О чем пойдет речь

Что такое ОФД

Какую роль играет оператор фискальных данных

Закон 54-ФЗ обязывает организации и предпринимателей передавать данные с кассы в налоговую службу онлайн. Для этого нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и указать его параметры в настройках ККТ. ОФД — это посредник между кассой и ФНС.

ОФД не только передает информацию с онлайн-кассы в налоговую, но и обеспечивает ее конфиденциальность, защиту и хранение в течение 5 лет.

• Исключение — бизнес, который работает в местностях, удаленных от сетей связи (п. 7 ст.2 54-ФЗ), обязан применять кассу, но может не подключаться к ОФД. Это называется автономный режим работы. Данные сохраняются в фискальном накопителе и передаются в налоговую службу только при его замене.

Как работает оператор фискальных данных

• Касса формирует чеки и другие документы, а затем передает их ОФД.
• Оператор через интернет получает данные с кассы, обрабатывает их, сохраняет и отправляет в налоговую. Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу.
• ОФД передает документы в Честный знак, если продавец торгует маркированными товарами.
• Все чеки и другие фискальные документы владелец кассы может увидеть в личном кабинете ОФД.

Что еще умеет ОФД

Операторы фискальных данных помогают пользователям управлять бизнесом.
В личном кабинете вы найдете целый набор полезных функций, например:

• Отправка электронных чеков покупателям.
• Регистрация, перерегистрация и снятие с учета кассы в ФНС.
• Мониторинг работы кассиров и касс.
• Выгрузка отчетов по разным параметрам для аналитики и отчетности и пр.

Компания может сотрудничать с любым оператором фискальных данных, который разрешен налоговой. В России действует 15 ОФД, все они указаны в официальном реестре ФНС, ведомство следит за тем, чтобы деятельность оператора полностью соответствовала закону и обеспечивала безопасность данных.

Выбирая, к кому из ОФД подключиться, обратите внимание на несколько критериев.

Критерий 1. Соблюдение актуальных требований законодательства

Например, продавцы должны отправлять электронные чеки на почту или по номеру телефона покупателя. А еще тем, кто работает с маркированными товарами, важно, чтобы ОФД мог передавать информацию об обороте такой продукции напрямую в систему Честный знак.

• Больше об электронных чеках, рассказывали в отдельной статье.

Критерий 2. Техническая и экспертная поддержка

Здорово, если любую сложность  ОФД помогает решить даже вечером 31 декабря, потому что от скорости решения проблем с кассой напрямую зависит выручка компании.

Хороший знак, если у оператора есть база знаний со статьями, инструкциями и видеоуроками по законодательным изменениям и работе с кассами.

Критерий 3. Полезные функции в личном кабинете

Понятный интерфейс

Оформление должно быть простым и понятным вам интуитивно. На сайтах операторов обычно можно увидеть скриншоты сервиса или ссылку на демоверсию, где можно изучить, как устроены разделы.

Уведомления по кассам

Уведомления помогают продавцу своевременно узнавать о нештатных ситуациях: чеки попали в черный список, касса перестала отправлять чеки в ОФД и пр. Операторы делают это разными способами: в личном кабинете, по почте, в СМС и даже в соцсетях. Чем больше способов — тем лучше.

Аналитика продаж

Возможность формировать детальные отчеты облегчает работу бухгалтера и руководителя компании: можно посмотреть отчет о выручке, количестве чеков и сумме среднего чека по разным торговым точкам и по всей компании. Или сравнить показатели за разные периоды.

Поиск чеков

ОФД хранит информацию обо всех операциях на кассе за время работы в сервисе. Найти определенный чек, например, при оформлении возврата, поможет удобный поиск с фильтрами по дате, сумме, способу оплаты, виду платежа и пр.

Контроль работы кассиров

ОФД помогает отслеживать работу кассиров: время открытия и закрытия смен, выручку и количество чеков у разных сотрудников, данные по возвратам и так далее. Это важно для бизнеса, так как повышает эффективность и уровень дисциплины продавцов.

Дополнительные преимущества

• Интеграция с другими сервисами, например бухгалтерской учетной программой.
• Мобильное приложение
• Бесплатный пробный период.
• Онлайн-оплата для покупки и продления сервиса.

Для чего нужен фискальный накопитель

Что такое ФН

Мы уже много раз упоминали этот загадочный накопитель, самое время рассказать о нем подробно.

Фискальный накопитель (ФН) — это тот самый чип внутри ККТ, на котором хранится информация о расчетах, проведенных через онлайн-кассу, то есть о фискальных данных.

Накопители различаются по сроку действия — 15 и 36 месяцев. Важно убедиться, что выбранная модель аккредитована в ФНС. Это можно проверить в реестре налоговой службы.

Что такое блокировка ФН

Если фискальный накопитель в течение 30 календарных дней не получает подтверждения от ОФД, то он прекращает формировать фискальный признак. А без фискального признака ни один чек не может быть сохранен в ФН или может быть распечатан, то есть накопитель блокируется и продажи останавливаются.

Получается, что в течение 30 дней касса еще может печатать чеки в автономном режиме без передачи данных в налоговую службу через ОФД. Но после ФН заблокируется.

Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, и вы сможете продолжить работу в обычном режиме.

Если срок действия фискального накопителя подошел к концу или заполнилась его память, то ФН нельзя просто достать из кассы. Нужно корректно завершить работу. Как это сделать, детально рассказали в статье.

Если вам больше нравится видеоформат, смотрите наш ролик

Какое еще оборудование пригодится предпринимателю

Периферийное оборудование нужно далеко не всем, но в большинстве случаев помогает владельцам касс принимать платежи или упростить работу с товарами. Эта техника подключается к кассе или к компьютеру в связке с кассой с помощью провода или разъема, например USB. Некоторое оборудование работает и без провода, по Bluetooth.

Подробнее — в нашем видеоролике.

Как проще и выгоднее покупать оборудование

Если касса куплена в одном месте, фискальный накопитель — в другом, а ОФД — в третьем, придется общаться сразу с тремя менеджерами или оплачивать три разных счета на продление. Проще приобрести комплексное решение для работы с кассой в одном месте, к тому же комплексы всегда стоят дешевле.

Посмотрите, какие комплекты выгодно купить у Контур.Маркета.

Комплект «Удобный»

Включает стационарную кассу MSPOS-T-Ф D3 Mini, ОФД для отправки чеков в ФНС, учетную систему с кассовой программой Контур.Маркета, включая работу с маркировкой.
Она идеально подходит для магазинов с большим ассортиментом и малым потоком клиентов. Главное преимущество — большой сенсорный экран с высоким разрешением. Встроенный принтер быстро печатает чеки со скоростью 100 мм/сек.

Комплект «Надежный»

Оснащен стационарным POS-терминалом Атол Optima и фискальным принтером Атол 30Ф.
У POS-терминала большой сенсорный экран с высоким разрешением. На нем можно продавать любой алкоголь и работать с маркировкой. Есть возможность подключить эквайринг и весы. В комплект входит подключение к ОФД для отправки чеков в ФНС на 13 месяцев, учетная система с кассовой программой Контур.Маркета.

Комплект «Выгодный»

Позволяет установить ПО Контур.Маркет Касса на компьютер или ноутбук. Рекомендуется экран диагональю не менее
9 дюймов и подключение к интернету при отсутствии разрешения на автономную работу. Можно работать с маркированными товарами.
В комплекте идет фискальный принтер чеков Атол 30Ф, а также подключение к ОФД, учетная система с кассовой программой Контур.Маркета.