Мониторинг СВК: как проводить и зачем нужен для налогового мониторинга

В компании, которая планирует перейти на налоговый мониторинг, должна быть работающая система внутреннего контроля (СВК). Но только внедрить СВК недостаточно. Чтобы система оставалась актуальной и приносила реальную пользу, нужны инструменты для ее регулярного мониторинга. В статье разберем, как выстроить этот процесс, какие методы для этого есть и почему это нужно.

Мария Кутузова Эксперт по налоговому мониторингу

Бесплатная консультация от экспертов Контура по вопросам СВК для налогового мониторинга

Получить консультацию

Что такое мониторинг СВК

Мониторинг средств контроля — это процесс оценки эффективности и актуальности инструментов СВК. В свою очередь инструменты СВК — это совокупность политик, контрольные процедуры, инструкции и информационные системы, цель которых снижать риски, предотвращать ошибки, мошенничество и обеспечивать достоверность отчетности. Мониторинг включает регулярный анализ контрольных процедур, внутренний аудит и внедрение улучшений на основании результатов такого анализа.

Многие воспринимают внутренний контроль как комплекс статичных регламентов и ежегодные или точечные проверки. Однако в условиях высокой скорости бизнес-процессов анализ ошибок «по факту» теряет смысл. СВК — динамичная система, ее нужно поддерживать в актуальном состоянии и непрерывно «донастраивать». Именно благодаря работающим механизмам мониторинга СВК остается эффективной и надежной.

Этапы проведения мониторинга

Этап 1. Разработка порядка проведения мониторинга

Нет смысла мониторить все подряд, это дорого, трудозатратно и неэффективно. Поэтому в первую очередь нужно разработать порядок, в котором прописать: какие виды мониторинга будут проводиться в компании, как часто, с помощью каких методов, по каким правилам будет осуществляться выборка объектов в рамках мониторинга.

Основные виды мониторинга в компании

Контроль за знанием и соблюдением политик компании среди персонала. Например, политики в области качества, информационной безопасности, закупок, охраны окружающей среды и т. д.

Мониторинг полноты и своевременности выполнения контрольных процедур. Такой мониторинг желательно проводить регулярно и день в день, тем более что он не слишком трудоемкий. Это поможет поддерживать дисциплину исполнителей на должном уровне и вовремя выявлять нарушения и ошибки.

Например, сотрудник службы внутреннего контроля ежедневно проверяет выполнение контрольных процедур, плановый срок которых истек накануне. Допустим, он обнаружил, что контроль корректности расчета амортизации основных средств проведен с опозданием. В этой ситуации проверяющий должен выяснить причину у исполнителя.

Задержка могла произойти по уважительной причине. Например, операции ввода в эксплуатацию основных средств отражались дольше запланированного из-за большого объема, и процесс расчета амортизации был запущен позже, соответственно, срок выполнения контрольной процедуры тоже сдвинулся. Это не считается отклонением.

Если же причина неуважительная, например исполнитель находится на больничном, а замещающий его сотрудник не знал о необходимости выполнить контроль, вопрос передается руководителю. Руководитель определяет корректирующие мероприятия — например, проводит беседу о важности исполнительской дисциплины при выполнении контрольных процедур.

Для удобства проведения мониторинга можно воспользоваться блоком СВК в сервисе Контур.Налоговый мониторинг. В Журнале выполнения контрольных процедур отображается дата и время выполнения контроля, а также в нем можно сохранить документальное подтверждение выполнения контроля.

Оценка эффективности и актуальности контрольных процедур. Это более трудозатратный процесс и проводят его раз в 2 или 3 года для каждой контрольной процедуры, если не менялись процессы или законодательство. Если менялись — потребуются внеплановый пересмотр и актуализация контролей.

Для анализа эффективности автоматических контролей обычно используют опросы владельцев процесса, а для остальных — более глубокую оценку в виде тестирования.

