Как рассчитать пособие по беременности и родам

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Беременная сотрудница организации (или сотрудница, усыновившая ребенка в возрасте до 3 месяцев) имеет право на отпуск по беременности и родам и на соответствующую выплату(ст. 6 -8 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ, ст. 10, 11 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п.10-18 Порядка, утв. приказом Минтруда от 29.09.2020 № 668Н).

Пособие по беременности и родам назначает и выплачивает СФР. А чтобы понять нужна ли замена лет и проверить правильно ли назначено пособие, нужно рассчитать его самостоятельно. Для этого нужно:

• Определить расчетный период и соответствующий ему заработок.
• Рассчитать средний дневной заработок сотрудницы.
• Установить предельный размер среднего дневного заработка.
• Посчитать итоговую сумму пособия по беременности и родам.​

Автоматически рассчитывайте заработную плату, ведите бухучет и отправляйте отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Шаг 1. Определите расчетный период и соответствующий ему заработок

Расчетный период для исчисления пособия по беременности и родам — два календарных года, которые предшествуют году начала отпуска по беременности и родам. Исключаются периоды:

• временной нетрудоспособности;
• отпуска по беременности и родам;
• отпуска по уходу за ребенком;
• освобождения от работы с сохранением зарплаты (полным или частичным).

Последнее исключение действует при условии, что на сохраняемую зарплату не начислялись страховые взносы на социальное страхование (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 11.09.2021 № 1540).

На практике бывает, что в течение двух лет расчетного периода работница была в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае календарные годы, на которые приходятся указанные события, можно заменить на непосредственно предшествующие годы, если такая замена позволит увеличить пособие. Например, сотрудница уходит в декретный отпуск в 2025 году. В 2024 и 2023 годах она была в отпуске по уходу за ребенком. Эти годы можно заменить на 2022 и 2021 годы.

Обратите внимание: заменить годы в расчетном периоде можно только на основании заявления сотрудницы (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 7 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540, письмо ФСС России от 11.11.2015 № 02-09-14/15-19989). Форма заявления утверждена Приказом СФР от 22.04.2024 № 643. О волеизъявлении сотрудницы необходимо сообщить в СФР в ответе на запрос о представлении сведений для назначения пособия.

Что касается заработка сотрудницы за расчетный период, то в него нужно включить все выплаты в ее пользу, на которые были начислены страховые взносы (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ, п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540).

Бывают ситуации, когда у сотрудницы на протяжении всего расчетного периода не было заработка. В такой случае пособие определяется исходя из МРОТ.

Шаг 2. Рассчитайте средний дневной заработок

По общему правилу средний дневной заработок рассчитывается так (ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

Напомним, что количество календарных дней в расчетном периоде зависит от продолжительности года (365 или 366 дней). Например, в 2025 году при определении среднего дневного заработка сумму выплат за 2023 и 2024 годы надо делить на 731 (при отсутствии исключаемых периодов), так как 2024 год — високосный.

Шаг 3. Установите предельный размер среднего дневного заработка

Полученный средний дневной заработок нужно сравнить с максимально возможным средним дневным заработком. Рассчитать его нужно по формуле (ч. 3.3 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

Напомним, что предельная величина базы для начисления страховых взносов устанавливается каждый год. Так, в 2022 году лимит составлял 1 032 тыс. руб.(Постановление Правительства от 16.11.2021 № 1951). В 2023 году единая предельная величина базы составляла 1 917 тыс. руб. (Постановление Правительства от 25.11.2022 № 2143). То есть в 2024 году предельная величина среднего дневного заработка составляет 4 039,73 руб. ((1 032 000 + 1 917 000) / 730 дн.).

Если у сотрудницы не было заработка в расчетном периоде или он меньше МРОТ, то средний дневной заработок нужно рассчитать исходя из размера МРОТ, установленного на дату начала отпуска по беременности и родам. Если женщина работает в районах Крайнего Севера, в приравненных  к нему местностях или в иных местностях с особыми климатическими условиями, учитываются также районные коэффициенты (ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 8 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 N 1540).

Если страховой стаж сотрудниц составляет менее 6 месяцев, пособие в расчете за полный календарный месяц не должно превышать МРОТ. В случае превышения, средний дневной заработок рассчитывается путем деления МРОТ на число календарных дней в календарном месяце, на который приходится отпуск по беременности и родам (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 21 Положения, утв. постановлением Правительства от 11.09.2021 № 1540).

Если пособие из МРОТ рассчитывается женщине, которой установлен режим неполного рабочего времени, то средний дневной заработок рассчитывается пропорционально продолжительности рабочего времени этой сотрудницы (ч. 1.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

Шаг 4. Посчитайте размер пособия по беременности и родам («декретных»)

Пособие по беременности и родам рассчитывается по следующей формуле (ч. 5 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ):

Напомним, что дневной заработок сотрудницы не может быть больше максимального среднего дневного заработка (4 039,73 руб. в 2024 году).

В общем случае продолжительность отпуска по беременности и родам составляет 140 дней. При осложненных родах женщине полагается дополнительный отпуск — 16 календарных дней (п. 57 Порядка, утв.Приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089Н).

Если беременность многоплодная, то общая продолжительность отпуска по беременности и родам составит 194 дня: 84 календарных дня до родов и 110 календарных дней после (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если работница усыновила ребенка в возрасте до 3 месяцев, то ей полагается отпуск по беременности и родам в размере 70 календарных дней, начиная со дня усыновления ребенка. В случае усыновления двух и более детей в возрасте до 3 месяцев количество дней отпуска составит 110 дней (ст. 10 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).