Хотите предотвратить такие проблемы и начать вести товароучет правильно и эффективно?

В этом уроке расскажем

Какие виды учета бывают

Существует несколько видов учета: бухгалтерский, управленческий, оперативный и товарный. Все они помогают отслеживать товары в магазине, но каждый выполняет свою задачу.

• В Маркете можно вести товарный, оперативный и управленческий учет.

Бухгалтерский учет

Этот вид учета в первую очередь помогает следить за финансовыми операциями:

• сколько денег приходит и уходит;
• сколько стоит товар при закупке и розничной продаже;
• какая зарплата сотрудников;
• сколько тратится на аренду помещения.

Но помимо этого, он позволяет контролировать и товары. Например, при составлении отчетности для налоговых органов можно выявить ошибки в учете закупок, что поможет избежать финансовых потерь.

Пример. Бухгалтер выяснил, что часть закупок учли неправильно, и они не попали в список расходов. Если бы эта ошибка осталась незамеченной, магазину пришлось бы заплатить больше налогов, чем нужно.

• Рекомендуем статью о том, как правильно вести бухгалтерский учет в торговле.

Управленческий учет

Управленческий учет позволяет собирать, анализировать и интерпретировать данные обо всех доходах и расходах магазина.

Он нужен, чтобы принимать решения, которые повышают прибыльность и предотвращают кассовые разрывы. Например:

• контролировать и снижать операционные расходы;
• проводить маркетинговые кампании;
• запускать акции;
• оптимизировать товарные запасы, чтобы избежать избытка или дефицита.

Пример. Предприниматель заметил, что расходы на электроэнергию выросли из-за новых холодильных установок, которые потребляют больше энергии. Он решил заменить лампы на энергосберегающие и чаще обслуживать холодильники. Так ему удалось снизить расходы на электричество и сэкономить на коммунальных платежах.

• Как построить эффективный управленческий учет — объясняем в статье.

Оперативный учет

Оперативный учет — это ежедневный контроль за движением товаров. Его нужно вести, чтобы быстро реагировать на изменения спроса и предложения. Например, разобраться в предпочтениях покупателей и пополнять запасы популярных товаров.

Пример. В магазине одежды заметили, что новое платье стало популярным. Они вовремя заказали у поставщика еще одну партию этого платья в разных размерах и цветах. Это позволило магазину увеличить выручку.

Товарный учет

Его нужно вести, чтобы следить за тем, сколько товара поступило в магазин, сколько было продано и сколько осталось на складе или на полках.

А еще товарный учет помогает:

• устанавливать правильную розничную цену;
• контролировать сроки годности товаров;
• выявлять колебания спроса.

Пример. В продуктовом магазине провели инвентаризацию и обнаружили недостачу дорогого сыра, хотя учетная система показывала, что товар в наличии. Это помогло выявить кражи. Магазин установил дополнительные видеокамеры и стал внимательнее следить за покупателями. Без товарного учета проблему могли бы не заметить. Но благодаря ему вовремя приняли меры и смогли минимизировать потери.

Как контролировать товароучетные операции

Владельцу магазина важно следить за движением товаров на всех этапах товароучетной цепочки. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Заказ товара у поставщиков

На этом этапе учитывайте обязательства, которые прописаны в договоре с поставщиком: сроки, цены и условия предоставления товаров.

Чтобы заказывать поставки вовремя и в нужном объеме, вам нужно знать:

• Текущий остаток — фактическое количество товара в магазине. Включите нужную настройку и получайте эти данные через товароучетную систему или кассу.
• Средний расход товара за период. Он поможет понять, какие товары заканчиваются быстро, а какие залеживаются. А еще в Маркете отследить популярные товары можно с помощью ABC-отчета. Сервис проанализирует позиции по трем показателям: количеству продаж, выручке и прибыли за определенный период.
• Сроки годности — Контролируйте их, чтобы успеть вернуть просроченные товары поставщику, если это предусмотрено договором.

• Как следить за остатками в Контур.Маркете — инструкция.

Приемка товара по накладным

Накладные подтверждают, что магазин получил товар от поставщика. Обязательно внесите их в учетный сервис, чтобы товарные остатки отображались корректно.
Иначе придется контролировать наличие продукции вручную, а не через систему.

Накладные могут быть как бумажными, так и электронными. Разберем, чем они отличаются.

• Читайте статью о том, как вернуть товар поставщику. В ней рассказали, как составлять возвратные накладные и поделились бланками для скачивания.

Переоценка товара

Хорошо, когда учетный сервис при приемке накладной автоматически показывает товары с изменившимися ценами. Так вы сможете вовремя скорректировать стоимость товаров в вашем магазине.

• Также удобно, когда товароучетная система позволяет назначать разные цены для каждой партии товара. Например, в Контур.Маркете это возможно. Как именно это делать, объясняем в инструкции.

Замена ценников

Ценники информируют покупателей о стоимости товара. Если вы изменили отпускную цену, а на витринах осталась старая — это нарушение договора-оферты.

• Согласно ст. 10 Закона о защите прав потребителей, покупатель имеет право на достоверную информацию.

Если ценник нельзя разместить обычным способом (например, на коробе с табачной продукцией), напечатайте прайс-лист и разместите его в заметном месте.