С какой периодичностью нужно мониторить в СВК

Частота проверок зависит от уровня риска. Чаще нужно мониторить те участки, где больше ошибок и выше цена таких ошибок. В итоге для одних процессов контрольные мероприятия будут непрерывными, а для других — точечными. Все это фиксируется в графике проведения мероприятий со сроками и ответственными лицами.

Могут быть и внеочередные мероприятия вне графика, если изменились процессы или нормы законов. Например, после введения прогрессивной шкалы НДФЛ компания проверяет все контроли, связанные с расчетом НДФЛ, включая автоматические.

Частота проведения того или иного вида мониторинга будет зависеть в том числе и от ресурсов, которыми располагает компания. Если ресурсы ограничены, важно составлять график мониторинга, учитывая трудоемкость каждого вида мониторинга.

Проконсультируем по всем вопросам перехода на налоговый мониторинг

Заявка на консультацию

Этап 2. Проведение мероприятий мониторинга

Есть несколько методов, но ни один из них не универсален и у каждого есть свои особенности.

Опрос исполнителей контрольной процедуры. Исполнитель рассказывает, как и с какой периодичностью он выполняет процедуры, с какими проблемами сталкивается. Оптимально приучить сотрудников, не дожидаясь опроса сообщать руководителю об ошибках и трудностях.

В процессе опроса исполнитель сознательно или случайно может ввести проверяющего в заблуждение. Поэтому лучше сочетать опрос с другими методами контроля.

Наблюдение за выполнением контрольной процедурой. Исполнитель процедуры на практике показывает, как он ее выполняет. На этом этапе можно выяснить, соответствуют ли реальные действия прописанным в документах алгоритмам или информации, полученной во время опроса.

Инспектирование документально оформленных результатам контроля. Здесь проверяют чек-листы, скрины, выписки и другие документы — правильно ли они оформлены и корректная ли в них информация.

Повторное выполнение контрольных процедур. Повторный контроль проводит проверяющий, чтобы сравнить свои результаты с результатами ответственного за контроль сотрудника. Если контрольная процедура автоматическая, можно сознательно создать в системе ситуацию с ошибкой, чтобы проверить, будет ли она обнаружена в процессе контроля.

Для чего нужна выборка

Как мы говорили выше, проверять все подряд неэффективно. Почти всегда процедуры мониторинга проводятся на выборочной основе. Качество проверки от этого не пострадает, но при этом компания существенно сэкономит свои трудовые ресурсы. Формируя выборку, важно учесть несколько нюансов.

Нужно выбрать операции, где выше риск ошибок и существеннее их последствия. Обычно это ручные, нестандартные и особо крупные операции. Например, при проверке корректности отражения валютных операций невозможно проверить все проводки, но можно выбрать 10 самых крупных по сумме.

При составлении выборки также нужно учитывать инциденты. Чаще нужно проверять контроли, где раньше выявляли ошибки или менялся исполнитель. Если же ошибки возникают постоянно, полезно провести внеплановое тестирование такой контрольной процедуры.

Итоговый отчет

Результатом выполнения этого этапа мониторинга должен быть отчет. Компания сама разрабатывает форму отчета и указывает в нем, что проверяли, какие ошибки нашли и какие рекомендации даны по итогу. Такой отчет регулярно предоставляют руководству компании для разработки и реализации корректирующих мероприятий.

Этап 3. Проведение корректирующих мероприятий

Мониторинг сам по себе бессмыслен, если по его результатам не проводятся корректирующие мероприятия и не вносятся изменения в процессы. В зависимости от проблемы, корректирующие мероприятия могут заключаться в изменении алгоритмов контроля, обучении сотрудников и т. д. Например, если нарушения связаны с проведением и оформлением результатов ежеквартальной сверки с контрагентами, компания может организовать обучение для сотрудников, участвующих в этом процессе.

Итог этого этапа — составление плана корректирующих мероприятий с указанием сроков и ответственных. Факт выполнения таких мероприятий необходимо контролировать.

Таким образом, задача мониторинга СВК гораздо шире, чем просто найти ошибку и виноватого. Мониторинг помогает найти причины таких ошибок и предотвратить их в будущем.