Как заменить ФН и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД

Фискальный накопитель в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены накопителя кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Эксперты Контур.Маркета подготовили пошаговую инструкцию.

Оксана Кобзева Эксперт по кассовому законодательству

3 месяца ОФД бесплатно

Проверьте себя по чек-листу замены фискального накопителя

Перед перерегистрацией проверьте статус кассы в кабинете ККТ на сайте налоговой и убедитесь, что касса стоит на учете. Если да — можно приступать к перерегистрации, если нет — обратитесь в ФНС.

Сначала краткая последовательность действий, затем расскажем о каждом этапе подробнее.

1. Выясните сроки замены фискального накопителя (ФН).
2. Выберите новый ФН.
3. Сформируйте отчет о закрытии смены, а затем о закрытии ФН.
4. Установите новый накопитель.
5. Сформируйте отчет об изменении параметров регистрации (или фискализации).
6. Перерегистрируйте кассу. Этот шаг не понадобится, если перерегистрация происходит в упрощенном порядке (подробности ниже).

А еще мы подготовили чек-лист — поэтапную инструкцию по замене ФН и перерегистрации кассы в общем порядке. Вы можете скачать и распечатать этот файл, чтобы отмечать проделанные пункты, а можете отправить ИТ-специалисту, который будет менять накопитель.

Узнайте, когда нужно менять ФН

Как правило, менять фискальный накопитель нужно в двух случаях: когда у него заканчивается срок действия и когда заканчивается память.

В большинстве случаев Контур.ОФД автоматически рассчитывает срок работы фискального накопителя. Не придется делать это вручную, даже если регистрировали или перерегистрировали кассу на сайте налоговой. А еще сервис предупредит о замене ФН за 30 дней до окончания его срока службы.

Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены. Если до конца срока действия ФН меньше месяца, в отчете о закрытии смены вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней». Если объем памяти ФН будет заполнен на 99%, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена».

Когда начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет о закрытии ФН.

Выберите новый ФН

Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:

Что требует 54-ФЗ. В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцам подакцизных товаров выгоднее применять ФН на 15 месяцев, потому фактический срок эксплуатации накопителя при реализации подакцизных товаров ограничен 410 днями (13 месяцами).

Сколько вы продаете. Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе будет заканчиваться быстрее, поэтому ФН на 36 месяцев будет выгоднее.

Есть ли в паспорте ФН ограничения по сроку действия. Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.

Подобрать ФН, оплатить и заказать его можно в личном кабинете ОФД или на сайте.

Замените фискальный накопитель

Шаг 1. Сформируйте отчет о закрытии смены. Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате отчет о закрытии архива ФН. Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. Они заполнятся автоматически, если у кассы есть связь с Контур.ОФД:

• дату и время формирования отчета;
• номер фискального документа — № ФД;
• фискальный признак — ФПД (ФП).

Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель. По закону владелец кассы может менять его сам. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.

Как самостоятельно заменить фискальный накопитель на разных моделях касс, смотрите в видеошпаргалках.

Что делать со старым ФН

Его нужно хранить 5 лет со дня окончания срока действия и предъявить по запросу налоговой.

Сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации

Отчет об изменении параметров регистрации или фискализации создайте по инструкции производителя вашей кассы. Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры ОФД, как  в примере ниже.

1. Адрес сервера ОФД: ofd.kontur.ru
2. Номер порта ОФД: 7777
3. ИНН ОФД: 6658497833
4. Наименование ОФД: Контур НТТ
5. Адрес, где покупатель сможет проверить свой чек: cash-ntt.kontur.ru. Но не все кассы поддерживают эту возможность
6. Адрес отправителя чеков:
   • robot@konturcheck.ru, если чеки будут отправляться через ОФД;
   • адрес вашей электронной почты, если чеки будут отправляться от кассового программного обеспечения.

Контур.ОФД автоматически отправляет этот отчет в налоговую при условии, что касса подключена к интернету.

В дальнейшем вам могут понадобиться следующие данные из Отчета об изменении параметров регистрации ККТ:

• дата и время формирования отчета;
• номер фискального документа — № ФД;
• фискальный признак — ФПД (ФП).

Перерегистрируйте кассу в личном кабинете ОФД

После того, как ОФД отправит отчет об изменении параметров регистрации в налоговую, вам останется только получить карточку кассы с новыми данными.

Если вы работаете в Контур.ОФД, войдите в личный кабинет → в раздел «Кассы» → откройте карточку нужной кассы и нажмите «Перерегистрировать».

В открывшемся окне нажмите «Получить карточку регистрации из ФНС». Если ответ от ФНС еще не пришел, вы увидите сообщение о том, что отчет  о перерегистрации отправлен в налоговую. Дождитесь ответа. Если всё прошло успешно, и налоговая уже прислала карточку регистрации кассы с новыми данными, нажмите на кнопку «Завершить перерегистрацию».

Подобный  порядок перерегистрации действует с 1 марта 2025 года и считается упрощенным, так как владельцу кассы не нужно подавать заявление о перерегистрации кассы, достаточно только отчета.

Есть исключения, упрощенная регистрация не подходит, если:

• Касса работает или часть времени работала в автономном режиме без подключения к ОФД.
• ФН, установленный в кассе, часть времени работал в автономном режиме.
• Касса работает в составе автоматического устройства.
• ФН был сломан или потерян, и на нем невозможно сформировать отчет о закрытии архива накопителя.

В этих случаях нужно подать заявление о перерегистрации кассы в связи с заменой ФН в обычном порядке.

Если вам нужен новый накопитель или помощь с перерегистрацией кассы, оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами и поможет подобрать нужное решение.

Что будет, если неверно заменить ФН

Если вовремя не заменить фискальный накопитель, налоговая по своей инициативе может снять кассу с учета. А значит, придется приостановить торговлю на этой кассе до ее повторной постановки на учет с новым ФН.

Если же заменить фискальный накопитель в кассе, но не перерегистрировать ее в ФНС — это будет считаться нарушением порядка применения онлайн-кассы. За это предусмотрены санкции (ст. 14.5 КоАП РФ):

• предпринимателям грозит предупреждение или штраф 1 500–3 000 ₽;
• организациям — предупреждение или штраф 5 000–10 000 ₽.

Поэтому рекомендуем заранее купить новый ФН и перерегистрировать кассу строго по инструкции. Или доверить эту работу специалистам Контура.

Рекомендуем  прочитать другие статьи по теме:

• Что такое ФН в кассовом аппарате
• Непробитые чеки и не только: за что штрафуют нарушителей 54‑ФЗ о кассах
• Регистрация кассы в ФНС. Как понять, что касса зарегистрирована успешно