принял к вычету НДС, который предъявил продавец.

Пример

Владимир продал товары на 200 000 ₽. В эту сумму уже включён НДС по ставке 20% — то есть 33 333,33 ₽. Он обязан перечислить 33 333,33 ₽ в бюджет. Покупатель Пётр работает на общей системе налогообложения (ОСНО), он может использовать этот НДС для своего вычета. То есть 33 333,33 ₽ уменьшат сумму его собственного налога к уплате.

СФ используют при заполнении декларации по НДС, книги покупок и продаж, для правильного расчёта суммы налога к уплате, а также для подтверждения права на налоговый вычет у покупателя.

Часть предпринимателей освобождены от НДС. У них часто возникает вопрос: нужен ли в таком случае счёт-фактура.

Новым ИП – год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Должен ли ИП выставлять счёт-фактуру, если работает без НДС

СФ выписывают предприниматели, которые платят НДС: это ИП на ОСНО, ЕСХН и УСН. Некоторым из них доступна льгота — они могут не уплачивать НДС и не выставлять СФ. Например, счета-фактуры не оформляют по операциям, которые указаны в п. 1-3 ст. 149 НК РФ: это оказание ветеринарных услуг, сдача в аренду помещений, продажа некоторых медизделий. Однако если у ИП есть такая льгота — он всё равно вправе выставить счёт-фактуру без НДС. Это не нарушение, такой подход полностью соответствует нормам НК РФ.

ИП, которые освобождены от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ, должны формировать СФ без выделения суммы налога, но с отметкой «Без НДС». Это требование не распространяется на освобождённых упрощенцев — они могут не оформлять документ. Но если покупатель — плательщик НДС просит продавца с освобождением от НДС выставить счёт-фактуру, продавец вправе это сделать. В таком случае он указывает в графах 7 и 8 документа надпись или штамп «Без НДС». Это не создаёт обязанности по уплате налога, не требует ведения книги покупок или подачи декларации по НДС.

Есть ещё один важный нюанс для упрощенцев. Если бизнес работает на УСН и его доход ниже лимита, то он автоматически освобождён от НДС. Лимиты по НДС на УСН: 20 млн ₽ — в 2026 году, 15 млн ₽ — в 2027 году, 10 млн ₽  — в 2028 году. Такие ИП вправе выставлять счета‑фактуры с НДС по стандартным ставкам 10 или 20% — п. 5 ст. 173 и п. 8 ст. 164 НК РФ. В этом случае:

• Права на вычет входного НДС не будет.
• Придётся уплачивать НДС с операций, по которым указан налог в счёте‑фактуре.
• Обязательно нужно сдавать электронную декларацию по НДС.

Как выставить счёт-фактуру на УСН

Когда нужно выставлять счёт-фактуру на товар без НДС

Есть операции, когда даже при освобождении от НДС нужно оформлять счёта-фактуры. К ним относят:

• Ввоз товаров в Россию — пп. 4 п. 1 ст. 146 НК РФ. При реализации товаров за пределы РФ предприниматель исчисляет НДС по ставке 0% и оформляет СФ.
• Выполнение обязанностей налогового агента по НДС — ст. 161 НК РФ. Например, если ИП приобретает товары или услуги для клиента на ОСНО или участвует в договоре простого товарищества, доверительного управления или концессионном соглашении.
• Аренда государственного и муниципального имущества — абз. 1 п. 3 ст. 161 НК РФ. Если ИП арендует госимущество, он выступает налоговым агентом по НДС.
• Реализация прослеживаемых товаров. В этом случае счёт-фактура обязателен, даже если операция освобождена от НДС. 
• Участие в посреднических договорах — агентских, комиссионных. ИП-посредник обязан выставлять счета-фактуры при реализации товаров принципалов — плательщиков НДС. ИП на УСН или ЕСХН с освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ не выставляет счёт-фактуру на сумму собственного посреднического вознаграждения — п. 5 ст. 168 НК РФ.

Как оформить счёт-фактуру без НДС

СФ без НДС составляют так же, как и документ с НДС. Отличие такое: в графе 7 указывают ставку налога, в графе 8 — сумму налога. Поскольку налог не начисляется, в графе 7 прописывают или ставят штамп с надписью «Без НДС», в графе 8 — ставят прочерк «—». 

Что обязательно указать:

• Номер и дату составления — без них счёт‑фактура недействителен.
• Данные сторон: название, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя, если есть — данные грузоотправителя и грузополучателя.
• Реквизиты платёжного документа — если получен аванс.
• Сведения об отгрузке — обязательно с 1 октября 2024 года.
• Валюту расчётов.
• Информацию о товарах или услугах: наименование, единицы измерения, количество, стоимость.
• Ставку и сумму НДС, по прослеживаемым товарам заполняют графы 12-14.
• Страну происхождения, для импортных товаров ещё номер таможенной декларации.
• Подпись продавца — документ подписывает ИП.