Продажа на кассе

Магазинам нужна онлайн-касса, чтобы соблюдать Закон № 54-ФЗ. Также именно на основе данных с кассы товароучетный сервис автоматически пересчитывает остатки товаров. Эти же данные он использует для создания отчетов о скидках, возвратах и среднем расходе товаров.

Инвентаризация

Чтобы найти излишки, недостачу или пересортицу, регулярно инвентаризируйте товары. Для этого пересчитайте изделия, которые фактически есть на полках и на складе, а затем сверьте количество с данными в учетной системе.

Если данные не сошлись:

• В сервисе числится больше товара, чем есть по факту. Тогда учетная система автоматически создаст акты списания на «несуществующую» продукцию.
• В сервисе товара меньше,чем в реальности. Система создаст акты постановки, чтобы выровнять баланс.

• Читайте подробнее об инвентаризации в Контур.Маркете.

Как вести товароучет
в магазине

Товароучет можно вести с разной степенью детализации. В зависимости от этого учет выделяют суммовой и количественный. Рассмотрим их различия.

Суммовой учет

Подходит, если нет нужды знать точное количество товарных остатков. Его чаще используют в малом бизнесе и магазинах с быстрым оборотом товара, где не нужно отслеживать каждую единицу.

Как вести: в приход запишите общую стоимость полученного от поставщика товара. Посчитайте прибыль как разницу между выручкой и затратами.

Количественный учет

Позволяет контролировать движение товара от поступления до продажи и инвентаризации остатков. Этот метод подходит магазинам, в которых важно учитывать каждую единицу товара. Например, если есть товары с ограниченным сроком годности или уникальными характеристиками (размер, цвет, материал).

Как вести: следите за количеством каждого товара, а не только за его выручкой.

Мы подготовили таблицу, чтобы было проще сравнить два способа товароучета.

Посмотреть сходства и различия

Способы ведения количественного учета

Количественный учет можно вести вручную, с помощью учетной системы или комбинированно. Выбор метода зависит от объема ассортимента и особенностей работы магазина.

Учет вручную

Этот способ подходит для маленьких магазинов с небольшим оборотом и ограниченным количеством товаров. Он также удобен для сезонного бизнеса, когда долгосрочные инвестиции в автоматизацию могут быть не оправданы.

Объясним, как вести учет вручную (на примере салона свадебных платьев):

Шаг 1. Создайте журнал учета.

Туда записывайте все данные о платьях. Это может быть тетрадь, блокнот или электронная таблица (например, в Excel).

Разделите журнал на столбцы: наименование, артикул, размер, количество, дата поступления, закупочная и отпускная стоимость. Еще можно добавить отдельные вкладки для расчета выручки и прибыли.

Шаг 2. Регулярно обновляйте данные.

Когда приходят новые платья, записывайте в журнал дату поступления, название, артикул, размер, количество и стоимость. Также отмечайте в журнале дату продажи, размер и количество проданных платьев.

Шаг 3. Анализируйте данные.

Отслеживайте, какие платья продаются чаще всего, чтобы понять, какие модели популярны. Подводите итоги месяца. Узнайте, сколько платьев продано, какие модели пользуются спросом и сколько осталось на складе. Сравните доходы от продаж с затратами на покупку платьев. Это поможет оценить финансовое состояние магазина.

Автоматизированный учет

Такой учет ведут с помощью программного обеспечения. Система помогает снизить количество ошибок и сэкономить время, которое можно использовать для более важных управленческих задач.

Часто товароучет автоматизируют магазины с большим ассортиментом товаров, но это не только супермаркеты и гипермаркеты. Также автоматизация актуальна для интернет-магазинов, где большинство процессов происходит онлайн.

Автоматизировать учет в магазине нужно, чтобы централизованно управлять запасами, перемещать товары между точками, вести ценообразование и статистику по всем точкам продаж.

Как вести автоматизированный учет с помощью Контур.Маркета:

Шаг 1.
Купите тариф для розницы или подключите сервис бесплатно на 14 дней. После этого вы получите письмо, где будет описано, как начать работу в учетной системе.

Коротко опишем, что нужно сделать в первую очередь:

• Добавьте товары в каталог. Это нужно не только для учета, но и для продажи на кассе, печати ценников и штрихкодов.
• Создайте и распечатайте ценники в нужном формате, чтобы покупатели видели стоимость и информацию о товаре.
• Установите Контур.Маркет Кассу на свой компьютер.
• Передайте каталог товаров на кассу.
• Сделайте пробную продажу, не подключая ККТ.

Шаг 2.
Регулярно обновляйте данные. Принимайте накладные на каждую партию товара и заносите данные в систему. Самый быстрый способ — через электронный документооборот (ЭДО).

Также обновляйте отпускные цены в зависимости от того, по какой стоимости закупили товар у поставщика. При необходимости редактируйте карточки товаров добавляйте модификации, штрихкоды и другую информацию.

• Обратите внимание! Информация об остатках автоматически обновляется на основе приходных накладных и данных о продаже на кассе.

Шаг 3.
Отслеживайте ключевые показатели: продажи, выручку, рентабельность, спрос и другие данные через отчеты. Они формируются автоматически. Можно смотреть любой период и сравнивать с таким же.

Все отчеты собраны на одной странице, чтобы увидеть детальные данные, пользователь кликает на нужный отчет