Акт выполненных работ для самозанятых

Заказчик требует акт выполненных работ, а исполнитель не понимает — зачем. В статье рассказываем, почему акт нужен контрагентам. И, главное, как быстро и просто его заключить.

Переходите на ЭДО быстро и без лишних затрат — с Контур.Сайном. Подписывайте акты выполненных работ удаленно. Простую ЭП пользователи получают бесплатно.

Подробнее

Что такое акт и зачем он нужен

Акт — первичный документ, который фиксирует список работ или объем услуг, которые выполнил контрагент.

Существует два вида акта: акт оказанных услуг и акт выполненных работ. Чтобы понять, как правильно назвать документ, нужно посмотреть на содержание договора между заказчиком и исполнителем.

• если у вас договор возмездного оказания услуг → составьте акт об оказанных услугах;
• если у вас договор подряда → составьте акт выполненных работ.

Основное преимущество акта — доказательство выполненных работ или оказанных услуг. При разногласиях между контрагентами, акт может стать подстраховкой для обеих сторон.

По закону, после получения денег самозанятый должен сформировать чек с помощью приложения «Мой налог» и предоставить его заказчику. Но порой одного чека недостаточно. Например, если организация перевела исполнителю лишнюю сумму, она может попросить самозанятого оформить возврат оплаты. Пока новый чек в процессе подготовки, акт будет подтверждать, что работы исполнитель выполнил в срок и в полном объеме.

Иногда бывает, что самозанятый намеренно аннулирует чек без объяснения причин. В таком случае заказчику может грозить штраф. И тогда акт станет не только защитой от штрафа, но и доказательством перед Федеральной налоговой службой (ФНС), что все работы были выполнены в указанный срок и в полном объеме.

Также заказчику акт может понадобиться, чтобы:

Конкретизировать список работ. Например, в договоре указано, что самозанятый проводит фотосъемку спортивных матчей. В акте можно прописать количество отснятых матчей, количество исходных кадров и отретушированных снимков и т.д.

Уточнить отсутствие или наличие претензий. А также указать сроки, в которые исполнитель должен все исправить.

Вести учет расходов. Это поможет снизить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Еще в акте можно отметить срок, в течение которого заказчик переведет средства на счет самозанятого.

Как составить акт с самозанятым

Подготовить акт может любая из сторон, но чаще всего этим занимается исполнитель.

Что нужно указать в акте, прописано в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• название акта, его номер и дата оформления;
• реквизиты договора, к которому относится акт;
• ФИО исполнителя, ФИО или название компании заказчика;
• сведения о выполненных работах или оказанных услугах;
• цена за единицу и общая стоимость;
• подписи обеих сторон и дата подписания.

Если во время приемки работ или услуг заказчик обнаружил недостатки, их тоже надо обозначить в акте. Поэтому стоит предусмотреть в акте место для указания недостатков.

Как подписать акт

Как правило, если акт составляет исполнитель, он первый подписывает его. Поставить подпись в акте можно несколькими способами:

Подписать на бумаге. Акт обычно готовят в двух экземплярах: один для заказчика, другой для исполнителя. Его можно заполнить от руки или напечатать на компьютере. Затем документ нужно распечатать, чтобы обе стороны подписали его. Стороны могут подписать документ лично, например в офисе заказчика. А можно отправить акт исполнителю по почте или с курьером. На подпись документов может уйти не один день.

Обменяться подписанными сканами. Если заказчик и самозанятый находятся в разных городах или странах. Исполнитель может составить акт, собственноручно подписать его и отправить скан на подпись заказчику. Для этого в акте необходимо указать, что документ имеет юридическую силу для обеих сторон и установить адреса электронной почты для отправки сканов. Такой способ не всегда безопасен. Например, документы даже после удаления могут храниться в облачном сервере мессенджера, через который их отправляли. Обычно сервера защищены шифрованием, но может произойти утечка информация, и тогда документы попадут в руки злоумышленников.

Подписать в электронном виде. Система электронного документооборота не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Акт с самозанятым можно подписать электронной подписью.

Начните переход на ЭДО уже сейчас. В сервисе Контур.Сайн бесплатно получите простую ЭП для работы. 

Попробовать

Образцы документов

Заказчики применяют стандартные формы актов выполненных работ или оказанных услуг. Так, для приемки строительно-монтажных работ обычно используют форму КС-2. Кроме того, заказчики могут создавать и утверждать собственные формы первичной документации.

Содержание и вид акта с самозанятым зависят от специфики деятельности и пожеланий заказчика. Если самозанятый готовит акт самостоятельно, он может попросить шаблон документа у заказчика. А если четкой формы нет, воспользуйтесь готовыми образцами:

• акт оказанных услуг;

• акт выполненных работ.

Или приведенными ниже примерами формулировок:

Шапка акта

Акт оказанных услуг
к Договору № 267 возмездного оказания услуг от 23 04.2024 г.

АНО «Контроллер», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Константинов Ивана Петрович, действующего на основании доверенности № 121163 от 03.12.2022, с одной стороны, и Гаврилов Петр Иванович, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», при совместном наименовании «Стороны», подписали настоящий акт о нижеследующем…

Акт выполненных работ будет выглядеть немного иначе:

Акт выполненных работ
к Договору № 267 возмездного оказания услуг от 23 04.2024 г.

АНО «Контроллер», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Константинов Ивана Петрович, действующего на основании доверенности № 121163 от 03.12.2022, с одной стороны, и Гаврилов Петр Иванович, именуемый в дальнейшем «Подрядчик», при совместном наименовании «Стороны», подписали настоящий акт о нижеследующем…

Важно! Дата оформления акта должна совпадать со временем, когда исполнитель фактически выполнил свои обязанности. Это необходимо, чтобы принять к вычету расходы в месяце, когда их совершили.

Основная часть

Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги по Договору:

Итого: 10 000, 00

Всего оказано услуг 12, на сумму 10 00,00 руб. (десять тысяч рублей) рублей 00 копеек.

Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.

Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Если в работе обнаружены недостатки, в акте это нужно оформить так:

Стороны выявили следующие недостатки оказанных услуг:

• Статья для глоссария составлена не в срок, задержка в 2 дня.
• Оригинальность новой статьи была ниже 80%.

Реквизиты

Акт служит доказательством выполненных работ или оказанных услуг. Это не единственный документ, который нужно подписывать контрагентам. Что еще можно подписать в Контур.Сайне рассказываем в статье. А если хотите узнать, на что обратить внимание при заключении договора ГПХ с физлицом, читайте здесь.