Счёт-фактура без НДС

Скачать шаблон

Счета-фактуры оформляют в бумажном или электронном виде. Бумажные СФ составляют по форме, утверждённой постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Для электронных СФ с 1 апреля 2025 года действует формат 5.03. Старые версии документа больше не работают — их не принимают ни контрагенты, ни налоговая. В формат добавили пониженные ставки НДС 5 и 7% в счетах‑фактурах и УПД и разрешили писать стоимость прослеживаемых товаров без НДС с копейками — меньше округлений и ошибок. Также можно использовать длинные регистрационные номера — от 25 до 29 символов, что упрощает работу с партиями товаров.

Отправляйте УПД и счета-фактуры по новым правилам

Эльба поможет с первичкой

Готовьте любые документы по сделке за пару минут в Эльбе. Для новых ИП год бесплатно

Создать документ

Ошибки при оформлении счёта-фактуры

При оформлении счёта‑фактуры особое внимание стоит уделить графе 7 — именно при её заполнении чаще всего допускают ошибки. В графе указывают ставку налога. Если предприниматель не является плательщиком НДС, счёт‑фактура считается «нулевым». Это значит, что продавец не обязан перечислять налог в бюджет, а покупатель не сможет заявить налоговый вычет.

В графе 7 нельзя указывать просто «0». Такая запись может привести к неприятным последствиям. Налоговые инспекторы могут трактовать её так:

Провели операцию, которую облагают по ставке 0%. В этом случае от вас потребуют сдать декларацию по НДС.

Указали неверную ставку. Если вы продаёте товары, работы или услуги, которые облагаются НДС 10 или 20%, а указали нулевую ставку — налоговики потребуют доплатить налог в бюджет.

Чтобы избежать таких проблем, в графе 7 счёта-фактуры ставят отметку «Без НДС».

Такая формулировка показывает, что вы не являетесь плательщиком НДС, и снимает с вас обязательства по отчётности и платежам.

Есть и другие ошибки:

• Не указали или указали неправильный ИНН. Без корректного ИНН невозможно идентифицировать продавца или покупателя. В результате система просто не поймёт, кто участник сделки.
• Название товара или услуги не совпадает с договором. 
• Ошибки в расчётах. Например, произведение цены за единицу и количества не сходится с итоговой суммой. Налоговики заподозрят манипуляцию с цифрами.
• Нет валюты или её кода. Если сделка в рублях, надо указать «рубль» и код 643.
• Неверная сумма НДС. Если указать сумму НДС вместо слов «Без НДС», то продавцу придётся уплатить её в бюджет и сдать декларацию по НДС. Если это техническая неточность — исправлять ошибку нужно с помощью корректирующего счёта-фактуры.

Хранение и учёт счетов-фактур без НДС

Счета‑фактуры в РФ хранят пять лет — Приказы Росархива № 236 и № 237. Срок начинается не с даты составления документа, а с 1 января года, который следует за годом окончания делопроизводства.

Окончание делопроизводства — это момент, когда вы в последний раз использовали счёт‑фактуру. Например, при расчёте налога или составлении отчётности. Допустим, вы создали документ в отчётности за февраль 2025 года. В этом случае пятилетний срок стартует 1 января 2026 года и завершается 31 декабря 2030 года.

Если ИП выставляет бумажные счета‑фактуры, для хранения их лучше систематизировать. Для этого заведите две отдельные папки: одну для выставленных счетов‑фактур, вторую — для полученных. Внутри каждой папки располагайте документы в хронологическом порядке — по дате их оформления. Бумажные счета‑фактуры не обязательно сшивать или опечатывать. 

Электронные счета‑фактуры можно хранить исключительно в цифровом формате, распечатывать их не требуется — письмо ФНС от 19.07.2017 № СД‑4‑3/14079@. С 1 октября 2025 года отменили требование об обязательном использовании электронной подписи, что значительно упростило обмен СФ.

Налоговая в любой момент может запросить оригиналы счетов‑фактур для проверки, а обязанность ИП — организовать их хранение так, чтобы нужные документы можно было быстро найти и предоставить. Удобное решение — переход на электронный документооборот. Организация получает мгновенный доступ к любым документам, сокращает расходы на содержание архива, а данные надёжно защищены — они шифруются и регулярно резервируются.

Эльба + ЭДО = идеальное комбо

Создавайте первичку в Эльбе и сразу отправляйте её через ЭДО. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Частые вопросы про счета-фактуры без НДС

Коротко о счетах-фактурах без НДС

• Предприниматели на УСН с освобождением от НДС не оформляют счета-фактуры.
• ИП, которые освобождены от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ, формируют СФ без выделения суммы налога — это требование не касается упрощенцев.
• Предприниматели не обязаны выставлять СФ по необлагаемым операциям, которые указаны в п. 1-3 ст. 149 НК РФ, но вправе его формировать — это не нарушение. 
• Есть случаи, когда документ нужно оформить даже при освобождении от НДС: когда предприниматель ввозит товары в РФ, реализует прослеживаемые товары, участвует в посреднических сделках, является налоговым агентом по НДС, например, при аренде госимущества.