Создают встречу за 30 секунд и подключают клиентов по ссылке: как IT‑компания организовала видеосвязь между филиалами и заказчиками

У ГК «КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ» несколько филиалов в Новосибирске, Москве, Санкт-Петербурге и Якутске, и видеосвязь для общения используется ежедневно. Команда проводит внутренние совещания, переговоры с заказчиками и обучение сотрудников — 10-15 встреч в день.

Прежнее решение не справлялось с этими задачами из-за ограничений по подключению внешних участников, масштабированию встреч и требованиям информационной безопасности. До 15% подключений требовали повторной попытки, а вероятность успешного подключения внешнего участника составляла не более 70%. Кроме того, сервис поддерживал встречи максимум на 50 человек. В результате встречи с клиентами и партнерами приходилось переносить на другие платформы.

Контур.Толк объединил внутренние и внешние коммуникации на одной платформе.

Отказались от сервисов, которые не справлялись с задачами бизнеса

Изначально компания использовала классические системы видеоконференцсвязи для переговорных комнат. Они обеспечивали хорошее качество связи, но не позволяли быстро подключать новых участников и приглашать внешних пользователей по ссылке.

Позже компания перешла на другое отечественное решение, однако со временем появились новые ограничения: сложности с подключением клиентов и партнеров, ограничения по количеству участников и несоответствие новым требованиям информационной безопасности.

Компании требовалась единая платформа, которая одинаково хорошо подходит и для внутренних коммуникаций, и для общения с внешними участниками.

Выбрали решение, которое одобрил отдел информационной безопасности

Перед выбором платформы специалисты компании протестировали пять российских и зарубежных решений. Пилот каждого сервиса оценивали в течение двух недель.

Решающими факторами стали:

• простая организация встреч и быстрый запуск конференций;

• возможность подключать внешних участников по ссылке без скачивания приложения;

• соответствие требованиям информационной безопасности;

• высокое качество передачи звука.

Одним из факторов, который заметно выделил Контур.Толк среди других протестированных решений, стала работа со звуком во время групповых обсуждений. Для компании это было принципиально: многие встречи проходят не в формате последовательных выступлений, а как живой разговор.

«Подход к микшированию звука радикально отличается от других решений. Звук более живой и качественный, особенно во время активных обсуждений с большой группой участников».

Тестировали сразу на совете директоров

Для пилотного внедрения компания выбрала наиболее требовательную аудиторию — совет директоров. Так команда решила сразу проверить Контур.Толк в одном из самых чувствительных к проблемам со связью сценарии. Проверили сервис в «боевых условиях», а уже потом масштабировали на всю компанию.

Сотрудники практически сразу начали пользоваться новым инструментом самостоятельно — не было ни одного обращения в техподдержку. При этом в предыдущем решении подобные вопросы возникали регулярно.

Создание встречи занимает от 15 секунд до минуты, а подключение участника — не больше 15 секунд.

До 15 встреч в день — от быстрых планерок до корпоративного обучения 

Большая часть коммуникаций в компании — это быстрые планерки и оперативные обсуждения. Часто необходимость созвона возникает здесь и сейчас, без предварительного планирования. Поэтому одним из главных преимуществ Контур.Толка стала возможность за несколько секунд создать встречу, отправить ссылку коллегам и сразу подключить к разговору заказчика.

Еще один важный сценарий — корпоративное обучение и тренинги. Во время занятий организаторы используют онлайн-доски, опросы, голосования и разделение участников на группы. По словам компании, раньше из-за ограничений предыдущего сервиса приходилось менять сценарий обучения прямо во время мероприятия. С Контур.Толком тренинги проходят так, как их задумал бизнес-тренер.

При этом одним из главных результатов перехода стала стабильность работы сервиса. В компании отмечают, что стоимость лицензии — не главный показатель эффективности. Гораздо важнее, чтобы не срывались совещания между филиалами, встречи руководства и переговоры с заказчиками. После перехода на Контур.Толк подобных проблем больше не возникает.

В планах — перейти на on-premise версию

В компании также рассматривают переход на локальную версию Контур.Толка после появления полного набора необходимых функций. Основная причина — размещение сервиса внутри собственного контура и соответствие внутренним требованиям безопасности.