Pony Express упростили онлайн-коммуникации в распределенной команде в 11 странах

В Pony Express большая команда. Более 2 500 сотрудников работают в разных городах и странах, а все корпоративные коммуникации — от планерок до встреч с клиентами — проходят онлайн.

Раньше в компании использовали два сервиса видеосвязи. Это было неудобно: сотрудники путались, приходилось переключаться между платформами. После того как одно из решений ушло с рынка, стало еще сложнее. Встречи обрывались через 40 минут: приходилось заново собирать людей, обзванивать участников и терять время на переподключении.

В итоге перешли на Контур.Толк — он оказался выгоднее по стоимости и удобнее в работе.

«Плавающие» лицензии сократили расходы на 2500+ сотрудников

Рассматривали несколько российских сервисов. Часть из них не подошла из-за стоимости. Другие — из-за интерфейса. Коллеги отмечали, что пользоваться неудобно, а значит, внедрение будет сложным.

Спойлер: осваивать Толк не пришлось, ИТ-отдел просто отправил коллегам рассылку с инструкцией — и все быстро разобрались.

Переходили на новый сервис постепенно. От первого запуска до полноценной работы прошло 2 месяца. Сначала Толк протестировали на небольшой группе. Проверяли в реальных условиях: как ведет себя сервис на масштабных встречах на 100 человек, есть ли задержки, насколько четкая картинка. По итогам тестирования Толка отметили качество работы: звук не заикается, демонстрация экрана идет в хорошем качестве.

Решающим критерием стало наличие «плавающих» лицензий. Это формат, при котором право создавать встречу не закреплено за конкретными сотрудниками, назначить созвон может любой, если есть свободная учетка. Для компании с большим количеством пользователей это позволяет не переплачивать за фиксированное число лицензий.

Сэкономили до 60 минут на подведении итогов встреч с помощью ИИ

Толк при схожем функционале оказался на порядок дешевле зарубежного решения и начал экономить время сотрудников с первых дней внедрения. Больше не нужно было приплюсовывать к встрече время на переподключение каждые 40 минут.

Сократилось и время на организацию созвонов. Можно не выбирать между разными сервисами или проверять, у кого есть доступ. Достаточно отправить ссылку — и участники подключаются. Толк интегрировали с телефонией, и если кто-то не вышел на связь, ему звонят из сервиса на рабочий или мобильный телефон, не перенося встречу.

Сэкономили и на подведении итогов. Если раньше на это уходило до 60 минут (пересмотреть запись, отметить важное), теперь сотрудники открывают раздел с артефактами и выбирают нужный инструмент. Если нужно быстро просмотреть тезисы — краткий пересказ, вникнуть в детали — полная расшифровка, уточнить ответственных по задаче — ИИ-протокол.

Саенко Роман
Руководитель управления инфраструктуры ИТ PONY EXPRESS

Не нужно перематывать запись и искать, кто и что сказал. В протоколе все уже расписано: договорённости, сроки, детали. Или можно быстро посмотреть выжимку поминутно и при необходимости открыть конкретный фрагмент видео. Это сильно экономит время — не приходится пересматривать встречи и вести конспекты.

После внедрения Толка отпала необходимость тратиться на отдельный сервис для хранения записей. Все материалы остаются в облаке Толка, и чтобы их пересмотреть, не нужно скачивать на устройство.

От ежедневной координации на складе до международных совещаний

Контур.Толк в Pony Express используют для всех рабочих сценариев — от ежедневной операционной координации до международных встреч. Сотрудники складских комплексов созваниваются, когда нужно оперативно обсудить движение отправлений, ускорить обработку заказа или решить вопрос с конкретной поставкой. Если специалист в дороге, он подключается к встрече с телефона через мобильное приложение.

В каждом подразделении регулярно проходят еженедельные планерки и рабочие совещания, где команды синхронизируют задачи, сроки и договоренности.

Отдельный сценарий — коммуникация с внешними участниками (подрядчиками, партнерами и клиентами). Собеседникам отправляют ссылку, и он подключается сразу без установки приложения.

Так как компания работает в 11 странах, сервис помогает выстраивать регулярную связь между командами в разных часовых поясах. Чаще всего с коллегами из Беларуси и Казахстана.