Электронная подпись: как выпустить, на кого оформить и для чего использовать

Электронная подпись необходима для того, чтобы зарегистрировать компанию в Честном ЗНАКе, обмениваться электронными документами с контрагентами и выполнять операции, связанные с кодами: заказ, ввод и вывод из оборота, агрегация и т.д. Раньше было достаточно выпустить КЭПы на руководителя и сотрудников, воспользовавшись услугами удостоверяющего центра. С 1 января 2022 года правила изменились. О том, что делать теперь, рассказывают эксперты сервиса.

Дмитрий Панули Автор Контур.Маркировки

Удостоверяющий центр выпускает «сертификат электронной подписи», но в статье мы говорим «электронная подпись» или «КЭП». Упростили сознательно, чтобы новички не запутались в терминах.

Как было раньше

Для работы с системой маркировки всем участникам оборота нужна квалифицированная электронная подпись. На первом этапе для регистрации в Честном ЗНАКе, дальше — для заказа кодов, отправки отчетов о нанесении, ввода товаров в оборот, передачи электронных документов с помощью ЭДО и других операциях. Для регистрации в системе маркировки требовалась электронная подпись, выпущенная на ИП, собственника или директора организации. Для всего остального — КЭП для сотрудника, ответственного за маркировку.

До 1 января 2022 года квалифицированные электронные подписи выпускали доверенные организация — аккредитованные удостоверяющие центры. Они имели право выпускать КЭП как юридическим, так физическим лицам. 

Что изменилось

Согласно поправкам в 63-ФЗ «Об электронной подписи» — ст.17.2 и ст.17.3 476-ФЗ, с 1 января 2022 года выпускать электронную подпись для ИП, собственников и директоров компаний может только ФНС и ее небольшой круг доверенных лиц. Для должностных лиц бюджетных учреждений — подпись Федерального Казначейства. 

При этом электронные подписи на руководителя выпускаются не экспортируемыми. Это значит, что директор не сможет установить его на несколько компьютеров одновременно, для работы на разных рабочих местах нужно иметь при себе токен. 

У сотрудников и уполномоченных лиц организации появилась возможность использовать личную подпись физлица, прикладывая электронную машиночитаемую доверенность. Получить такую подпись все еще можно у аккредитованного УЦ. Это означает, что теперь необязательно использовать КЭП руководителя для того, чтобы работать с системой маркировки. Она понадобится только для регистрации в Честном ЗНАКе. 

Пример

Директор молочного комбината выпускает электронную подпись в ФНС, а специалист по маркировке оформляет КЭП физлица → Директор оформляет машиночитаемую доверенность и добавляет специалиста в личный кабинет Честного ЗНАКа → специалист маркировки заказывает коды, используя собственную электронную подпись. КЭП руководителя больше не нужна.

Если у вас несколько сотрудников, которые работают с маркировкой, на каждого нужно выпустить отдельный КЭП. До машиночитаемых доверенностей работодатели выпускали электронную подпись сотрудника, в которой содержались реквизиты и организации, и физлица. 

Оксана Леонова
Эксперт сервиса Контур.Маркировка

«Предполагалось, что выпускать и использовать электронную подпись сотрудника с 1 января 2023 года будет нельзя. Но срок продлили до 1 сентября 2023 года, согласно Федеральному закону от 19.12.2022 № 536. Рекомендуем создать электронную доверенность на личный КЭП сотрудника уже сейчас. Сможете учесть нюансы работы по новым правилам, обучиться заранее и быть готовыми, когда использование МЧД станет обязательным.»

Что делать теперь

1. Выпустить электронную подпись для руководителя в ФНС, у доверенных лиц или доверенных удостоверяющих центров. Например, через Контур. С помощью КЭ сможете отправлять отчеты, обмениваться электронными документами и зарегистрироваться на портале Честного ЗНАКа.
2. Не выпускайте электронную подпись на сотрудника для работы с маркировкой, т. к. 1 сентября 2023 года они станут недействительными. Лучше сразу приступить к работе по новым правилам.

Попросите сотрудника выпустить электронную подпись для физлица, а после оформите на него машиночитаемую доверенность. Сможете добавить его в личном кабинете Честного ЗНАКа и доверить операции, связанные с маркировкой: от заказа кода до вывода товара из оборота.